設備采購費管理制度總則1.目的為加強公司設備采購費的管理，規范采購行為，提高資金使用效益，確保設備采購符合公司生產經營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及設備采購費用支出的部門和項目。3.基本原則預算控制原則：設備采購費應納入公司年度預算管理，嚴格按照預算安排執行采購活動。效益優先原則：在滿足公司生產經營需求的前提下，充分考慮設備的性價比，追求采購效益最大化。公開透明原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購信息透明，接受公司內部監督。歸口管理原則：設備采購費實行歸口管理，由相關職能部門負責采購活動的組織、實施和監督。管理職責1.采購部門負責設備采購的具體實施：包括制定采購計劃、選擇供應商、簽訂采購合同等。收集市場信息：了解設備的價格、質量、性能等情況，為采購決策提供依據。協調采購過程中的相關事宜：與供應商、使用部門等進行溝通協調，確保采購工作順利進行。2.使用部門提出設備采購需求：根據生產經營需要，詳細填寫設備采購申請表，明確設備的規格、型號、數量、技術參數等要求。參與采購過程：協助采購部門進行供應商選擇、技術談判等工作，提供技術支持和使用需求方面的建議。負責設備的驗收和使用：對采購回來的設備進行驗收，確保設備符合要求，并負責設備的日常使用和維護。3.財務部門審核設備采購預算：對采購部門提交的設備采購預算進行審核，確保預算的合理性和準確性。辦理設備采購費用的支付：根據采購合同和驗收報告，及時辦理設備采購費用的支付手續。對設備采購費用進行核算和監督：定期對設備采購費用進行核算，檢查費用支出是否符合規定，對違規行為進行糾正。4.審計部門對設備采購活動進行審計監督：定期或不定期對設備采購項目進行審計，檢查采購過程是否合規，采購結果是否符合公司利益。對審計中發現的問題提出整改意見：督促相關部門對審計中發現的問題進行整改，確保設備采購活動規范有序。預算管理1.預算編制采購部門應于每年年底前：根據公司下一年度的生產經營計劃和設備需求情況，編制設備采購預算草案。預算草案應包括：設備名稱、規格型號、數量、預計采購金額、采購時間等內容，并詳細說明采購的必要性和資金來源。采購部門將預算草案提交財務部門審核：財務部門根據公司年度預算安排和資金狀況，對預算草案進行審核，提出修改意見。采購部門根據審核意見對預算草案進行修改完善后：提交公司管理層審批。經公司管理層批準后的設備采購預算，作為年度設備采購的依據。2.預算執行采購部門應嚴格按照批準的預算執行采購任務：不得擅自調整預算或超預算采購。如因特殊原因需要調整預算，應按照預算編制和審批程序辦理相關手續。財務部門應加強對預算執行情況的監控：定期對設備采購費用的支出進行統計和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并向相關部門反饋。采購部門應每月向財務部門報送預算執行情況報表：報表內容包括已采購設備的名稱、規格型號、數量、金額、采購時間等，以及未采購設備的預算執行情況和預計采購時間。3.預算調整在預算執行過程中：如遇市場價格波動、生產經營計劃調整等原因，導致原預算無法滿足采購需求時，采購部門應及時提出預算調整申請。預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的內容和金額：并提供相關的證明材料。采購部門將預算調整申請提交財務部門審核，財務部門審核后提交公司管理層審批。經公司管理層批準后的預算調整：采購部門方可按照調整后的預算執行采購任務。采購流程1.采購申請使用部門根據生產經營需要：填寫設備采購申請表，詳細說明設備的名稱、規格型號、數量、技術參數、采購原因、預計使用時間等內容，并經部門負責人簽字確認后提交采購部門。采購申請表應附相關的技術資料和市場調研情況：以便采購部門了解設備的需求和市場價格情況。2.采購審批采購部門收到使用部門提交的設備采購申請表后：對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購的必要性、預算的合理性、技術參數的準確性等。采購部門將審核通過的采購申請提交公司管理層審批：公司管理層根據公司的生產經營狀況和資金狀況，對采購申請進行審批。對于金額較大或重要的設備采購項目，公司管理層可組織相關部門進行專題論證后再行審批。3.供應商選擇采購部門根據批準的采購申請：通過多種渠道選擇供應商，如招標、詢價、邀請報價等。在選擇供應商時，應充分考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素。采購部門對擬選擇的供應商進行資格審查：審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件。對于重要設備的供應商，采購部門還應進行實地考察，了解供應商的生產能力、技術水平、管理狀況等情況。采購部門組織相關部門對供應商的報價進行評審：評審內容包括價格、質量、交貨期、售后服務等方面。根據評審結果，選擇最優的供應商，并與其簽訂采購合同。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同：合同內容應明確設備的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購合同應符合《中華人民共和國民法典》等相關法律法規的規定，確保合同的合法性和有效性。采購合同簽訂后：采購部門應將合同副本提交財務部門備案，財務部門根據合同條款和預算安排，做好資金支付的準備工作。5.設備驗收設備到貨前：采購部門應通知使用部門做好驗收準備工作。使用部門應組織相關人員成立驗收小組，制定驗收方案，明確驗收標準和驗收流程。設備到貨時：采購部門應通知供應商共同進行驗收。驗收小組按照驗收方案對設備的數量、規格型號、外觀質量等進行檢查，并對設備的性能進行測試。如發現設備存在質量問題或與合同約定不符的情況，驗收小組應及時與供應商溝通協商，要求供應商限期整改或退換貨。設備驗收合格后：驗收小組應填寫設備驗收報告，經小組成員簽字確認后提交采購部門。采購部門將驗收報告副本提交財務部門，作為辦理設備采購費用支付的依據。6.費用支付財務部門根據采購合同和設備驗收報告：審核采購部門提交的設備采購費用支付申請。審核內容包括合同條款的執行情況、驗收報告的真實性、發票的合規性等。財務部門審核通過后：按照公司的資金支付流程辦理設備采購費用的支付手續。對于金額較大的設備采購項目，財務部門可根據合同約定分期支付設備款。設備采購費用支付后：財務部門應及時進行賬務處理，記錄設備采購的相關信息，確保財務數據的準確性和完整性。監督與考核1.監督檢查審計部門定期或不定期對設備采購活動進行審計監督：檢查采購過程是否合規，采購結果是否符合公司利益。審計內容包括采購預算的執行情況、采購流程的規范性、供應商選擇的合理性、采購合同的簽訂和履行情況、設備驗收的真實性等。審計部門在審計過程中發現問題：應及時向相關部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。對于違規行為，審計部門應按照公司的相關規定進行處理。公司內部其他部門有權對設備采購活動進行監督：如發現問題可向采購部門或公司管理層反映。采購部門應及時對反映的問題進行調查處理，并將處理結果反饋給相關部門。2.考核評價公司建立設備采購費管理考核評價制度：對采購部門、使用部門和財務部門在設備采購費管理方面的工作進行考核評價。考核評價指標包括采購預算執行率、采購成本控制情況、采購質量、采購效率、資金支付及時性等。考核評價結果與部門和個人的績效掛鉤：對于在設備采購費管理工作中表現優秀的部門和個人，給予相應的獎勵；對于工作不力、造成損失的部門和個人，