碧桂園合同管理制度總則目的本制度旨在規范碧桂園各類合同的管理流程，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環節合法合規、有序進行，有效防范合同風險，維護公司的合法權益，保障公司各項業務的順利開展。適用范圍本制度適用于碧桂園集團總部及各下屬公司、項目公司在經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于工程合同、采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商一致，確定合同條款。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。4.風險防范原則：注重對合同風險的識別、評估和控制，采取有效措施防范風險。合同管理職責分工合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規要求提出專業意見。參與重大合同的談判，從法律角度提供支持和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。2.業務部門負責合同的發起、談判、起草等工作，確保合同內容符合業務需求和公司利益。組織合同的履行，及時解決履行過程中出現的問題。配合法務部門進行合同審查，根據審查意見對合同進行修改完善。3.財務部門參與合同涉及財務條款的審核，確保財務風險可控。負責合同款項的收付管理，監督合同執行過程中的財務狀況。提供財務數據支持，協助評估合同的財務影響。各層級人員職責1.公司高層領導審批重大合同，對合同的決策和執行負責。協調合同管理中的重大事項，推動合同順利履行。2.部門負責人負責本部門合同的管理工作，確保合同符合部門業務目標。審核本部門起草的合同，對合同內容的真實性、準確性負責。監督本部門合同的履行情況，及時處理合同履行中的問題。3.合同承辦人具體負責合同的起草、簽訂、履行等工作，嚴格按照合同管理制度執行。及時向相關部門匯報合同履行情況，發現問題及時提出解決方案。合同簽訂管理合同立項1.業務部門根據業務需求發起合同立項申請，詳細說明合同的背景、目的、主要內容、預計金額、履行期限等信息。2.立項申請經部門負責人審核后提交至合同管理部門備案。合同起草1.合同承辦人根據立項申請及業務實際情況起草合同文本。合同文本應使用公司統一的合同模板，如無合適模板，可參照相關法律法規及行業慣例起草。2.合同文本應明確雙方的權利義務、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款，確保條款清晰、準確、完整。合同審核1.合同承辦人完成合同起草后，將合同文本提交至本部門負責人進行初審。初審主要審查合同內容是否符合業務要求、條款是否完整、表述是否準確等。2.初審通過后，合同文本流轉至法務部門進行合法性審查。法務部門重點審查合同條款是否符合法律法規規定，是否存在法律風險，并出具審查意見。3.合同承辦人根據法務部門的審查意見對合同進行修改完善，再次提交部門負責人審核確認。審核通過后，合同文本提交至財務部門進行財務條款審核。4.財務部門主要審核合同中的付款方式、結算周期、財務風險等條款，確保合同財務條款合理、可行。審核通過后，合同文本提交至公司高層領導審批。合同審批1.公司高層領導根據合同的性質、金額等因素進行審批。對于重大合同，需經公司領導班子集體研究決定。2.審批通過的合同，由合同承辦人加蓋公司公章或合同專用章，并按照合同約定的方式送達對方簽字蓋章。合同簽訂1.合同雙方簽字蓋章后，合同承辦人應及時將合同原件交至合同管理部門進行編號、歸檔，并留存復印件供相關部門使用。2.合同管理部門建立合同臺賬，詳細記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等，以便對合同進行跟蹤管理。合同履行管理履行計劃制定1.合同簽訂后，業務部門應根據合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節點等。2.履行計劃應報部門負責人審核后實施，并及時將履行計劃抄送合同管理部門、財務部門等相關部門。履行跟蹤與監督1.業務部門負責合同履行的具體實施，按照履行計劃及時完成各項工作任務，并定期向合同管理部門匯報合同履行情況。2.合同管理部門對合同履行情況進行跟蹤檢查，發現問題及時督促業務部門整改，并向公司領導匯報。3.財務部門根據合同約定和業務部門的付款申請，及時辦理款項收付手續，并對合同款項的使用情況進行監督。變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時發起合同變更申請。2.合同變更申請應說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并按照合同簽訂流程進行審批。3.合同變更經雙方協商一致并簽訂書面協議后，按照合同簽訂管理流程進行編號、歸檔。終止管理1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業務部門應及時通知對方，并辦理相關終止手續。2.合同終止后，業務部門應清理合同履行過程中的各項事務，如款項結算、貨物交付、資料歸檔等，并將相關情況報合同管理部門備案。合同風險管理風險識別與評估1.合同管理部門定期組織對合同進行風險識別與評估，重點關注合同的法律風險、財務風險、市場風險等。2.對于識別出的風險，應進行詳細分析和評估，確定風險等級，并制定相應的風險應對措施。風險應對措施1.法律風險應對：加強合同文本的合法性審查，聘請專業法律顧問提供法律支持，及時處理合同糾紛。2.財務風險應對：嚴格審核合同財務條款，加強財務監控，合理安排資金，防范資金風險。3.市場風險應對：關注市場動態，及時調整合同策略，降低市場波動對合同履行的影響。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同原件、相關附件、審批文件等資料收集齊全，并移交至合同管理部門。2.合同管理部門對收集到的合同檔案進行整理、分類，確保檔案資料完整、規范。檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的保管設備，對合同檔案進行妥善保管。2.合同檔案應按照類別、年份等進行分類存放，便于查找和使用。同時，應建立電子檔案，實現合同檔案的信息化管理。檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應填寫借閱申請表，經公司高層領導批準后，辦理借閱手續，并在規定期限內歸還。借閱人應妥善保管合同檔案，不得擅自復印、涂改、轉借。合同糾紛處理糾紛預防1.加強合同管理，嚴格履行合同審批程序，確保合同條款明確、合法、有效。2.定期組織合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范能力。3.在合同履行過程中，加強溝通協調，及時解決出現的問題，避免糾紛的發生。糾紛處理流程1.合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時向合同管理部門報告，并提供相關證據材料。2.合同管理部門會同法務部門對糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據糾紛處理方案，可通過協商、