采購結算款管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司采購結算款的管理流程，確保采購業務的順利進行，加強財務控制，保障公司資金安全，提高資金使用效率，維護公司與供應商的良好合作關系。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及采購結算款業務的部門和人員，包括采購部門、財務部門、相關業務部門等。3.基本原則合規性原則：采購結算款的管理應嚴格遵守國家法律法規和公司內部規章制度。準確性原則：確保采購結算款的金額、支付時間、支付方式等信息準確無誤。及時性原則：按照合同約定及時支付采購結算款，維護公司信譽。安全性原則：保障資金支付過程的安全，防止出現資金風險。二、采購結算款的定義與范圍1.定義采購結算款是指公司因購買商品、接受勞務等與供應商進行結算時應支付的款項，包括貨款、運費、裝卸費、保險費等相關費用。2.范圍涵蓋公司生產經營活動中各類原材料、設備、辦公用品、服務等采購業務所涉及的結算款項。三、職責分工1.采購部門負責尋找、篩選合格供應商，簽訂采購合同，并確保合同條款符合公司要求。及時跟蹤采購訂單的執行情況，協調處理與供應商之間的問題，如交貨延遲、質量不符等。在采購業務完成后，及時整理相關資料，提交給財務部門作為結算依據。2.財務部門審核采購結算申請及相關憑證，確保結算金額的準確性和合規性。按照公司資金安排和合同約定，辦理采購結算款的支付手續。定期與采購部門、供應商核對賬目，及時發現和解決結算過程中的問題。對采購結算款進行賬務處理，記錄相關財務信息。3.相關業務部門協助采購部門進行采購業務的實施，提供技術支持、質量檢驗等相關服務。在采購業務完成后，對采購物品或服務進行驗收，并出具驗收報告。四、采購結算流程1.采購申請與審批各部門根據業務需求填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算等信息。采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門負責人對采購申請進行進一步審核，審核通過后提交至公司主管領導審批。2.供應商選擇與合同簽訂采購部門根據采購申請，通過市場調研、供應商推薦等方式選擇合適的供應商。與選定的供應商進行商務談判，明確采購價格、交貨時間、質量標準、結算方式等合同條款。擬訂采購合同文本，經法務部門審核后，提交公司主管領導審批。采購部門與供應商簽訂采購合同，并將合同副本分別送交財務部門、相關業務部門等備案。3.采購訂單下達采購部門根據采購合同向供應商下達采購訂單，明確采購物品或服務的具體要求、交貨地點、交貨時間等信息。采購訂單經采購部門負責人審核后發送給供應商，并跟蹤訂單執行情況。4.貨物驗收相關業務部門在收到供應商交付的貨物后，按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告，詳細記錄貨物的名稱、規格、數量、質量狀況等信息，并由驗收人員簽字確認。如驗收發現貨物存在質量問題或數量短缺等情況，相關業務部門應及時與供應商溝通協商解決，并在驗收報告中注明問題情況。5.采購結算申請采購業務完成且驗收合格后，采購部門應及時整理相關資料，包括采購合同、采購訂單、驗收報告、發票等，填寫采購結算申請表。采購結算申請表應詳細列出采購物品或服務的名稱、規格、數量、單價、金額、結算方式等信息，并經采購部門負責人審核簽字。將采購結算申請表及相關資料一并提交給財務部門。6.財務審核財務部門收到采購結算申請后，對申請及相關憑證進行審核。審核內容包括采購合同條款、采購訂單執行情況、驗收報告真實性、發票合規性等。對結算金額進行核對，確保與合同約定及實際采購情況相符。如發現問題，財務部門應及時與采購部門溝通，要求補充或更正相關資料。7.支付審批經財務審核無誤的采購結算申請，提交至公司主管領導進行支付審批。公司主管領導根據公司資金狀況、合同約定等因素進行審批。對于金額較大或有特殊要求的采購結算款，可能需經公司管理層集體決策審批。8.支付結算支付審批通過后，財務部門按照合同約定的結算方式辦理采購結算款的支付手續。如采用銀行轉賬支付，財務部門應準確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，并確保支付金額準確無誤。在支付完成后，及時登記相關賬務，更新應付賬款等財務記錄。五、采購結算款的支付方式1.銀行轉賬這是公司采購結算款支付的主要方式。根據合同約定，財務部門通過銀行系統將款項直接轉賬至供應商指定的銀行賬戶。銀行轉賬應確保信息準確無誤，避免因信息錯誤導致支付延誤或退回。2.支票支付在某些情況下，如供應商要求使用支票支付或符合公司規定的條件下，可采用支票支付方式。開具支票時，應嚴格按照支票管理規定填寫支票內容，確保支票的安全性和有效性。支票交付給供應商時，應要求供應商在支票存根上簽字確認，并妥善保存相關票據。3.匯票支付對于較大金額的采購結算款，或根據業務需要，可采用匯票支付方式。匯票的開具、背書轉讓等應嚴格遵循票據法及相關規定進行操作。財務部門應跟蹤匯票的到期兌付情況，確保資金安全。六、采購結算款的對賬管理1.定期對賬財務部門應定期與供應商進行對賬，一般每月或每季度進行一次。向供應商發送對賬函，詳細列出截止到對賬日的采購結算款明細，包括應付金額、已付金額、未付金額等信息。要求供應商核對賬目后，在對賬函上簽字蓋章確認，并及時反饋給財務部門。2.差異處理如供應商反饋對賬結果存在差異，財務部門應及時與采購部門溝通，共同查找差異原因。可能導致差異的原因包括發票開具金額錯誤、交貨數量不符、支付記錄有誤等。根據差異原因進行相應調整，如補充發票、協商調整貨款金額、更正支付記錄等。對差異處理情況進行記錄和跟蹤，確保賬目最終核對一致。七、采購結算款的逾期管理1.逾期預警財務部門應建立采購結算款逾期預警機制，在臨近合同約定付款期限前，向采購部門發出預警通知。預警通知應明確提醒采購部門即將到期的采購結算款信息，包括供應商名稱、合同編號、應付金額、到期日期等。2.逾期原因調查如出現采購結算款逾期支付情況，采購部門應及時調查逾期原因。可能的原因包括資金安排問題、供應商交貨延遲、驗收未通過、合同糾紛等。根據調查結果，采取相應的解決措施。3.逾期處理措施對于因公司自身資金緊張導致的逾期支付，采購部門應及時與財務部門溝通，調整資金安排，盡快支付款項。如因供應商原因導致的逾期支付，采購部門應與供應商協商解決，要求供應商盡快履行合同義務，并承擔可能產生的違約責任。對于因合同糾紛等原因導致的逾期支付，應按照公司相關規定和法律程序進行處理，必要時尋求法律支持。對逾期支付情況進行記錄和分析，總結經驗教訓，采取措施避免類似情況再次發生。八、采購結算款的財務核算與檔案管理1.財務核算財務部門按照財務會計準則和公司財務制度，對采購結算款進行準確的賬務核算。記錄采購業務的發生、支付等情況，反映公司的應付賬款和資金流動情況。定期編制相關財務報表，如應付賬款明細表等，為公司管理層提供決策支持。2.檔案管理采購結算款相關的文件、合同、發票、驗收報告、支付憑證等資料應進行妥善歸檔管理。建立專門的檔案管理制度，明確檔案的分類、編號、存儲方式、保管期限等要求。檔案保管期限應符合國家法律法規和公司規定，確保檔案資料的完整性和可追溯性。如需查閱或調取采購結算款檔案資料，應按照公司檔案查閱審批流程進行申請和辦理。九、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對采購結算款管理情況進行審計監督。審計內容包括采購結算流程的合規性、支付審批的執行情況、賬目記錄的準確性、檔案管理的規范性等。對審計發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務檢查財務部門定期對采購結算款業務進行自查，確保財務核算準確、支付手續合規。檢查財務制度的執行情況，發現問題及時進行糾正和完善。3.績效考核將采購結算款管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系。對采購部門在采購合同執行、結算申請及時性等方面進行考核；對財務部門在審核準確性、支付及時性等方面進行考核。根據績效考核結果，實施相應的獎懲措施，激勵各部門和人員做好采購結算款管理工作。十、罰則1.對于在采購結算款管理過程中違反公司制度、法律法規，給公司造成損失的部門和個人，將視情節輕重給予相應的處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等，同時要求責任部門和個人承擔相應的經濟賠償責任。3.對于采購部門因