設計院信息管理制度一、總則（一）目的為加強設計院信息管理，規范信息的收集、整理、存儲、傳遞、使用和安全保護等行為，確保信息的準確性、完整性、及時性和保密性，提高設計院的工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設計院全體員工及與設計院有業務往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.合法性原則：信息管理活動應符合國家法律法規及相關政策要求。2.準確性原則：確保信息內容真實、準確，數據可靠。3.完整性原則：全面收集和保存與設計院業務相關的各類信息，避免信息缺失。4.及時性原則：及時處理和傳遞信息，保證信息的時效性。5.保密性原則：嚴格保護涉及設計院商業秘密、技術秘密和客戶隱私等信息，防止信息泄露。二、信息管理職責分工（一）信息管理部門1.負責制定和完善設計院信息管理制度，并監督制度的執行情況。2.統籌規劃設計院信息系統建設，負責信息系統的日常維護、管理和升級。3.組織開展信息收集、整理、分析和存儲工作，建立信息資源庫。4.負責信息安全管理，制定信息安全策略和應急預案，保障信息系統和數據的安全。5.協調各部門之間的信息溝通與共享，提供信息支持和服務。（二）各部門1.負責本部門信息的收集、整理、審核和報送工作，確保信息的準確性和及時性。2.配合信息管理部門開展信息系統建設和信息安全管理工作，按照要求提供相關數據和資料。3.負責本部門信息的保密工作，對涉及商業秘密、技術秘密和客戶隱私等信息嚴格保密。4.根據工作需要，合理使用信息資源庫中的信息，充分發揮信息的價值。（三）員工個人1.遵守設計院信息管理制度，積極參與信息管理工作。2.及時、準確地提供本人工作中產生的各類信息，妥善保管涉及工作的相關信息資料。3.保守設計院的信息秘密，不得擅自泄露、傳播或使用未經授權的信息。三、信息收集（一）收集范圍1.國家政策法規、行業標準規范、市場動態等外部信息。2.設計院的組織架構、人員信息、業務流程、項目資料等內部信息。3.客戶需求、項目合同、設計任務書、反饋意見等與客戶相關的信息。4.競爭對手信息、行業技術創新成果等市場競爭信息。（二）收集渠道1.政府部門網站、行業協會網站、新聞媒體、專業數據庫等外部渠道。2.設計院內部辦公系統、文件檔案、會議記錄、工作匯報等內部渠道。3.客戶溝通、項目調研、市場走訪、招投標活動等與外部單位和個人的交流渠道。4.信息管理部門定期收集整理的各類信息資料。（三）收集要求1.各部門應指定專人負責信息收集工作，明確信息收集的內容、范圍、渠道和頻率。2.收集的信息應真實、準確、完整，注明信息來源和收集時間。3.對于重要信息，應及時進行核實和確認，確保信息質量。4.信息收集人員應具備較強的信息意識和責任心，積極主動地開展信息收集工作。四、信息整理（一）分類標準1.按照信息內容分類：分為政策法規類、行業動態類、內部管理類、項目業務類、客戶信息類、市場競爭類等。2.按照信息載體分類：分為紙質文檔、電子文檔、數據報表、圖片影像等。3.按照信息重要性分類：分為重要信息、一般信息和參考信息。（二）整理方法1.對收集到的信息進行篩選、甄別，去除重復、無效和虛假信息。2.根據分類標準，對信息進行分類編號，建立信息目錄索引。3.對紙質文檔進行掃描或數字化處理，轉換為電子文檔進行存儲。4.對電子文檔進行命名規范、格式統一，按照分類目錄進行存儲。5.對數據報表進行審核、匯總和分析，確保數據的準確性和一致性。（三）整理要求1.信息整理應及時、準確，確保信息的有序性和可用性。2.整理后的信息應便于查詢、檢索和使用，提高信息利用效率。3.對于涉及商業秘密、技術秘密和客戶隱私等信息，應進行特殊標識和加密處理。五、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用設計院信息系統、服務器、磁盤陣列等設備，對各類電子信息進行集中存儲。2.紙質存儲：對于重要的紙質文檔，按照檔案管理規定進行分類歸檔，存放在專門的檔案庫房。（二）存儲安全1.建立信息備份機制，定期對重要信息進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置。2.加強信息存儲設備的維護和管理，確保設備正常運行，防止數據丟失和損壞。3.對信息存儲環境進行安全防護，設置訪問權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。（三）存儲期限1.一般信息的存儲期限為[X]年，重要信息和涉及法律糾紛的信息應長期保存。2.客戶信息的存儲期限應按照與客戶簽訂的合同約定執行，合同未約定的，一般存儲期限為[X]年。3.存儲期限屆滿后，經信息管理部門審核確認，可按照規定進行銷毀或歸檔處理。六、信息傳遞（一）傳遞方式1.內部傳遞：通過設計院內部辦公系統、電子郵件、即時通訊工具、文件共享平臺等方式進行信息傳遞。2.外部傳遞：根據與外部單位和個人的業務往來需求，采用郵寄、傳真、電子郵件、電子數據交換（EDI）等方式進行信息傳遞。（二）傳遞流程1.信息發送部門應填寫信息傳遞申請表，明確信息內容、接收部門、傳遞方式和緊急程度等。2.信息管理部門對信息傳遞申請表進行審核，審核通過后按照規定的傳遞方式進行發送。3.信息接收部門收到信息后，應及時進行查收和確認，并根據信息內容進行處理。4.對于重要信息的傳遞，應進行跟蹤和反饋，確保信息準確傳遞到接收部門。（三）傳遞要求1.信息傳遞應及時、準確、完整，確保信息在規定時間內送達接收部門。2.傳遞的信息應符合保密規定，對于涉及商業秘密、技術秘密和客戶隱私等信息，應采取加密、專人傳遞等措施進行保護。3.信息接收部門應及時處理收到的信息，如有疑問或需要反饋的，應及時與信息發送部門溝通。七、信息使用（一）使用權限1.設計院員工根據工作需要，經所在部門負責人批準后，可查閱和使用信息資源庫中的相關信息。2.涉及商業秘密、技術秘密和客戶隱私等信息，未經授權不得擅自使用。3.外部單位和個人如需使用設計院信息，應按照相關規定辦理申請手續，經信息管理部門審核和院領導批準后，方可提供。（二）使用規范1.使用信息時應遵循合法、合規、合理的原則，不得用于非法目的或損害設計院利益。2.對使用的信息應進行妥善保管，不得擅自復制、傳播或泄露給他人。3.如需引用或參考信息資源庫中的信息，應注明信息來源，確保信息的知識產權歸屬明確。（三）信息共享1.為提高工作效率，促進部門之間的協作，設計院應建立信息共享機制。2.信息管理部門負責制定信息共享目錄和共享規則，明確信息共享的范圍、方式和權限。3.各部門應按照信息共享規則，及時將本部門產生的相關信息上傳至信息資源庫，供其他部門共享使用。八、信息安全管理（一）安全策略1.制定信息安全管理制度和操作規程，明確信息安全責任和安全措施。2.加強信息系統安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等安全設備，定期進行安全檢測和漏洞掃描。3.對信息系統用戶進行身份認證和授權管理，設置不同的用戶權限，防止非法訪問。4.建立信息安全審計機制，對信息系統操作行為進行審計和記錄，以便及時發現和處理安全事件。（二）數據安全1.對重要數據進行加密存儲和傳輸，確保數據在存儲和傳輸過程中的安全性。2.定期對數據進行備份，備份數據應異地存儲，防止因自然災害、系統故障等原因導致數據丟失。3.加強對數據訪問的控制，嚴格執行數據訪問審批制度，防止數據被非法篡改或刪除。（三）網絡安全1.保障設計院網絡的正常運行，加強網絡設備的維護和管理，防止網絡中斷和網絡攻擊。2.對內部網絡與外部網絡進行隔離，設置訪問控制策略，防止外部非法網絡訪問。3.加強對無線網絡的安全管理，設置高強度密碼，并采用WPA2或更高級別的加密協議。（四）應急處理1.制定信息安全應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.定期組織信息安全應急演練，提高應對信息安全事件的能力。3.發生信息安全事件時，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，及時恢復信息系統正常運行，并向上級主管部門報告。九、信息保密管理（一）保密范圍1.設計院的商業秘密，包括設計方案、技術訣竅、業務數據、客戶名單、招投標文件等。2.設計院的技術秘密，包括技術研發成果、技術工藝、技術標準等。3.客戶隱私信息，包括客戶個人資料、項目需求、項目預算等。4.其他需要保密的信息，如尚未公開的政策法規、行業動態等。（二）保密措施1.與員工簽訂保密協議，明確員工的保密義務和違約責任。2.對涉及保密信息的場所、設備、文件等進行嚴格管理，設置保密標識，限制無關人員進入。3.在信息傳遞、存儲和使用過程中，采取加密、訪問控制等技術手段，確保保密信息的安全。4.加強對員工的保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能。（三）保密監督與檢查1.信息管理部門負責定期對設計院的信息保密情況進行監督檢查，發現問題及時整改。2.對違反信息保密規定的行為，按照相關規定進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。十、信息管理監督與考核（一）監督機制1.信息管理部門負責對設計院信息管理工作進行日常監督，檢查信息管理制度的執行情況。2.定期對信息收集、整理、存儲、傳遞、使用和安全保護等環節進行抽查，發現問題及時督促整改。3.接受員工和外部單位對信息管理工作的監督和投訴，對反映的問題及時進行調查處理。