活動儲備室管理制度總則目的為了加強公司活動儲備室的管理，確保各類活動物資的妥善保管、合理使用與高效調配，保障公司各項活動的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有與活動儲備室相關的部門、人員以及在活動儲備室進行物資存放、取用等操作的各類活動。基本原則1.規范管理原則：建立健全活動儲備室的各項管理制度和操作流程，確保管理工作有章可循、規范有序。2.安全第一原則：保障活動儲備室內物資的安全，防止物資損壞、丟失、變質以及發生安全事故。3.高效利用原則：優化物資儲備結構，提高物資使用效率，避免浪費和閑置。4.責任明確原則：明確各部門及人員在活動儲備室管理中的職責，做到責任到人。管理職責活動儲備室管理部門1.行政部門負責活動儲備室的整體規劃、布局調整以及設施設備的維護與管理。制定和完善活動儲備室的管理制度，并監督執行。定期對活動儲備室進行盤點清查，確保賬物相符。協調各部門之間關于活動物資的調配與使用。2.采購部門根據活動需求和庫存情況，及時采購所需物資，確保物資供應的及時性和準確性。負責對采購物資進行質量檢驗和驗收，確保物資符合要求。建立采購物資臺賬，記錄物資采購時間、數量、價格、供應商等信息。3.使用部門負責本部門活動物資的申請、領用、歸還以及使用過程中的保管工作。按照規定的流程和要求，填寫物資申請單、領用登記表等相關表格。對領用的物資進行合理使用，避免浪費和損壞，如發現問題及時向活動儲備室管理部門報告。相關人員職責1.活動儲備室管理員負責活動儲備室的日常管理工作，包括物資的出入庫登記、存放整理、賬目記錄等。嚴格執行物資管理制度，確保物資的安全和完整。定期對活動儲備室進行巡查，及時發現并處理物資管理中存在的問題。協助各部門做好活動物資的調配工作，提供必要的支持和服務。2.活動負責人根據活動計劃和需求，提前向活動儲備室管理部門提交物資申請。負責組織本部門人員正確使用和歸還活動物資，對物資的使用情況進行監督和管理。在活動結束后，及時清理和歸還所使用的物資，并配合活動儲備室管理員進行盤點工作。物資采購與入庫管理物資采購計劃1.各部門應根據年度活動計劃和實際工作需要，提前制定活動物資采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、預計采購時間等信息。2.采購計劃需經部門負責人審核后報活動儲備室管理部門匯總。活動儲備室管理部門結合庫存情況進行綜合平衡，對采購計劃進行調整和優化，報公司領導審批。采購申請與審批1.經審批后的采購計劃，由采購部門負責實施采購。采購人員應按照采購計劃選擇合格的供應商進行采購，確保物資的質量、價格和交貨期滿足要求。2.采購物資時，采購人員應填寫采購申請單，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、預算金額、用途等信息，并提交相關部門負責人審核。3.采購申請單經部門負責人審核同意后，報公司領導審批。審批通過后，采購人員方可與供應商簽訂采購合同或協議。物資驗收與入庫1.采購物資到貨后，采購部門應及時通知活動儲備室管理部門和使用部門共同進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量、外觀等是否符合采購合同或協議的要求。2.驗收合格的物資，由活動儲備室管理員填寫入庫單，辦理入庫手續。入庫單應注明物資名稱、規格型號、數量、供應商、入庫時間等信息。入庫單需經采購人員、驗收人員和活動儲備室管理員簽字確認。3.驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。如因特殊情況無法退換貨的，應根據公司相關規定進行處理，并做好記錄。物資存放與保管管理物資分類存放1.活動儲備室應根據物資的類別、用途、性質等進行分類存放，設置明顯的標識牌，便于查找和管理。2.物資應按照類別分區存放，如辦公用品、宣傳物料、活動道具、禮品等。同類物資應集中存放，并按照規格型號、大小等順序排列整齊。3.對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應設置專門的存放區域，并按照相關安全規定進行保管。物資保管要求1.活動儲備室應保持干燥、通風、整潔，溫度、濕度應符合物資存放要求。2.對易受潮、易變質、易損壞的物資，應采取相應的防潮、防蟲、防火、防盜等措施進行保管。如對紙質文件、宣傳海報等應存放在干燥的文件柜中，對食品類物資應按照保質期要求進行存放和管理。3.定期對物資進行檢查和盤點，查看物資的數量、質量、存放狀況等是否正常。如發現物資有損壞、變質、丟失等情況，應及時查明原因，并按照規定進行處理。4.建立物資保管臺賬，詳細記錄物資的入庫時間、存放位置、數量、保管責任人等信息。物資保管臺賬應定期與庫存實物進行核對，確保賬物相符。物資領用與歸還管理物資領用流程1.使用部門因活動需要領用物資時，應填寫物資申請單，注明物資名稱、規格型號、數量、用途、預計歸還時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核同意后，將物資申請單交活動儲備室管理部門。活動儲備室管理員根據庫存情況進行核實，如庫存充足，予以發放，并在物資申請單上簽字確認。3.活動儲備室管理員按照物資申請單的內容，發放物資，并填寫物資領用登記表，注明物資名稱、規格型號、數量、領用時間、領用部門、領用人員等信息。物資領用登記表需經領用人員簽字確認。4.領用人員領取物資后，應及時檢查物資的數量、質量等是否與物資申請單和物資領用登記表一致。如發現問題，應及時與活動儲備室管理員聯系。物資歸還流程1.活動結束后，領用人員應及時將剩余物資歸還活動儲備室。歸還物資時，應填寫物資歸還登記表，注明物資名稱、規格型號、數量、歸還時間、歸還部門、歸還人員等信息。物資歸還登記表需經活動儲備室管理員簽字確認。2.活動儲備室管理員對歸還的物資進行檢查和驗收，如物資數量、質量、規格型號等與物資領用登記表一致，且無損壞、丟失等情況，予以辦理入庫手續，并在物資歸還登記表上簽字確認。3.如發現歸還的物資有損壞、丟失等情況，領用人員應說明原因，并按照公司相關規定進行賠償。賠償金額應根據物資的原價、折舊情況等進行計算。物資盤點與清查管理盤點計劃制定1.活動儲備室管理部門應定期組織物資盤點工作，盤點周期可根據實際情況確定，一般為季度或年度盤點。2.在每次盤點前，活動儲備室管理部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工、盤點方法等內容。盤點計劃需經公司領導批準后實施。盤點實施1.按照盤點計劃，組織相關人員對活動儲備室的物資進行全面盤點。盤點人員應認真核對物資的數量、規格型號、質量等信息，并如實記錄在盤點表上。2.盤點過程中，如發現賬物不符的情況，應及時查明原因，并進行記錄。對于盤盈、盤虧的物資，應詳細記錄物資名稱、規格型號、數量、盤盈或盤虧原因等信息。盤點結果處理1.盤點結束后，活動儲備室管理部門應根據盤點結果編制盤點報告，詳細說明盤點情況、賬物相符情況、盤盈盤虧原因及處理建議等內容。盤點報告需經相關部門負責人審核后報公司領導審批。2.根據公司領導的審批意見，對盤盈、盤虧的物資進行相應的處理。如因管理不善導致物資盤虧的，應追究相關人員的責任；如因特殊原因導致物資盤盈的，應按照公司相關規定進行處理。3.對盤點結果進行調整，確保物資賬目與實際庫存相符。同時，將盤點報告及相關資料存檔保管，以備查閱。物資報廢與處置管理物資報廢條件1.物資因使用年限到期、損壞無法修復、技術淘汰等原因，已失去使用價值的，可申請報廢。2.物資雖未達到報廢年限，但因質量問題、設計變更等原因，導致無法正常使用且無修復價值的，也可申請報廢。報廢申請與審批1.使用部門如需報廢物資，應填寫物資報廢申請單，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核同意后，將物資報廢申請單交活動儲備室管理部門。活動儲備室管理部門組織相關人員對申請報廢的物資進行鑒定，確認是否符合報廢條件。3.經鑒定符合報廢條件的物資，活動儲備室管理部門填寫物資報廢審批表，報公司領導審批。審批通過后，方可進行報廢處置。報廢處置方式1.對于可回收利用的報廢物資，如金屬制品、塑料制品、紙張等，應按照公司相關規定進行回收處理，由采購部門統一安排出售給有資質的回收公司。2.對于不可回收利用的報廢物資，如電子產品、危險化學品等，應按照國家相關法律法規的要求進行妥善處置，如委托有資質的環保公司進行處理等。3.在報廢物資處置過程中，應做好記錄，包括物資名稱、規格型號、數量、處置方式、處置時間、處置單位等信息。處置記錄應存檔保管，以備查閱。信息化管理建立物資管理信息系統1.公司應建立活動儲備室物資管理信息系統，實現物資采購、入庫、存放、領用、歸還、盤點、報廢等全過程的信息化管理。2.物資管理信息系統應具備物資信息錄入、查詢、統計、報表生成等功能，方便活動儲備室管理部門及相關人員進行操作和管理。數據錄入與維護1.活動儲備室管理員應及時將物資的采購、入庫、領用、歸還等信息錄入物資管理信息系統，確保數據的準確性和及時性。2.定期對物資管理信息系統中的數據進行維護和更新，如物資信息的修改、刪除，庫存數量的調整等。同時，對系統中的數據進行備份，防止數據丟失。信息查詢與使用1.各部門及相關人員可根據權限在物資管理信息系統中查詢物資的庫存情況、采購記錄、領用記錄等信息，以便合理安排活動物資的使用和調配。2.活動儲備室管理部門應定期對物資管理信息系統中的數據進行分析和統計，生成各類報表，為公司決策提供數據支持。監督與檢查內部監督1.公司內部審計部門應定期對活動儲備室的管理情況進行審計監督，檢查物資管理制度的執行情況、物資采購與使用的合規性、物資賬目與庫存的相符性等。2.活動儲備室管理部門應加強對自身管理工作的監督檢查，定期對物資管理情況進行自查自糾，及時發現和解決存在的問題。違