行政管理部管理制度一、總則（一）目的為了加強公司行政管理工作，提高行政管理效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政管理部全體員工，以及公司各部門與行政管理部相關的工作事項。（三）基本原則1.依法依規原則：嚴格遵守國家法律法規和公司各項規章制度。2.高效服務原則：以提高工作效率、服務公司各部門為宗旨。3.統一協調原則：對公司行政管理工作進行統一規劃、協調和管理。4.勤儉節約原則：合理利用資源，降低行政成本。二、組織架構與職責（一）行政管理部組織架構行政管理部設部門經理一名，副經理若干名，下設行政事務組、后勤保障組、安全保衛組等。（二）部門職責1.行政管理部經理職責全面負責行政管理部的日常工作，制定部門工作計劃并組織實施。協調與公司其他部門的關系，確保行政管理工作的順利開展。審核部門各項費用支出，控制行政成本。負責部門員工的績效考核與培訓發展。完成公司領導交辦的其他工作任務。2.行政事務組職責負責公司各類文件、通知、報告等的起草、審核、印發與歸檔管理。組織公司各類會議、活動，做好會議記錄與活動安排。管理公司印章，嚴格按照規定使用印章。負責公司辦公用品的采購、發放與管理。處理公司對外聯絡與接待工作。3.后勤保障組職責負責公司辦公區域的環境衛生維護與管理。保障公司水電、空調、電梯等設施設備的正常運行，及時處理設施設備故障。管理公司車輛，做好車輛調度、維修與保養工作。負責公司食堂的管理，確保員工飲食安全與質量。負責公司宿舍的管理，為員工提供良好的住宿條件。4.安全保衛組職責制定并執行公司安全保衛制度，維護公司辦公秩序。負責公司門禁管理，對進出人員和車輛進行登記檢查。開展安全檢查與隱患排查，及時發現并處理安全問題。協助公安機關處理公司各類治安案件。組織公司消防安全工作，定期進行消防演練。三、行政事務管理（一）文件管理1.文件起草各部門如需起草文件，應明確文件主題、目的、內容等要求，由專人負責起草。文件起草應語言規范、邏輯清晰、內容準確，符合公司實際情況。2.文件審核文件起草完成后，應提交部門負責人審核，審核重點包括文件內容的準確性、合規性、可行性等。涉及重要事項或多部門協作的文件，需經行政管理部經理審核后報公司領導審批。3.文件印發審核通過的文件，由行政管理部按照規定格式進行排版、編號、印發。文件印發應嚴格控制份數，確保文件傳達的準確性和及時性。4.文件歸檔文件印發后，應及時將文件原件及相關資料進行歸檔，歸檔文件應分類清晰、編號準確、便于查閱。電子文件應按照公司規定的電子檔案管理辦法進行存儲和備份。（二）會議管理1.會議計劃行政管理部應根據公司工作安排，制定年度、季度、月度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程等。會議計劃應提前通知相關部門和人員，以便做好會議準備工作。2.會議組織行政管理部負責會議的組織工作，包括會議場地布置、會議資料準備、會議設備調試等。會議組織人員應提前到達會議現場，確保會議按時召開。3.會議記錄會議應安排專人負責記錄，記錄內容包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發言內容、決議事項等。會議記錄應準確、完整，會后及時整理形成會議紀要，并經會議主持人審核后印發給參會人員。4.會議決議執行會議決議形成后，相關部門應按照決議要求及時組織實施，并將執行情況反饋給行政管理部。行政管理部負責對會議決議的執行情況進行跟蹤檢查，確保決議事項得到有效落實。（三）印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.印章使用規定印章使用應嚴格履行審批手續，由使用部門填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用時間、使用范圍等，經部門負責人、行政管理部經理審核后報公司領導審批。印章管理人員應按照審批后的《印章使用申請表》進行用印，并做好用印登記，登記內容包括用印時間、用印文件名稱、用印份數、審批人等。嚴禁在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。3.印章保管公司印章應指定專人保管，保管人員應妥善保管印章，確保印章安全。印章保管人員不得擅自將印章交他人使用，如因工作需要臨時交接，應辦理交接手續。（四）辦公用品管理1.辦公用品采購行政管理部應根據公司辦公用品使用情況，定期編制辦公用品采購計劃，經部門經理審核后報公司領導審批。辦公用品采購應選擇質量可靠、價格合理的供應商，簽訂采購合同，確保采購物品的質量和售后服務。2.辦公用品發放行政管理部負責辦公用品的發放工作，按照規定的標準和數量為員工發放辦公用品。員工領取辦公用品時，應在《辦公用品領用登記表》上簽字確認。3.辦公用品使用與節約員工應合理使用辦公用品，杜絕浪費現象。行政管理部應定期對辦公用品使用情況進行檢查和統計分析，根據使用情況調整采購計劃。（五）對外聯絡與接待管理1.對外聯絡行政管理部負責公司與外部單位的聯絡工作，包括電話、郵件、信函等方式的溝通協調。對外聯絡應及時、準確、禮貌，維護公司良好形象。2.接待管理公司接待工作應遵循熱情、周到、節儉的原則，根據接待對象的級別和來訪目的，制定相應的接待方案。接待方案應包括接待人員、接待時間、接待地點、接待流程、接待費用等內容，經行政管理部經理審核后報公司領導審批。接待過程中應做好接待記錄，包括接待對象、接待時間、接待內容等，接待結束后及時整理歸檔。四、后勤保障管理（一）環境衛生管理1.辦公區域衛生各部門負責本部門辦公區域的環境衛生，應保持辦公桌面整潔、文件擺放整齊、地面干凈無雜物。行政管理部定期組織對辦公區域環境衛生進行檢查，對不符合要求的部門進行督促整改。2.公共區域衛生行政管理部負責公司公共區域的環境衛生，包括走廊、樓梯、電梯、會議室、衛生間等。公共區域應每天進行清掃，定期進行消毒，確保環境整潔衛生。（二）設施設備管理1.設施設備維護計劃行政管理部應制定公司設施設備維護計劃，明確設施設備的維護內容、維護周期、維護責任人等。設施設備維護計劃應根據設施設備的使用情況和運行狀況進行調整和完善。2.設施設備維修與保養設施設備出現故障時，使用部門應及時通知行政管理部，行政管理部安排專業人員進行維修。行政管理部定期組織對設施設備進行保養，確保設施設備正常運行，延長使用壽命。3.設施設備更新與改造根據公司發展需要和設施設備的使用狀況，行政管理部提出設施設備更新與改造計劃，經公司領導審批后組織實施。（三）車輛管理1.車輛調度行政管理部負責公司車輛的調度工作，根據工作需要合理安排車輛使用。車輛使用部門應提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點、事由等，經部門負責人審核后報行政管理部審批。2.車輛維修與保養車輛使用過程中出現故障或需要保養時，駕駛員應及時報告行政管理部，行政管理部安排車輛到指定維修廠進行維修和保養。行政管理部定期對車輛的維修費用、保養情況進行統計分析，控制車輛使用成本。3.車輛安全管理駕駛員應嚴格遵守交通規則，確保行車安全。行政管理部定期組織駕駛員進行安全培訓，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。（四）食堂管理1.食堂衛生管理食堂應嚴格遵守食品衛生安全規定，保持食堂環境整潔衛生。食堂工作人員應持健康證上崗，定期進行體檢和培訓。2.食品采購與儲存食堂食品采購應選擇正規供應商，確保食品質量安全。食品應分類儲存，做好防潮、防蟲、防鼠等措施。3.食堂飯菜質量食堂應合理安排食譜，保證飯菜營養均衡、口味可口。行政管理部定期收集員工對食堂飯菜質量的意見和建議，及時反饋給食堂管理人員進行改進。（五）宿舍管理1.宿舍入住與退房員工如需入住公司宿舍，應向行政管理部提出申請，經審批后辦理入住手續。員工離職或不再需要使用宿舍時，應辦理退房手續，交清宿舍物品。2.宿舍衛生與安全員工應保持宿舍衛生整潔，遵守宿舍管理制度。行政管理部定期對宿舍進行檢查，確保宿舍安全無隱患。3.宿舍設施設備管理宿舍設施設備由行政管理部負責配備和維護，員工應愛護宿舍設施設備，如有損壞應及時報告。五、安全保衛管理（一）安全保衛制度1.行政管理部制定公司安全保衛制度，明確安全保衛工作的職責、流程、措施等。2.安全保衛制度應定期進行修訂和完善，確保制度的有效性和適應性。（二）門禁管理1.公司實行門禁制度，員工應憑工作證或門禁卡進出公司辦公區域。2.外來人員進入公司應進行登記，經被訪人員同意后，由門衛引導進入。（三）安全檢查與隱患排查1.行政管理部定期組織對公司辦公區域、設施設備、消防器材等進行安全檢查。2.安全檢查應做好記錄，對發現的安全隱患及時下達整改通知書，督促相關部門和人員進行整改。（四）治安案件處理1.發生治安案件時，公司員工應及時報告行政管理部或安全保衛組。2.安全保衛組應立即采取措施保護現場，協助公安