辦公信息化第3章辦公中文檔的高級應用目錄3.1長文檔制作實例3.2郵件合并使用實例3.3文檔審閱與修訂實例3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作操作步驟：在編寫論文的時候，通常是先寫論文的題目、摘要、關鍵字，列出論文的各級標題，然后在各級標題下輸入正文，最后再為論文做目錄。在本實例中，首先錄入論文的題目、摘要、關鍵字和各級標題，方法如前章。3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作排版后的論文效果圖3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作04論文目錄的制作03尾注腳注頁眉頁碼頁腳02為標題添加編號01用樣式修改標題文本和段落的格式操作步驟3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作

在編輯復雜文檔時，由于修改相同類型文本的次數比較多，如果逐個設置會很麻煩，雖然用“格式刷”能提高效率，但“格式刷”中的格式不能保存，所以文檔關閉后，想增加標題仍需要再重新設置。

WPS中提供“樣式”功能，設置一個樣式可以直接套用，以后還可以永久保存，這樣同一級別的文本套用一種樣式的文本，修改時只修改這種樣式就相當于修改每一個

文本格式。操作步驟教師講解。（1）使用樣式修改標題文本和段落的格式3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作樣式的使用除了前面論文中的修改樣式之外，還可以新建樣式和直接套用樣式。（1）直接套用樣式打開“樣式和格式”任務窗格，選定需要套用樣式的文本內容，然后從“樣式和格式”任務窗格中的列表中選擇需要設置的樣式，單擊即可將選取內容設置為預先設置的樣式效果。3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作（2）新建樣式如果直接套用系統的樣式不能滿足要求，可以建立新樣式。操作方法如下：

①在“樣式和格式”任務窗格中，單擊“新建樣式”按鈕，在其中可以自行設置樣式。其中：在“名稱”框里輸入準備創建的樣式名字，“樣式類型”中選擇是段落樣式還是字體樣式，單擊下面的“格式”進行具體樣式內容的設置。例如可以設置“文章正文”樣式格式為：中文楷體、四號字、加粗、首行縮進兩個字符。單擊“確定”按鈕即可完成“文章正文”樣式的設置。

②此時，制作好的樣式會自動出現在樣式列表框中，如圖所示，如果制作的樣式的類型是段落樣式，把光標定位在要套用樣式的段落里，單擊即可使用；如果是字體樣式，選擇要套用樣式的文本，然后單擊即可使用。3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作04論文目錄的制作03尾注腳注頁眉頁碼頁腳02為標題添加編號01用樣式修改標題文本和段落的格式操作步驟3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作為區分標題的級別，要為標題添加多級別的編號,具體操作步驟如下：鼠標右擊“標題1”樣式，在下拉列表中選擇“修改樣式”，彈出“修改樣式”對話框，單擊左下角的“格式”按鈕，在下拉菜單中選擇“編號”命令，彈出“項目符號和編號”對話框，選擇“多級編號”選項卡，可在其中選擇一種樣式，如不符合要求，可選擇“自定義”，在“自定義多級編號列表”對話框中修改各級標題的樣式。為標題添加編號謝謝辦公信息化河南司法警官職業學院信息技術系在線開放課程第3章辦公中文檔的高級應用目錄3.1長文檔制作實例3.2郵件合并使用實例3.3文檔審閱與修訂實例3.1.2腳注和尾注、頁眉和頁腳1）先將光標定位在需要插入腳注的位置，也就是需要解釋的文字處。2）選擇“引用”功能區/“腳注”工具組/“插入腳注”命令。（1）腳注的插入1）先將光標定位在需要插入尾注的位置，也就是需要解釋的文字處。2）選擇“引用”功能區/“腳注”工具組/“插入尾注”命令，光標會直接定位在文檔的結尾處，輸入相應的尾注內容即可。如果想更改尾注編號的格式，可以單擊“引用”功能區/“腳注”工具組右下角的按鈕彈出“腳注和尾注”對話框，選擇適當的格式，單擊“應用”按鈕即可。（2）尾注的插入3.1.2腳注和尾注、頁眉和頁腳1）點擊“插入”選項卡的“頁眉和頁腳命令”，頁眉頁腳變成可編輯的區域，即可進行設置。2）點擊“頁眉頁腳選項”，可以設置首頁不同、奇偶頁不同等。（3）頁眉和頁腳3.1.2腳注和尾注、頁眉和頁腳謝謝辦公信息化河南司法警官職業學院信息技術系在線開放課程第3章辦公中文檔的高級應用目錄3.1長文檔制作實例3.2郵件合并使用實例3.3文檔審閱與修訂實例3.1.1以論文的編輯介紹長文檔的制作04論文目錄的制作03尾注腳注頁眉頁碼頁腳02為標題添加編號01用樣式修改標題文本和段落的格式操作步驟3.1.3論文中目錄的制作有的論文寫得比較長，為了方便查閱，在文章正文前面應該有一個目錄。Word可以自動搜索文檔中的標題。建立一個非常規范的目錄，操作時不僅快速方便，而且目錄可以隨著內容的變化自動更新。目錄的生成是建立在標題的文本樣式上的，必須是標題級別才能夠生成目錄，也就是說，如果標題的樣式是除“標題1、標題2…..標題9”之外的樣式，則生成的目錄里不會出現該標題。3.1.3論文中目錄的制作1.將光標定位在文章內容的最前面，選擇“插入”選項卡-“空白頁’工具組—“豎向”命令，如下圖所示。3.1.3論文中目錄的制作2.選擇引用選項卡“目錄工作組—”目錄“命令”如圖所示。WPS提供自動目錄與自定義目錄選項，用戶可根據實際需要選擇目錄顯示級別等參數。3.1.3論文中目錄的制作3.更新目錄選擇“引用”選項卡“目錄工作組—”“更新目錄”命令，對頁碼或整個目錄進行更新。

3.1.4導航窗格的使用導航窗格是默認顯示在文檔編輯左邊的一個獨立的窗格，融合了低版本中的文檔結構結構圖、文本查找、縮覽圖等功能，能夠分級顯示文檔的標題列表并對整個文檔快速瀏覽，同時還能在文檔中進行高級查找。3.1.4導航窗格的使用選擇‘視圖’選項卡—“導航窗格”命令，打開導航任務窗格。3.1.5公式的制作制作公式的方法有兩種，一種是選擇“插入”功能區/“符號”工具組/“公式”命令，選擇其中的某個公式或選擇“插入新公式”命令進行制作；另一種是利用WPS提供的公式3.0，可實現論文中各類復雜公式的編排。3.1.5公式的制作選擇“插入”功能區/“符號”工具組/“公式”命令，選擇其中的某個公式或選擇“插入新公式”命令進行制作。（1）直接插入公式3.1.5公式的制作選擇“插入”功能區/“符號”工具組/“公式”命令，選擇“公式編輯器”即可。（2）啟動公式編輯器謝謝辦公信息化河南司法警官職業學院信息技術系在線開放課程第3章辦公中文檔的高級應用目錄3.1長文檔制作實例3.2郵件合并使用實例3.3文檔審閱與修訂實例3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函1．什么是郵件合并將文檔中相同的部分保存在一個文檔中，稱為主文檔。把文檔個中那些變化的信息保存在另一個文檔中稱為數據源文件。讓程序依次把主文檔和數據源中的信息逐一合并。這就是郵件合并。3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函2．數據源文件能作為主文檔的數據源有很多種，如使用WPS創建的表格。3．郵件合并的基本過程郵件合并按照“引用-郵件”、“打開數據源”、“插入合并域”、“合并到新文檔”或“合并到打印機”的基本步驟進行郵件合并。根據向導的提示，選擇自己需要的文檔類型、數據源、插入的域和合并文檔或打印機，最后制作完成。3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函1．創建數據源批量制作邀請函的前提是有一個客戶信息表，也就是數據源。本例中使用WPS表格制作一份客戶信息表。注意保存時文件類型選擇“97-2003”文件。實例：通過郵件合并功能制作邀請函3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函2．制作邀請函（1）新建一個Word文檔，輸入邀請函的基本內容并做基本排版。（2）選擇“引用”選項卡—“郵件”功能區/“打開數據源”/“選擇數據源”命令，將之前創建的數據源打開。3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函（3）插入合并域。將光標定位在“尊敬的”后面，選擇“郵件”功能區/“編寫和插入域”工具組/“插入合并域”命令，在下拉列表中選擇“姓名此時“姓名”域被插入到光標處。（4）在姓名后插入稱呼。（5）此時就可以生成具有多個邀請函的文檔了，選擇“郵件”功能區/“完成”工具組/“完成合并”命令，在下拉列表中選擇“編輯單個文檔”，選擇“全部”，確定即生成具有全部記錄的文檔。或者直接單擊“打印文檔”按鈕，將合并結果直接送到打印機進行打印。3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函（5）此時就可以生成具有多個邀請函的文檔了，選擇“郵件合并”選項，點擊“合并到新文檔”或“合并到不同新文檔”確定即生成具有全部記錄的文檔。或者直接單擊“合并到打印機”按鈕，將合并結果直接送到打印機進行打印。謝謝辦公信息化河南司法警官職業學院信息技術系在線開放課程第3章辦公中文檔的高級應用目錄3.1長文檔制作實例3.2郵件合并使用實例3.3文檔審閱與修訂實例3.3文檔審閱與修訂實例1．設置用戶信息一篇文檔可以有多個審閱者，每個審閱者都有自己的標記，所以，在修訂文檔之前，要對用戶信息進行設置或修改。設置方法如下：選擇“文件”功能區/“選項”命令，在打開的對話框里選擇“選項”選項卡，在下拉列表中選擇“更改用戶名”，在隨后的修訂過程中，縮寫會顯示在批注框內，姓名和一些其它信息也會隨著鼠標移動到批注框上而顯示出來。3.3文檔審閱與修訂實例2．審閱與修訂（1）打開“審閱”工具欄：對文檔進行修訂，首先要使文章處于修訂狀態，否則就是普通修改，沒有任何標記。選擇“審閱”功能區/“修訂”工具組/“修訂”命令，使文檔處于修訂狀態，此時狀態欄的“修訂”按鈕處于被按下的狀態。（2）對文章進行修訂和插入批注：當文檔處于修訂狀態時，就可以對文檔直接進行修改，修改的結果就是修訂的內容。插入批注的方法為先選中需要插入批注的文本，然后單擊“審閱”工具欄上的“插入新批注”按鈕插