檔案全流程管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統一原則：公司檔案工作實行集中統一管理，由綜合管理部門歸口負責，各部門設兼職檔案員協助工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項工作的歷史面貌，確保檔案內容完整、準確。3.便于利用原則：檔案管理應遵循方便、快捷、高效的原則，便于公司內部各部門及人員查閱和利用。4.安全保密原則：加強檔案安全防范措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.指導各部門兼職檔案員開展檔案管理工作，定期組織培訓，提高檔案管理水平。4.建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案查詢和利用效率。5.負責檔案的統計工作，定期向上級主管部門報送檔案管理情況。6.負責公司檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環境安全、整潔。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并指定專人作為兼職檔案員具體負責實施。2.兼職檔案員負責本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理、分類、裝訂，并定期移交綜合管理部門存檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案利用服務。4.負責本部門檔案的日常安全保管，確保檔案不丟失、不損壞。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會會議記錄，公司規章制度，工作計劃與總結，重要文件、報告、批示等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續、勞動合同、培訓記錄、績效考核、薪酬福利等相關資料。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務檔案：與公司業務相關的合同、協議、項目文檔、客戶資料、市場調研等。5.技術檔案：公司的技術研發、產品設計、工藝文件、技術標準、專利等相關資料。6.其他檔案：除上述類別以外的其他各類檔案，如黨團工作資料、工會活動資料、企業文化建設資料等。（二）編號規則1.檔案編號采用“年度+檔案類別代碼+順序號”的結構。2.年度：采用公元紀年，取四位數字表示，如“2023”。3.檔案類別代碼：按照檔案分類設置，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表人事檔案，“C”代表財務檔案，“D”代表業務檔案，“E”代表技術檔案，“F”代表其他檔案。4.順序號：按照檔案形成時間先后順序依次編寫，從“001”開始，位數不足三位的，前面補零。例如：2023年形成的第一份行政檔案編號為“2023A001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.公司員工在工作過程中形成的與工作相關的各類文檔，如工作報告、業務合同、項目文檔等，均應及時交本部門兼職檔案員收集整理。3.公司外部接收的文件材料，如政府部門文件、合作單位往來信函等，涉及公司重要業務或具有保存價值的，應統一收集歸檔。（二）收集要求1.各部門應建立檔案收集制度，明確文件材料的收集范圍、時間要求和責任人，確保檔案收集工作的及時、全面。2.兼職檔案員應定期對本部門形成的文件材料進行清理核對，及時收集齊全，不得遺漏重要文件。3.對于公司重要會議、重大活動等形成的文件材料，應在活動結束后及時收集，確保文件的完整性。4.電子文件應按照規定的格式和存儲要求進行收集，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修復，字跡模糊或易退變的文件應予復制。3.整理歸檔的文件材料應層次分明、分類準確，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案對收集到的文件材料進行分類。2.裝訂：對紙質文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損文件應進行修補，幅面過大的文件應折疊。3.編目：編制歸檔文件目錄，包括文號、責任者、題名、日期、頁數、備注等項目，并按照分類順序進行排列。4.裝盒：將編目好的歸檔文件裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊等信息。五、檔案的保管（一）庫房建設1.公司應設置專門的檔案庫房，庫房應符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。2.庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度控制設備、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案存放環境適宜。3.庫房應劃分不同的功能區域，如檔案存放區、整理區、查閱區等，便于檔案的管理和利用。（二）檔案上架1.檔案應按照編號順序上架存放，一個全宗的檔案應集中排列，不得分散存放。2.上架檔案應排列整齊，便于查找和存取，并在檔案盒上標注清晰的編號和存放位置。3.檔案密集架應定期進行檢查和維護，確保架體正常運行，檔案存放安全。（三）庫房管理1.檔案庫房應指定專人負責管理，管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自離崗。2.庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。3.嚴格控制庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間，定期記錄溫濕度數據。4.做好庫房的安全防范工作，加強門禁管理，安裝監控設備，確保庫房安全。節假日期間，應安排專人值班，加強巡查。（四）電子檔案保管1.電子檔案應進行備份存儲，備份介質可采用磁帶、光盤、硬盤等，備份數據應異地存放。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數據的完整性和可讀性。3.建立電子檔案的訪問權限管理制度，嚴格控制電子檔案的訪問范圍，防止數據泄露。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.凡因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經相關領導批準后，方可查閱。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等信息，并簽字確認。2.審批：申請表應提交至檔案管理部門負責人審核，涉及重要檔案或機密信息的，需報公司主管領導審批。3.查閱：經批準后，查閱人在檔案管理人員的陪同下到庫房查閱檔案，查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。4.登記：檔案管理人員應對查閱情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內容、歸還時間等信息。5.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性。（三）借閱流程1.申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱檔案的理由、期限等，經部門負責人簽字同意后提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對借閱申請進行審核，重要檔案或機密檔案的借閱需報公司主管領導批準。3.借閱：批準后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續，領取檔案，并在借閱登記表上簽字。4.保管：借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、污損、銷毀檔案。5.歸還：借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如需續借，應提前辦理續借手續。如檔案發生丟失、損壞等情況，借閱人應承擔相應責任。（四）復制與摘錄1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經批準后，由檔案管理人員負責復制。2.復制的檔案應加蓋“復制章”，注明復制日期、份數等信息。3.如需摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，摘錄內容應保持原意，不得斷章取義。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發展地看問題的原則，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定工作應組織相關部門人員共同參與，確保鑒定結果的客觀性和準確性。（二）鑒定標準1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其是否具有保存價值。2.具有重要歷史意義、現實利用價值和憑證作用的檔案應予以永久保存；在一定時期內具有查考利用價值的檔案可定期保存；已失去保存價值的檔案可予以銷毀。（三）鑒定流程1.組織鑒定：綜合管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關部門負責人及業務骨干等。2.逐卷審查：鑒定小組對庫存檔案進行逐卷審查，依據鑒定標準，提出鑒定意見。3.編制目錄：對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.審批：《檔案銷毀清冊》報公司主管領導審批。（四）銷毀程序1.經批準后，由檔案管理部門負責組織檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程符合規定要求。3.檔案銷毀后，監銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司主管領導。4.《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.確保電子檔案與紙質檔案的一致性、完整性和安全性，實現兩者之間的有效關聯和互補。（二）檔案數字化1.對庫存檔案進行全面數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.數字化掃描應按照相關標準和規范進行，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。3.對掃描后的電子文件進行分類、命名、標注索引信息，建立與紙質檔案編號相對應的電子檔案標識。（三）系統功能模塊1.檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息、文件內容等，支持批量導入和單個錄入。2.檢索查詢模塊：提供多種檢索方式，如按編號、題名、日期、關鍵詞等進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案信息。3.借閱管理模塊：實現檔案借閱流程的在線管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等功能，并自動記錄借閱情況。4.權限管理模塊：設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息的安全保密。5.統計分析模塊：對檔案的數量、類別、利