銀行憑證庫管理制度一、總則（一）目的為加強銀行憑證庫的管理，確保銀行憑證的安全、完整，規范憑證的保管、使用和銷毀等流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行內部涉及憑證庫管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.安全性原則：確保憑證庫的安全，防止憑證丟失、被盜、篡改等情況發生。2.完整性原則：保證憑證的完整無缺，準確記錄銀行的各類業務信息。3.規范性原則：嚴格按照規定的流程和標準進行憑證的管理操作。4.保密性原則：對涉及銀行機密的憑證信息予以嚴格保密。二、憑證庫的設置與布局（一）設置要求1.憑證庫應設置在安全、干燥、通風良好的區域，遠離火源、水源等危險區域。2.應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護設施。3.憑證庫應劃分不同的區域，如保管區、整理區、銷毀區等，確保各類操作有序進行。（二）布局規劃1.保管區應設置足夠數量的貨架或保險柜，用于存放各類憑證。貨架應按照憑證的類別、年份、月份等進行合理分類擺放，便于查找和管理。2.整理區應配備必要的辦公桌椅、裝訂設備、裁剪工具等，用于憑證的整理、裝訂等工作。3.銷毀區應設置專門的銷毀設備，如碎紙機等，并確保銷毀過程的安全和環保。三、憑證的分類與編號（一）分類標準1.按照業務類型分類，如存款憑證、貸款憑證、支付結算憑證等。2.按照憑證的來源分類，如自制憑證、外來憑證等。3.按照憑證的用途分類，如原始憑證、記賬憑證等。（二）編號規則1.憑證編號應具有唯一性，便于識別和管理。2.編號應按照一定的順序編制，如年份+月份+流水號等。3.對于重要憑證，可在編號后添加特殊標識，如“”等，以突出其重要性。四、憑證的入庫管理（一）憑證交接1.憑證生成部門在憑證制作完成后，應及時將憑證移交至憑證庫管理人員。2.交接雙方應在交接清單上簽字確認，明確憑證的種類、數量、編號等信息。（二）入庫驗收1.憑證庫管理人員在接收憑證時，應仔細核對憑證的種類、數量、編號等信息是否與交接清單一致。2.對憑證的完整性、準確性進行檢查，如憑證是否有缺頁、破損、涂改等情況。3.驗收合格的憑證應及時入庫，并按照規定的分類和編號進行擺放。五、憑證的保管管理（一）保管方式1.憑證應采用紙質或電子介質進行保管，對于重要憑證應采用紙質和電子雙重保管方式。2.紙質憑證應存放在專用的貨架或保險柜中，電子憑證應存儲在安全的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。（二）保管期限1.各類憑證的保管期限應按照國家法律法規和銀行內部規定執行。2.一般情況下，存款憑證、貸款憑證等重要業務憑證的保管期限為[X]年，支付結算憑證等的保管期限為[X]年。（三）日常巡查1.憑證庫管理人員應定期對憑證庫進行巡查，檢查憑證的存放情況、安全防護設施的運行情況等。2.巡查過程中如發現問題，應及時記錄并報告上級領導，采取相應的措施進行處理。（四）溫濕度控制1.憑證庫應配備溫濕度調節設備，確保庫內溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。2.定期對溫濕度進行監測和記錄，如發現溫濕度異常，應及時調整。六、憑證的使用管理（一）使用申請1.銀行內部人員因業務需要使用憑證時，應填寫憑證使用申請表，注明使用憑證的種類、數量、用途等信息。2.申請表應經部門負責人審批簽字后，方可提交至憑證庫管理人員。（二）領用登記1.憑證庫管理人員根據審批通過的申請表，為申請人辦理憑證領用手續。2.領用雙方應在領用登記簿上簽字確認，記錄領用憑證的種類、數量、編號、領用時間、歸還時間等信息。（三）使用規范1.申請人應按照規定的用途使用憑證，不得擅自更改憑證內容。2.使用過程中應妥善保管憑證，防止憑證丟失、損壞等情況發生。3.使用完畢后，應及時將憑證歸還至憑證庫管理人員。（四）歸還驗收1.憑證庫管理人員在接收歸還的憑證時，應仔細核對憑證的種類、數量、編號等信息是否與領用登記簿一致。2.對憑證的完整性、準確性進行檢查，如憑證是否有缺頁、破損、涂改等情況。3.驗收合格的憑證應及時入庫，并在領用登記簿上注明歸還時間。七、憑證的查閱管理（一）查閱申請1.銀行內部人員因工作需要查閱憑證時，應填寫憑證查閱申請表，注明查閱憑證的種類、編號、查閱原因等信息。2.申請表應經部門負責人審批簽字后，方可提交至憑證庫管理人員。（二）查閱登記1.憑證庫管理人員根據審批通過的申請表，為查閱人員辦理查閱手續。2.查閱雙方應在查閱登記簿上簽字確認，記錄查閱憑證的種類、編號、查閱時間、查閱人員等信息。（三）查閱地點與方式1.查閱憑證應在憑證庫指定的區域進行，不得將憑證帶出憑證庫。2.查閱人員應在憑證庫管理人員的監督下進行查閱，不得擅自復印、拍照、記錄憑證內容等。（四）查閱期限1.查閱人員應在規定的期限內完成查閱工作，并將憑證歸還至憑證庫管理人員。2.如需延長查閱期限，應重新辦理查閱申請手續。八、憑證的盤點管理（一）盤點計劃1.憑證庫管理人員應定期制定憑證盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法等。2.盤點計劃應報上級領導審批后實施。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，組織相關人員對憑證庫進行全面盤點。2.盤點過程中應認真核對憑證的種類、數量、編號等信息，確保賬實相符。3.對盤點中發現的問題，應及時記錄并進行調查處理。（三）盤點報告1.盤點結束后，應編制盤點報告，詳細說明盤點情況、發現的問題及處理結果等。2.盤點報告應報上級領導審核簽字后存檔。九、憑證的銷毀管理（一）銷毀申請1.當憑證保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，相關部門應填寫憑證銷毀申請表，注明銷毀憑證的種類、數量、編號、銷毀原因等信息。2.申請表應經部門負責人、財務負責人、分管領導等審批簽字后，方可提交至憑證庫管理人員。（二）銷毀鑒定1.憑證庫管理人員組織相關人員對擬銷毀的憑證進行鑒定，確認是否符合銷毀條件。2.對于重要憑證，應報上級監管部門批準后再進行銷毀。（三）銷毀實施1.經批準后，憑證庫管理人員按照規定的銷毀方式對憑證進行銷毀。2.銷毀過程中應安排專人負責監督，確保銷毀徹底、安全。（四）銷毀記錄1.對憑證銷毀的全過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。2.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。十、監督與檢查（一）內部監督1.銀行內部審計部門應定期對憑證庫管理制度的執行情況進行審計監督，檢查憑證的保管、使用、銷毀等環節是否合規。2.對審計中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部檢查1.積極配合外部監管部門的檢查，如實提供憑證庫管理的相關資料和信息。2.對監管部門提出的問題，應及時整改落實，并將整改情況報告監管部門。十一、責任追究（一）違規行為界定1.明確在憑證庫管理過程中可能出現的違規行為，如憑證丟失、被盜、篡改、擅自銷毀等。2.對違規行為的性質和嚴重程度進行界定。（二）責任追究措施1.對于違反憑證庫管理制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、撤職