采購(gòu)erp管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購(gòu)ERP系統(tǒng)的使用，提高采購(gòu)工作效率，加強(qiáng)采購(gòu)流程的信息化管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的公開(kāi)、公平、公正，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)的部門(mén)及人員在使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)相關(guān)操作時(shí)的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：采購(gòu)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)地反映采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的流程和規(guī)范進(jìn)行操作，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.保密性原則：涉及采購(gòu)ERP系統(tǒng)的各類(lèi)數(shù)據(jù)和信息屬于公司機(jī)密，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.效率原則：充分利用ERP系統(tǒng)的功能，優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作效率，降低采購(gòu)成本。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單的創(chuàng)建、審核、下達(dá)及跟蹤執(zhí)行。2.維護(hù)供應(yīng)商信息，確保ERP系統(tǒng)中供應(yīng)商資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.及時(shí)處理采購(gòu)過(guò)程中的各類(lèi)問(wèn)題，如訂單變更、交貨延遲等，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)記錄。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行審核、入賬及付款操作。2.監(jiān)控采購(gòu)資金的使用情況，確保采購(gòu)支出符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)分析采購(gòu)成本，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)ERP系統(tǒng)中采購(gòu)收貨單的錄入及庫(kù)存的更新。2.對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量與采購(gòu)訂單一致，并在ERP系統(tǒng)中反饋驗(yàn)收結(jié)果。3.配合采購(gòu)部門(mén)處理采購(gòu)?fù)素浀认嚓P(guān)業(yè)務(wù)，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存。（四）信息部門(mén)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、技術(shù)支持及數(shù)據(jù)備份。2.對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)進(jìn)行培訓(xùn)，確保用戶(hù)能夠熟練使用ERP系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。3.及時(shí)處理ERP系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（五）公司管理層1.審批采購(gòu)ERP系統(tǒng)的重大操作和決策，如系統(tǒng)升級(jí)、流程變更等。2.監(jiān)督采購(gòu)ERP系統(tǒng)的使用情況，確保制度的有效執(zhí)行。三、采購(gòu)ERP系統(tǒng)操作流程（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在ERP系統(tǒng)中填寫(xiě)采購(gòu)需求申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期等信息。2.采購(gòu)需求申請(qǐng)表提交后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)需求申請(qǐng)表后，結(jié)合庫(kù)存情況、采購(gòu)周期等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.在ERP系統(tǒng)中錄入采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，如有必要，提交至公司管理層審批。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)訂單創(chuàng)建1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)人員在ERP系統(tǒng)中搜索合適的供應(yīng)商，并查看供應(yīng)商的相關(guān)信息，如資質(zhì)、信譽(yù)、價(jià)格等。2.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行溝通，協(xié)商采購(gòu)價(jià)格、交貨期等條款，達(dá)成一致后，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單。3.采購(gòu)訂單應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息，并上傳相關(guān)的采購(gòu)合同或協(xié)議。4.采購(gòu)訂單創(chuàng)建完成后，提交至采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。（四）采購(gòu)訂單審核與下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)訂單的準(zhǔn)確性、合規(guī)性、合理性等。2.審核通過(guò)的采購(gòu)訂單，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行批準(zhǔn)下達(dá)，并發(fā)送給供應(yīng)商。3.對(duì)于審核不通過(guò)的采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)反饋給采購(gòu)人員，說(shuō)明原因，采購(gòu)人員根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改后重新提交審核。（五）采購(gòu)訂單跟蹤與執(zhí)行1.采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解貨物的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.在ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新采購(gòu)訂單的執(zhí)行狀態(tài)，如已發(fā)貨、運(yùn)輸中、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。3.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，如交貨延遲、貨物質(zhì)量不符等，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并在ERP系統(tǒng)中記錄問(wèn)題處理情況。（六）采購(gòu)收貨與驗(yàn)收1.貨物到達(dá)公司后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)訂單及送貨單，在ERP系統(tǒng)中錄入采購(gòu)收貨單，記錄貨物的實(shí)際到貨數(shù)量、到貨日期等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，在ERP系統(tǒng)中填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，確認(rèn)貨物的質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等符合要求。3.如驗(yàn)收不合格，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等，并在ERP系統(tǒng)中記錄相關(guān)情況。（七）采購(gòu)發(fā)票處理與付款1.供應(yīng)商開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票后，采購(gòu)部門(mén)將發(fā)票信息錄入ERP系統(tǒng)，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行審核，核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)訂單、收貨單等是否一致，審核通過(guò)后進(jìn)行入賬處理。3.根據(jù)公司的付款政策和采購(gòu)合同約定，財(cái)務(wù)部門(mén)在ERP系統(tǒng)中發(fā)起付款申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)審批流程后進(jìn)行付款操作。（八）采購(gòu)?fù)素浥c換貨1.如因質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)格不符等原因需要進(jìn)行采購(gòu)?fù)素浕驌Q貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建退貨或換貨申請(qǐng)單，并注明原因及相關(guān)信息。2.退貨或換貨申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商協(xié)商處理。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)退貨或換貨申請(qǐng)單，負(fù)責(zé)辦理貨物的退貨或換貨手續(xù)，并在ERP系統(tǒng)中更新庫(kù)存信息。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.各部門(mén)相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地在采購(gòu)ERP系統(tǒng)中錄入各類(lèi)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)錄入完成后，錄入人員應(yīng)進(jìn)行自我檢查，確保錄入數(shù)據(jù)無(wú)誤后提交審核。（二）數(shù)據(jù)審核1.對(duì)于錄入的采購(gòu)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知錄入人員進(jìn)行修改，直至審核通過(guò)。（三）數(shù)據(jù)備份1.信息部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)的保存期限應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，以備數(shù)據(jù)查詢(xún)、恢復(fù)等需要。（四）數(shù)據(jù)安全1.嚴(yán)格限制采購(gòu)ERP系統(tǒng)用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)用戶(hù)的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)ERP系統(tǒng)用戶(hù)的安全教育，提高用戶(hù)的數(shù)據(jù)安全意識(shí)，防止因用戶(hù)操作不當(dāng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或損壞。3.定期對(duì)采購(gòu)ERP系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患，保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行。五、系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)（一）日常維護(hù)1.信息部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)采購(gòu)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)監(jiān)控、故障排除、性能優(yōu)化等。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行清理和優(yōu)化，確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和流暢性。（二）系統(tǒng)升級(jí)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)功能需求，信息部門(mén)應(yīng)及時(shí)制定系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃，并報(bào)公司管理層審批。2.系統(tǒng)升級(jí)前，應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試和數(shù)據(jù)備份，確保升級(jí)過(guò)程的順利進(jìn)行，不影響公司正常的采購(gòu)業(yè)務(wù)。3.系統(tǒng)升級(jí)后，信息部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保用戶(hù)能夠熟練掌握新系統(tǒng)的功能和操作方法。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.信息部門(mén)應(yīng)定期組織采購(gòu)ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)人員。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)操作流程、功能介紹、數(shù)據(jù)錄入與查詢(xún)、常見(jiàn)問(wèn)題處理等，確保用戶(hù)能夠熟練使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)操作。3.根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和用戶(hù)的實(shí)際需求，制定培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)教材，采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，提高培訓(xùn)效果。（二）考核1.建立采購(gòu)ERP系統(tǒng)用戶(hù)考核機(jī)制，定期對(duì)用戶(hù)的系統(tǒng)操作技能和業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括系統(tǒng)操作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性，以及對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的熟悉程度等。3.考核結(jié)果與用戶(hù)的績(jī)效評(píng)估掛鉤，對(duì)于考核優(yōu)秀的用戶(hù)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核不通過(guò)的用戶(hù)進(jìn)行補(bǔ)考或培訓(xùn)輔導(dǎo)，直至考核通過(guò)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是否符合規(guī)定，系統(tǒng)操作是否規(guī)范，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等。2.對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。（二）日常監(jiān)督1.采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)在采購(gòu)ERP系統(tǒng)中的操作情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司管理層應(yīng)不定期對(duì)采購(gòu)ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行抽查，了解制度的執(zhí)行情況和存在