修改單據管理制度一、總則（一）目的為加強公司單據管理，規范單據的填寫、傳遞、審核、存檔等流程，確保公司財務信息的準確、及時、完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及單據流轉的部門和員工，包括但不限于采購、銷售、庫存、費用報銷等業務環節。（三）基本原則1.真實性原則：單據所記錄的內容必須真實、客觀地反映經濟業務的實際發生情況，不得偽造、篡改。2.準確性原則：單據的填寫應準確無誤，包括金額、數量、日期、摘要等關鍵信息，確保財務數據的準確性。3.完整性原則：所有單據應按照規定的格式和內容填寫完整，不得遺漏重要信息，附件應齊全。4.及時性原則：各業務部門應及時填制、傳遞單據，確保財務核算的及時性，不得拖延。5.規范性原則：單據的填寫、審核、審批等應符合公司規定的流程和標準，遵循相關法律法規和財務制度。二、單據種類及定義（一）采購單據1.采購訂單：由采購部門根據采購需求向供應商發出的訂貨憑證，明確采購的物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨日期等條款。2.采購入庫單：倉庫管理人員在收到采購的物資后，根據實際入庫情況填制的單據，記錄物資的名稱、規格、數量、供應商等信息。3.采購發票：供應商開具的證明采購業務發生的憑證，包括增值稅專用發票、普通發票等，是財務記賬和稅務抵扣的重要依據。（二）銷售單據1.銷售訂單：銷售部門與客戶簽訂的銷售合同或協議，明確銷售的產品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨日期等條款。2.銷售出庫單：倉庫管理人員根據銷售訂單發貨后填制的單據，記錄發出產品的名稱、規格、數量、客戶等信息。3.銷售發票：公司向客戶開具的證明銷售業務發生的憑證，包括增值稅專用發票、普通發票等，是確認銷售收入和納稅申報的重要依據。（三）庫存單據1.庫存盤點表：定期對公司庫存物資進行盤點后編制的表格，記錄庫存物資的實際數量、賬面數量、盤盈盤虧情況等。2.庫存調撥單：用于公司內部不同倉庫之間物資調撥的單據，記錄調撥物資的名稱、規格、數量、調出倉庫、調入倉庫等信息。（四）費用報銷單據1.費用報銷單：員工因公務發生費用后，用于申請報銷的單據，填寫費用發生的日期、事由、金額、附件張數等信息，并由相關負責人審批。2.差旅費報銷單：專門用于報銷差旅費的單據，詳細記錄出差的時間、地點、交通費用、住宿費用、餐飲補貼等信息。3.辦公用品申購單：員工申請購買辦公用品時填寫的單據，注明辦公用品的名稱、規格、數量、用途等。三、單據填寫規范（一）基本要求1.單據應使用黑色或藍色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色筆。2.填寫內容應清晰、工整，不得潦草、涂改。如有錯誤需要更正，應在錯誤處劃一條橫線，在上方填寫正確內容，并加蓋更正人印章。3.所有單據的填寫日期應準確無誤，涉及日期的業務應按照實際發生時間填寫。（二）具體規范1.采購訂單訂單編號應按照公司規定的編碼規則編制，確保唯一。物資或服務的名稱、規格、型號應填寫準確、詳細，與采購合同一致。數量應填寫清楚，包括大寫和小寫，如有小數應精確到小數點后兩位。價格應明確單價和總價，如有特殊價格條款應在備注中注明。交貨日期應填寫具體的年月日，如有分批交貨應分別注明。采購部門負責人和供應商簽字蓋章應齊全。2.采購入庫單入庫單號應與采購訂單號相對應，以便查詢和核對。物資名稱、規格、型號、數量應與采購訂單一致，同時應注明實際入庫數量。供應商名稱應填寫全稱，不得簡寫。入庫日期應填寫實際入庫的年月日。倉庫管理人員簽字確認。3.采購發票發票內容應與采購訂單和入庫單一致，包括物資名稱、規格、數量、金額等。發票號碼應填寫完整、準確，不得有誤。開票日期應與實際業務發生日期相符。發票上應加蓋供應商發票專用章，字跡清晰，印章齊全。對于增值稅專用發票，應注意發票的認證期限，及時進行認證抵扣。4.銷售訂單訂單編號規則同采購訂單。客戶信息應填寫準確，包括客戶名稱、聯系人、聯系電話、地址等。產品或服務信息填寫要求同采購訂單。銷售部門負責人和客戶簽字蓋章應齊全。5.銷售出庫單出庫單號與銷售訂單號對應。產品名稱、規格、型號、數量應與銷售訂單一致，注明實際出庫數量。客戶名稱填寫全稱。出庫日期填寫實際發貨日期。倉庫管理人員和發貨人簽字確認。6.銷售發票發票內容與銷售訂單和出庫單一致。開票信息應準確無誤，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。發票開具應符合稅務規定，按照納稅義務發生時間及時開具。加蓋公司發票專用章。7.庫存盤點表盤點日期應填寫實際盤點的年月日。物資名稱、規格、型號、賬面數量、實際數量應逐一填寫清楚。盤盈盤虧數量及金額應準確計算，并注明原因。盤點人員簽字確認。8.庫存調撥單調撥單號應唯一。調出倉庫和調入倉庫名稱填寫準確。物資名稱、規格、型號、數量填寫要求同其他單據。調撥原因應簡要說明。調出倉庫和調入倉庫負責人簽字確認。9.費用報銷單報銷人應填寫自己的姓名、部門、員工編號等信息。費用發生日期填寫準確。事由應詳細描述費用發生的原因和用途。金額填寫大小寫一致，如有多項費用應分別列出并合計。附件張數應填寫實際粘貼在報銷單后的原始憑證張數。報銷人簽字，部門負責人、財務審核人、審批人按流程依次簽字。10.差旅費報銷單除費用報銷單的基本信息外，還應詳細填寫出差起止日期、出差地點、交通工具、住宿費用、餐飲補貼等明細。交通費用應注明車票、機票等憑證號碼。住宿發票應與出差地點相符，如有超標應說明原因并經審批。11.辦公用品申購單申購部門、申購人信息填寫完整。辦公用品名稱、規格、數量、預計金額填寫清楚。用途簡要說明。部門負責人簽字審批。四、單據傳遞流程（一）采購單據傳遞流程1.采購部門根據采購需求編制采購訂單，經部門負責人審核后，發送給供應商。2.供應商確認訂單后，按照訂單要求發貨。貨物到達公司后，倉庫管理人員根據送貨單驗收貨物，并填制采購入庫單。3.采購入庫單一聯留存倉庫，一聯交采購部門，一聯交財務部門。采購部門將采購發票與采購訂單、入庫單核對無誤后，一并交財務部門進行賬務處理。（二）銷售單據傳遞流程1.銷售部門與客戶簽訂銷售訂單，經部門負責人審核后，下達給相關業務人員。2.業務人員根據銷售訂單安排發貨，倉庫管理人員根據發貨通知填制銷售出庫單。3.銷售出庫單一聯留存倉庫，一聯交銷售部門，一聯交財務部門。銷售部門根據銷售訂單和出庫單開具銷售發票，并將發票及相關單據交財務部門確認收入。（三）庫存單據傳遞流程1.倉庫管理人員定期對庫存物資進行盤點，編制庫存盤點表。盤點表一式兩份，一份留存倉庫，一份交財務部門。2.如發生庫存物資的內部調撥，倉庫管理人員填制庫存調撥單，經調出倉庫和調入倉庫負責人簽字后，一聯留存調出倉庫，一聯留存調入倉庫，一聯交財務部門。（四）費用報銷單據傳遞流程1.員工因公務發生費用后，按照公司規定填寫費用報銷單，并附上相關原始憑證。2.將費用報銷單提交給部門負責人進行初審，部門負責人審核通過后簽字。3.報銷單流轉至財務部門，財務審核人員對報銷內容和憑證進行審核，審核無誤后簽字。4.最后由公司授權審批人進行審批，審批通過后報銷單返回財務部門進行報銷支付。五、單據審核要點（一）采購單據審核要點1.采購訂單的審核訂單內容是否完整，包括物資或服務的詳細信息、價格條款、交貨日期等。訂單審批流程是否合規，相關負責人簽字是否齊全。訂單與采購預算的匹配性，是否超預算采購。2.采購入庫單的審核入庫單信息與采購訂單、送貨單是否一致，包括物資名稱、規格、數量等。實際入庫數量與訂單數量的差異是否合理，如有差異是否有相關說明。入庫單簽字手續是否完備，倉庫管理人員簽字是否清晰。3.采購發票的審核發票真偽驗證，可通過稅務網站等渠道查詢。發票內容與采購業務是否相符，包括物資名稱、數量、金額等。發票的開具日期、發票號碼、稅率等是否正確。發票上的印章是否符合規定，是否加蓋供應商發票專用章。（二）銷售單據審核要點1.銷售訂單的審核訂單內容完整性，客戶信息、產品信息、價格條款等是否準確。訂單審批流程合規性，銷售部門負責人簽字是否有效。訂單與銷售政策的一致性，是否符合公司銷售價格、信用額度等規定。2.銷售出庫單的審核出庫單信息與銷售訂單是否一致，確保發貨產品的準確性。實際出庫數量與訂單數量的核對，防止多發或少發。出庫單簽字手續是否齊全，發貨人、倉庫管理人員簽字是否完整。3.銷售發票的審核發票開具的合規性，是否按照納稅義務發生時間及時開具。發票內容與銷售訂單、出庫單是否一致，開票信息是否準確。發票的稅率、金額計算是否正確，發票聯次是否齊全。（三）庫存單據審核要點1.庫存盤點表的審核盤點數據的準確性，賬面數量與實際數量的差異分析是否合理。盤盈盤虧原因說明是否清晰，是否有相關責任人簽字確認。盤點表格式是否符合公司要求，簽字手續是否完備。2.庫存調撥單的審核調撥單信息的完整性，調出調入倉庫、物資信息、調撥原因等是否填寫清楚。調撥審批流程是否合規，相關負責人簽字是否齊全。調撥數量的合理性，是否符合公司庫存管理規定。（四）費用報銷單據審核要點1.費用報銷單的審核報銷內容是否符合公司費用報銷制度規定，是否屬于可報銷范圍。報銷金額計算是否準確，大小寫是否一致。附件張數與所附原始憑證是否相符，原始憑證是否真實、合法、有效。報銷審批流程是否合規，各級審批人簽字是否齊全。2.差旅費報銷單的審核出差行程的合理性，是否與出差申請一致。交通、住宿、餐飲等費用標準是否符合公司規定，超標部分是否有審批。報銷憑證是否齊全，如車票、機票、住宿發票等是否真實有效。3.辦公用品申購單的審核申購的辦公用品是否確為公司業務所需，是否符合預算。申購數量是否合理，是否存在浪費或不合理申購情況。申購審批流程是否合規，部門負責人簽字是否同意。六、單據存檔管理（一）存檔原則1.單據應按照類別、時間順序進行整理歸檔，確保檔案的完整性和系統性。2.存檔單據應妥善保管，便于查閱和追溯，防止丟失、損壞或泄露。（二）存檔期限1.采購單據、銷售單據、庫存單據等涉及財務核算和業務往來的重要單據，存檔期限為[X]年，自業務發生年度起計算。2.費用報銷單據存檔期限為[X]年，自報銷年度起計算。（三）存檔方式1.紙質單據應分類裝訂成冊，在每冊封面注明單據類別、年度、月份等信息，并編寫頁碼。2.電子單據應按照規定的文件夾結構進行存儲，文件名應規范統一，便于查找。同時，應定期進行備份，防止數據丟失。（四）查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱單據檔案時，應填寫《單據查閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.外單位人員因特殊原因需要查閱公司單據檔案的，須經公司相關領導批準，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制或泄露檔案內容。3.如需借閱單據檔案，借閱人應填寫《單據借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經審批后辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，到期應及時歸還。借閱人應對借閱的單據檔案妥善保管，不得轉借他人或擅自涂改、損壞。七、違規處理（一）對于違反單據管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰：1.對于單據填寫不規范、內容不完整的，責令相關責任人重