分公司公章管理制度一、總則（一）目的為加強分公司公章管理，規范公章使用流程，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.公章使用必須嚴格遵循法律法規和公司相關規定。2.確保公章使用的安全性、嚴肅性和規范性，防止公章被盜用、冒用或濫用。3.實行審批登記制度，明確使用權限和責任。二、公章的種類及保管（一）公章種類1.分公司行政公章：用于分公司對外正式文件、信函、合同、協議等的簽署。2.財務專用章：用于分公司財務結算、票據開具等相關財務業務。3.合同專用章：專門用于分公司各類合同的簽訂。4.法定代表人章：用于特定的財務或其他需要法定代表人簽章的業務。（二）保管職責1.行政公章由分公司綜合管理部指定專人保管。2.財務專用章由分公司財務部負責人指定專人保管。3.合同專用章由分公司法務或相關業務部門負責人指定專人保管。4.法定代表人章由法定代表人或其授權人員保管。（三）保管要求1.公章保管人員應妥善保管公章，放置在安全可靠的地方，如保險柜等，并確保存放環境安全，防止公章被盜、丟失或損壞。2.公章保管人員不得擅自將公章轉借他人使用，如因特殊情況需要轉借，必須經過嚴格的審批流程，并在轉借期間承擔相應的保管責任。3.公章保管人員應定期檢查公章的使用情況，確保公章使用記錄完整、準確。三、公章的使用流程（一）申請1.員工因工作需要使用公章，應填寫《分公司公章使用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明用章事由、用章文件名稱及份數、用章時間等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字，確認用章事項的真實性和必要性。（二）審批1.根據用章事項的性質和重要程度，按照以下審批權限進行審批：一般性文件、信函等用章，由分公司分管領導審批。涉及合同簽訂、重大業務事項等用章，需經分公司總經理審批。涉及財務結算、票據開具等財務專用章使用，由分公司財務負責人審批。2.審批人應認真審核申請表內容，對不符合規定或存在風險的用章申請予以駁回，并說明理由。（三）登記1.公章保管人員在收到經審批通過的申請表后，應進行詳細登記。登記內容包括申請日期、申請人、部門、用章事由、用章文件名稱及份數、審批人、用章時間等信息。2.登記記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。（四）用章1.公章保管人員應嚴格按照審批后的申請表內容進行用章，確保用章內容與申請事項一致。2.用章時應在指定位置加蓋公章，確保公章清晰、端正，不得模糊、遺漏或重疊。3.涉及多頁文件的，應逐頁加蓋公章或加蓋騎縫章。（五）歸還1.用章完畢后，公章保管人員應及時收回公章，并檢查公章是否完好無損。2.在確認公章無誤后，將申請表與用章文件一并存檔保管。四、特殊情況的公章使用規定（一）緊急情況1.如遇緊急情況，無法事先履行審批手續的，用章申請人應電話向相關審批人報告，經同意后可先行用章，但事后必須在[X]個工作日內補辦審批手續，并補填申請表。2.緊急用章后，公章保管人員應做好記錄，詳細說明緊急情況的事由、用章時間、用章文件等信息，并及時向相關領導匯報。（二）異地用章1.因業務需要在異地使用公章的，應提前向分公司綜合管理部提出申請，并說明異地用章的具體原因、時間、地點等信息。2.經分公司總經理審批同意后，由綜合管理部負責安排專人攜帶公章前往異地用章，或采用郵寄等安全可靠的方式將公章送達指定地點，并確保公章在使用過程中的安全。3.異地用章完畢后，應及時將公章歸還，并向綜合管理部報告用章情況。（三）電子公章使用1.隨著公司信息化建設的推進，如確需使用電子公章，應按照公司相關電子印章管理規定執行。2.電子公章的申請、審批、使用、保管等流程應與實體公章管理流程相對應，確保電子公章使用的合法性、安全性和有效性。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構變更、名稱變更、業務調整等原因，導致公章不再使用的，應及時辦理公章停用手續。2.公章保管人員應填寫《分公司公章停用申請表》，經部門負責人審核、分公司總經理審批后，將停用的公章交回綜合管理部。3.綜合管理部負責對停用的公章進行封存，并做好記錄。（二）銷毀1.對于已停用且無需保留的公章，由綜合管理部提出銷毀申請，填寫《分公司公章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、公章名稱及數量等信息。2.經分公司總經理審批同意后，由綜合管理部會同財務部、法務部等相關部門共同進行公章銷毀。3.公章銷毀過程應進行全程監督，并做好記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等信息。4.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。六、監督與檢查（一）內部監督1.分公司綜合管理部負責定期對公章使用情況進行檢查，檢查內容包括申請表填寫是否規范、審批流程是否完整、登記記錄是否準確等。2.財務部負責對財務專用章的使用情況進行監督檢查，確保財務專用章使用符合財務管理制度和相關法律法規要求。3.法務部負責對合同專用章的使用情況進行監督檢查，重點檢查合同簽訂過程中公章使用是否合規、合同條款是否合法有效等。（二）違規處理1.對于違反本制度規定使用公章的行為，一經發現，將視情節輕重給予相應的處罰：情節較輕的，給予批評教育，責令改正，并要求相關責任人作出書面檢討。情節嚴重的，給予警告、罰款等處分；造成公司經濟損失或其他不良影響的，依法追究相關責任人的法律責任。2.因公章保管不善導致公章被盜用、冒用或丟失的，公章保管人員應立即采取措施，如向公安機關報案、通知相關部門和客戶等，并及時報告分公司領導。同時，應積極配合公司進行調查處理，如因保管人員失職造成公司損失的