采購資源池管理制度一、總則（一）目的為規范公司采購資源池的管理，優化采購流程，提高采購效率，降低采購成本，確保采購活動的公平、公正、公開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及采購資源池的相關活動，包括但不限于供應商的納入與評估、采購任務的分配與執行、資源池的維護與優化等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，確保采購過程的公平性和公正性。3.效益原則：以降低采購成本、提高采購質量為目標，實現公司效益最大化。4.動態管理原則：對采購資源池進行動態調整和優化，適應公司業務發展變化。二、采購資源池的組建（一）供應商納入標準1.資質要求具有合法有效的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照。具備良好的商業信譽，無不良經營記錄。2.產品或服務能力能夠提供符合公司要求的優質產品或服務，具備相應的生產、加工、供應能力。具有完善的質量控制體系，能夠保證產品質量穩定可靠。3.價格競爭力報價合理，在同行業中具有一定的價格優勢。能夠根據市場變化及時調整價格。4.合作意愿愿意與公司建立長期穩定的合作關系，積極響應公司采購需求。能夠配合公司完成相關采購流程和要求。（二）供應商納入流程1.供應商推薦公司內部各部門可根據業務需求推薦潛在供應商。推薦時需填寫《供應商推薦表》，詳細說明推薦理由、供應商基本情況等信息。采購部門也可通過市場調研、行業交流等方式主動尋找潛在供應商。2.初步篩選采購部門收到推薦表后，對推薦的供應商進行初步篩選。主要審查供應商的資質文件、經營范圍、生產能力等基本情況，剔除不符合納入標準的供應商。3.實地考察對于初步篩選合格的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產經營場所、生產設備、質量管理體系、人員配備等方面。考察結束后，考察人員填寫《供應商實地考察報告》，對供應商的綜合情況進行評價。4.供應商評估采購部門會同質量部門、技術部門等相關部門對供應商進行全面評估。評估內容包括供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。各部門根據評估指標對供應商進行打分，采購部門匯總評分結果，確定供應商是否納入采購資源池。5.納入審批經評估合格的供應商，由采購部門填寫《供應商納入審批表》，報公司分管領導審批。分管領導審批通過后，將供應商信息錄入采購資源池管理系統，正式納入采購資源池。（三）采購資源池的分類1.按采購品類分類：將采購資源池中的供應商按照采購品類進行分類，如辦公用品供應商、原材料供應商、設備供應商等。2.按合作等級分類：根據供應商與公司的合作情況，將供應商分為戰略合作伙伴、核心供應商、普通供應商等不同等級。三、采購資源池的評估與管理（一）供應商定期評估1.評估周期：采購部門每年組織對采購資源池中的供應商進行一次定期評估。2.評估內容業績表現：包括采購金額、交貨期、產品質量合格率、售后服務滿意度等方面。質量體系：審查供應商的質量管理體系是否持續有效運行。價格水平：對比市場價格，評估供應商的價格競爭力。創新能力：考察供應商在產品研發、技術改進等方面的創新能力。合作態度：評價供應商與公司的合作配合度。3.評估方式采購部門收集供應商的相關數據和信息，如采購訂單執行情況報告、質量檢驗報告、售后服務記錄等。采購部門組織相關部門人員對供應商進行現場評估或問卷調查。各部門根據評估指標對供應商進行評分，采購部門匯總評分結果，形成供應商年度評估報告。（二）動態管理1.供應商淘汰對于年度評估結果不合格的供應商，采購部門發出《供應商淘汰通知》，將其從采購資源池中淘汰。被淘汰的供應商在一定期限內不得重新申請納入采購資源池。2.供應商晉級對于表現優秀的供應商，采購部門可根據合作等級評定標準，將其晉級為更高等級的供應商。供應商晉級后，可享受相應的優惠政策和合作待遇。3.供應商信息更新采購部門定期對采購資源池中的供應商信息進行更新，確保信息的準確性和完整性。供應商的聯系方式、經營范圍、產品價格等信息發生變更時，應及時通知采購部門進行更新。（三）風險管理1.建立風險預警機制采購部門關注采購資源池中的供應商動態，及時發現潛在風險，如供應商經營狀況惡化、產品質量問題頻發、價格大幅波動等。對于發現的風險，采購部門及時發出風險預警通知，提醒相關部門采取應對措施。2.制定風險應對措施根據風險的性質和程度，采購部門組織相關部門制定風險應對措施。應對措施包括與供應商溝通協商、尋找替代供應商、調整采購計劃等。對于重大風險事件，采購部門應及時向公司領導匯報，并組織相關部門共同研究解決方案。四、采購任務的分配與執行（一）采購任務分配原則1.公平公正原則：根據采購資源池中的供應商情況，按照公平公正的原則分配采購任務。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商承擔采購任務。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，選擇價格合理的供應商進行采購。4.綜合評估原則：綜合考慮供應商的業績表現、合作態度、價格水平等因素，對采購任務進行合理分配。（二）采購任務分配流程1.采購需求提出公司內部各部門根據業務需求填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期等信息。將《采購申請表》提交給采購部門。2.采購任務分配采購部門收到《采購申請表》后，根據采購資源池中的供應商情況，按照采購任務分配原則進行任務分配。采購部門將采購任務分配給相應的供應商，并向供應商發出《采購訂單》。3.供應商確認供應商收到《采購訂單》后，應及時確認訂單內容。如對訂單內容有異議，應在規定時間內與采購部門溝通協商。供應商確認訂單后，應按照訂單要求組織生產或供應。（三）采購任務執行監督1.采購部門跟蹤采購部門負責跟蹤采購任務的執行情況，及時了解供應商的生產進度、質量控制情況、交貨期等信息。采購部門定期向需求部門反饋采購任務執行情況。2.質量檢驗質量部門負責對采購的物品或服務進行質量檢驗。檢驗合格后方可辦理入庫手續。如發現質量問題，質量部門應及時通知采購部門與供應商協商解決。3.交貨期管理采購部門督促供應商嚴格按照訂單要求的交貨期交貨。如因特殊原因需要延遲交貨，供應商應提前通知采購部門，并說明延遲原因和預計交貨時間。對于延遲交貨的供應商，采購部門應按照合同約定進行處理。五、采購資源池的信息管理（一）信息系統建設1.建立采購資源池管理系統：采購部門負責建立采購資源池管理系統，用于存儲和管理供應商信息、采購任務分配情況、采購訂單執行情況等數據。2.系統功能要求供應商信息管理：包括供應商基本信息、資質文件、評估報告等的錄入、查詢、修改等功能。采購任務分配管理：實現采購任務的在線分配、訂單生成、跟蹤等功能。采購訂單執行管理：記錄采購訂單的執行情況，如交貨期、質量檢驗結果等。數據分析與統計：對采購資源池中的數據進行分析和統計，生成各類報表，為采購決策提供支持。（二）信息共享與保密1.信息共享采購資源池管理系統中的信息實現公司內部相關部門共享。各部門可根據權限查詢和使用相關信息。采購部門定期向公司領導匯報采購資源池的運行情況和相關數據。2.信息保密采購