檔案及印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案及印章管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，規(guī)范印章的使用流程，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司，公司全體員工均應遵守本制度的規(guī)定。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。印章的使用審批權(quán)集中于公司高層，確保印章使用的嚴肅性和規(guī)范性。2.真實準確原則檔案資料應如實反映公司各項業(yè)務活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性、準確性和完整性。印章的使用必須基于真實、合法、有效的文件或事項，不得擅自更改或偽造。3.安全保密原則加強檔案及印章的安全保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露和印章的盜用、冒用等情況發(fā)生。對涉及公司機密的檔案和印章使用，嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行。4.便捷高效原則在確保檔案及印章管理安全規(guī)范的前提下，優(yōu)化管理流程，提高工作效率，為公司各項業(yè)務活動提供及時、有效的服務。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案包括公司各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照資質(zhì)等。2.人事檔案涵蓋員工個人基本信息、入職離職資料、薪酬福利記錄、培訓考核檔案、勞動合同等。3.財務檔案包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案根據(jù)公司業(yè)務類型不同，分為銷售業(yè)務檔案（如客戶資料、銷售合同、訂單等）、采購業(yè)務檔案（供應商資料、采購合同等）、項目檔案（項目策劃書、項目進度報告、項目驗收文件等）等。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.業(yè)務活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議等，承辦部門應在業(yè)務結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理齊全，并移交檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應督促其將個人工作中形成的檔案資料清理并移交，檔案管理部門審核無誤后方可辦理離職手續(xù)。（三）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案資料后，按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，編制檔案目錄索引，以便于查找和利用。3.將紙質(zhì)檔案資料裝訂成冊，電子檔案資料進行備份存儲，并建立相應的電子目錄。（四）檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光等設施設備，確保檔案的安全保管。2.對檔案進行分區(qū)存放，按照檔案類別、時間順序等進行排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量與目錄相符，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.電子檔案應采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)校驗，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審核，檔案管理部門負責人批準后方可查閱。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。如需復印或摘錄，應經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。3.涉及公司機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定進行登記。（六）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領(lǐng)導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。（七）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門定期進行清理鑒定，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認。三、印章管理（一）印章種類1.公司公章用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署。2.法定代表人章用于公司法定代表人在特定文件或事項上的簽署。3.財務專用章用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務。4.合同專用章專門用于公司各類合同的簽署。5.部門章各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。（二）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等由公司辦公室統(tǒng)一負責刻制，并到公安機關(guān)備案。2.部門章由各部門提出申請，經(jīng)公司辦公室審核，公司分管領(lǐng)導批準后，由辦公室統(tǒng)一安排刻制。3.印章刻制完成后，應及時交公司辦公室登記保管，并建立印章使用檔案。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，部門章由各部門負責人指定專人保管。2.印章保管人員應嚴格遵守印章保管制度，確保印章安全，不得擅自將印章交與他人保管。3.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置必要的防盜、防火、防潮等措施。（四）印章使用1.使用公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等重要印章，必須填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的文件名稱、編號、內(nèi)容、用途、使用時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責人、分管領(lǐng)導審核，公司法定代表人批準后方可使用。2.使用部門章，由部門負責人審批。涉及重要事項的，還需經(jīng)分管領(lǐng)導審核。3.印章使用申請人應在《印章使用申請表》上簽字確認，并將印章使用情況記錄在《印章使用登記簿》上。4.印章使用應在公司內(nèi)部進行，不得攜帶印章外出使用。如因特殊情況確需攜帶外出的，須經(jīng)公司法定代表人批準，并由印章保管人員親自攜帶，確保印章安全。（五）印章停用與廢止1.因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務范圍變化等原因，需要停用部分印章的，由公司辦公室發(fā)布印章停用通知，并及時收回停用印章。2.廢止的印章應及時送交公司辦公室封存保管，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，統(tǒng)一進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認。四、監(jiān)督與檢查（一）公司定期組織對檔案及印章管理制度的執(zhí)行情況進行檢查，確保制度的有效落實。（二）檔案管理部門應加強對各部門檔案收集、整理、保管等工作的指導和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）印章管理部門應定期檢查印章保管、使用情況