海外聯誼會管理制度一、總則（一）目的為了加強本海外聯誼會的規范化管理，充分發揮聯誼會的橋梁紐帶作用，促進會員之間的交流與合作，推動海外聯誼事業的健康發展，特制定本管理制度。（二）宗旨本聯誼會以增進與海外各界人士的友誼與合作，促進經濟文化交流，服務國家發展大局為宗旨。秉持平等、互利、共贏的原則，加強與海外社團、企業、人士的聯系，為會員搭建交流平臺，為國家的對外開放和現代化建設貢獻力量。（三）適用范圍本管理制度適用于海外聯誼會的全體會員、工作人員以及與聯誼會相關的各類活動和事務。二、會員管理（一）會員資格1.凡擁護本聯誼會章程，愿意履行會員義務，在海外具有一定影響力或與海外有密切聯系的各界人士、社團組織、企業等，均可申請成為本會會員。2.個人會員應具有良好的品德和聲譽，在所在領域或社區有一定的知名度和影響力；團體會員應是具有一定規模和影響力的海外社團、企業或機構。（二）會員申請與審批1.申請人需填寫《海外聯誼會會員申請表》，詳細填寫個人或單位基本信息、聯系方式、申請理由等內容，并提交相關證明材料。2.申請表由聯誼會秘書處負責受理，秘書處對申請材料進行初步審核，審核通過后提交理事會審議。3.理事會根據會員資格條件對申請進行審議，以無記名投票方式表決是否批準入會。獲得理事會半數以上同意票的申請方為批準入會。4.經批準入會的會員，由聯誼會頒發會員證書，并在聯誼會網站及相關媒體上予以公布。（三）會員權利1.享有本聯誼會的選舉權、被選舉權和表決權。2.參加本聯誼會組織的各類活動，包括會議、培訓、考察、交流等。3.獲得本聯誼會提供的信息資料、咨詢服務以及其他相關支持。4.對本聯誼會的工作提出批評、建議和監督。5.優先享受本聯誼會為會員提供的各項優惠政策和便利條件。（四）會員義務1.遵守本聯誼會章程，執行本聯誼會的決議。2.關心和支持本聯誼會的工作，積極參加本聯誼會組織的各項活動，完成本聯誼會交辦的工作任務。3.維護本聯誼會的合法權益和聲譽，積極宣傳本聯誼會的宗旨和工作。4.按照規定繳納會費。會費標準由理事會根據實際情況制定，并經會員大會審議通過。5.向本聯誼會反映有關情況，提供相關信息和資料。（五）會員退會與除名1.會員退會應書面通知本聯誼會，并交回會員證書。2.會員如有下列情形之一的，經理事會表決通過，予以除名：違反國家法律法規，受到刑事處罰的。嚴重違反本聯誼會章程，損害本聯誼會利益的。連續兩年不繳納會費或不參加本聯誼會活動的。其他不宜繼續作為會員的情形。3.會員被除名后，聯誼會收回其會員證書，并在相關媒體上予以公告。三、組織架構（一）會員大會1.會員大會是本聯誼會的最高權力機構，由全體會員組成。2.會員大會的職權：制定和修改本聯誼會章程。選舉和罷免理事會成員。審議理事會工作報告和財務報告。決定本聯誼會的工作方針和任務。決定本聯誼會的終止事宜。決定其他重大事項。3.會員大會每年至少召開一次。遇有特殊情況，經理事會或三分之一以上會員提議，可以臨時召開會員大會。4.會員大會須有三分之二以上的會員出席方能召開，其決議須經到會會員半數以上表決通過方能生效。（二）理事會1.理事會是會員大會的執行機構，在會員大會閉會期間領導本聯誼會開展工作，對會員大會負責。2.理事會由會員大會選舉產生，理事人數根據實際情況確定。理事會成員應具有廣泛的代表性和較強的責任心。3.理事會的職權：執行會員大會的決議。選舉和罷免會長、副會長、秘書長。籌備召開會員大會。向會員大會報告工作和財務狀況。決定會員的吸收和除名。決定設立辦事機構、分支機構、代表機構和實體機構。決定副秘書長、各機構主要負責人的聘任。領導本聯誼會各機構開展工作。制定內部管理制度。決定其他重大事項。4.理事會每年至少召開兩次會議。情況特殊的，也可采用通訊形式召開。5.理事會須有三分之二以上理事出席方能召開，其決議須經到會理事三分之二以上表決通過方能生效。（三）會長辦公會1.會長辦公會由會長、副會長、秘書長組成，是理事會的日常決策機構。2.會長辦公會的職權：貫徹執行理事會的決議。研究決定聯誼會的重要工作部署和重大活動安排。審議聯誼會的年度工作計劃、工作總結和財務預算。討論決定其他重要事項。3.會長辦公會根據工作需要不定期召開。（四）會長1.會長為本聯誼會的法定代表人，全面負責聯誼會的工作。2.會長的職權：召集和主持會員大會、理事會和會長辦公會。檢查會員大會、理事會和會長辦公會決議的落實情況。代表本聯誼會簽署有關重要文件。提名副會長、秘書長人選，交理事會審議決定。決定聯誼會其他重要人事任免事項。領導聯誼會的日常工作，協調各方關系，推動聯誼會各項工作順利開展。（五）副會長1.副會長協助會長開展工作，受會長委托負責分管部分工作。2.副會長的職權：參與聯誼會重大事項的決策和討論。按照會長的分工，負責組織實施相關工作任務。協助會長處理分管領域的具體事務，加強與相關方面的溝通協調。完成會長交辦的其他工作。（六）秘書長1.秘書長負責聯誼會的日常工作，主持秘書處工作。2.秘書長的職權：組織實施年度工作計劃，制定具體工作方案并組織落實。協調各辦事機構、分支機構、代表機構和實體機構開展工作。負責會員聯絡、活動組織、文件起草、財務管理等工作。提名副秘書長以及各辦事機構、分支機構、代表機構和實體機構主要負責人人選，交會長辦公會審議決定。決定辦事機構、代表機構、實體機構專職工作人員的聘用。處理其他日常事務。（七）秘書處1.秘書處是聯誼會的日常辦事機構，在秘書長領導下開展工作。2.秘書處的職責：負責會員管理、組織聯絡、活動策劃與實施等工作。起草聯誼會的文件、報告、工作計劃、工作總結等各類文稿。負責聯誼會的財務管理、資產管理和后勤保障工作。收集、整理、編輯和發布聯誼會的信息資料，維護聯誼會網站和新媒體平臺。協調與政府有關部門、其他社團組織以及社會各界的關系，拓展對外交流合作渠道。完成理事會和會長辦公會交辦的其他工作任務。四、會議制度（一）會員大會會議制度1.會員大會應提前通知會員會議的時間、地點、議程等事項。2.會議由會長或會長委托的副會長主持，按照預定議程進行。3.會員大會應做好會議記錄，記錄內容包括會議時間、地點、主持人、出席人員、會議議程、發言要點、決議事項等。會議記錄由秘書處負責整理歸檔。4.會員大會形成的決議應及時傳達給全體會員，并在聯誼會網站及相關媒體上予以公布。（二）理事會會議制度1.理事會會議應提前通知理事會議的時間、地點、議題等事項。2.會議由會長或會長委托的副會長主持，理事應按時出席會議。如有特殊情況不能出席，應提前請假并委托其他理事代為出席。3.理事會會議應做好會議記錄，記錄內容包括會議時間、地點、主持人、出席人員、缺席人員、會議議題、發言要點、決議事項等。會議記錄由秘書處負責整理歸檔。4.理事會形成的決議應及時傳達給相關部門和人員，并在聯誼會內部進行通報。（三）會長辦公會會議制度1.會長辦公會會議應提前通知參會人員會議的時間、地點、議題等事項。2.會議由會長主持，會長、副會長、秘書長應按時出席會議。如有特殊情況不能出席，應提前請假。3.會長辦公會會議應做好會議記錄，記錄內容包括會議時間、地點、主持人、出席人員、缺席人員、會議議題、發言要點、決議事項等。會議記錄由秘書處負責整理歸檔。4.會長辦公會形成的決議應及時組織實施，并由相關人員負責跟蹤落實情況。五、活動管理（一）活動策劃1.聯誼會根據工作需要和會員需求，制定年度活動計劃。活動計劃應包括活動主題、時間、地點、內容、參與人員、預算等內容。2.每次活動前應成立活動籌備小組，負責活動的具體策劃和組織實施。籌備小組應明確分工，責任到人。3.活動策劃應充分考慮活動的目的、意義、參與人員特點等因素，確保活動內容豐富、形式多樣、富有吸引力。（二）活動組織與實施1.活動籌備小組應按照活動策劃方案，認真做好各項準備工作，包括場地布置、物資采購、人員邀請、宣傳推廣等。2.活動組織過程中，應加強現場管理，確保活動安全、有序進行。工作人員應熱情服務，認真履行職責，為參與人員提供良好的活動體驗。3.活動結束后，應及時對活動進行總結評估，收集參與人員的反饋意見，總結經驗教訓，為今后的活動改進提供參考。（三）活動宣傳1.聯誼會應充分利用網站、微信公眾號、微博、抖音等新媒體平臺，以及報紙、雜志、電視臺等傳統媒體，對活動進行廣泛宣傳。2.宣傳內容應包括活動主題、時間、地點、內容、參與人員、活動亮點等信息，吸引更多人員關注和參與。3.活動宣傳應注重時效性和針對性，提前發布活動預告，及時報道活動進展情況，活動結束后進行總結報道，擴大活動影響力。六、財務管理（一）財務管理制度1.聯誼會應建立健全財務管理制度，規范財務行為，確保財務管理工作合法、合規、有序進行。2.財務管理制度應包括財務預算、財務核算、財務審批、財務報告、資產管理等方面的內容。（二）財務預算1.聯誼會應根據年度工作計劃和活動安排，編制年度財務預算。財務預算應包括收入預算和支出預算兩部分。2.收入預算應根據會費收入、捐贈收入、政府資助、項目收入等來源進行合理預測；支出預算應根據人員費用、辦公費用、活動費用、宣傳費用等支出項目進行詳細核算。3.財務預算經理事會審議通過后，應嚴格按照預算執行。如遇特殊情況需要調整預算，應按規定程序報理事會審批。（三）財務核算1.聯誼會應按照國家有關財務會計制度的規定，設置會計賬簿，進行財務核算。2.財務核算應做到賬目清晰、數據準確、手續完備，定期編制財務報表，如實反映聯誼會的財務狀況和經營成果。3.財務報表應包括資產負債表、利潤表、現金流量表等，以及相關附表和附注。財務報表應經會計師事務所審計后，報理事會審議。（四）財務審批1.聯誼會應建立嚴格的財務審批制度，明確審批流程和審批權限。2.各項費用支出應填寫費用報銷單，經相關負責人審核簽字后，報秘書長審批。重大支出項目應報會長審批。3.費用報銷應提供合法有效的票據，票據內容應與報銷事項相符。不符合規定的票據，財務部門有權拒絕報銷。（五）財務報告1.聯誼會應定期向理事會提交財務報告，匯報財務收支情況、預算執行情況、資產狀況等。2.財務報告應包括財務報表、財務分析、財務審計報告等內容，為理事會決策提供依據。3.理事會應認真審議財務報告，對財務管理工作提出意見和建議，督促財務部門加強財務管理，提高資金使用效益。（六）資產管理1.聯誼會應加強資產管理，確保資產安全、完整、有效使用。2.資產包括流動資產、固定資產、無形資產等。聯誼會應建立資產臺賬，對資產進行登記、核算和管理。3.固定資產購置應按照規定程序進行審批，購置后應及時入賬，并做好資產的日常維護和保養工作。資產處置應按照相關規定進行審批和辦理手續。4.聯誼會應定期對資產進行清查盤點，確保賬實相符。如發現資產盤盈、盤虧或毀損等情況，應及時查明原因，按規定進行處理。七、信息管理（一）信息收集與整理1.聯誼會應建立信息收集渠道，廣泛收集與海外聯誼相關的政策法規、經濟動態、文化交流、會員活動等方面的信息。2.信息收集應注重時效性、準確性和全面性，收集到的信息應及時進行整理和分類，建立信息數據庫。3.信息整理應按照信息的主題、來源、時間等因素進行分類存儲，方便查詢和使用。（二）信息發布與共享1.聯誼會應通過網站、微信公眾號、會員通訊等渠道，及時發布聯誼會的工作動態、活動信息、政策解讀、會員風采等內容。2.信息發布應確保內容真實、準確、及時，語言簡潔明了，形式多樣，具有吸引力。3.聯誼會應建立信息共享機制，為會員提供信息交流平臺，促進會員之間的信息共享和合作。會員可通過聯誼會網站或會員通訊等渠道，發布和獲取相關信息。（三）信息安全管理1.聯誼會應加強信息安全管理，保護會員信息和聯誼會信息的安全。2.信息安全管理應包括信息系統安全、數據備份與恢復、用戶權限管理、信息保密等方面的內容。3.聯誼會應制定信息安全管理制度，明確信息安全責任，加強對工作人員的信息安全培訓，提高信息安全意識。4.信息系統應采取安全防護措施，防止信息泄露、篡改和丟失。數據應定期進行備份，并存儲在安全的地方。5.用戶權限應根據工作需要進行合理設置，嚴格控制信息訪問權限。涉及會員個人隱私的信息應嚴格保密，未經會員同意，不得擅自泄露。八、檔案管理（一）檔案管理制度1.聯誼會應建立健全檔案管理制度，規范檔案管理工作，確保檔案的完整、安全和有效利用。2.檔案管理制度應包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等方面的內容。（二）檔案收集與整理1.聯誼會應收集在工作中形成的各類文件、資料、記錄、照片、音像等檔案材料。檔案材料應真實、完整、準確。2.檔案材料應按