DB43/TXXXXX-20XX文書類電子文件單套歸檔管理技術規(guī)范范圍本標準規(guī)定了文書類電子文件單套歸檔的一般技術要求，包括歸檔流程、歸檔功能、歸檔信息包組織、歸檔元數(shù)據(jù)、歸檔格式等要求。本標準適用于各級黨政機關文書類電子文件的歸檔和處理，其他機關和企事業(yè)單位文書類電子文件歸檔可參照執(zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是標注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T39362-2020黨政機關電子公文歸檔技術規(guī)范DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T70-2018文書類電子檔案檢測一般要求術語和定義下列術語和定義適用于本文件。文書類電子文件administrativeelectronicdocument在辦公自動化系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺中形成、辦理、傳輸和存儲，反應黨政機關黨務、政務等各項管理活動形成的電子文件。電子檔案electronicrecord具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的文書類電子文件。注∶改寫DA/T58—2014，定義2.2。歸檔archiving將具有保存價值且辦理完畢的文書類電子文件及相關信息經(jīng)收集、整理并向檔案部門移交的過程。注：改寫GB/T39362-2020，術語和定義3.3。單套歸檔singlearchiving僅以電子形式歸檔文書類電子文件的方式。內容數(shù)據(jù)contentdata文書類電子文件或電子檔案中包含的數(shù)字對象。注∶改寫ISO14721；2012，定義1.7.2。元數(shù)據(jù)metadata描述文書類電子文件或電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數(shù)據(jù)。注：改寫GB/T18894-2016，術語和定義3.3。歸檔信息包ArchivingSubmissionInformationPackage文書類電子文件形成或辦理部門在歸檔時按照要求對文書類電子文件及相關信息進行組織并向檔案部門提交的信息包。辦公自動化系統(tǒng)officeautomationsystem一種用于集成辦公活動的信息處理系統(tǒng)。[GB/T5271.27-2001，術語和定義27.01.02]協(xié)同辦公平臺collaborativeofficeautomationplatform多家黨政機關共同使用，協(xié)同辦公的辦公自動化系統(tǒng)。總則4.1開展文書類電子文件單套歸檔的前提是文書類電子文件通過辦公自動化系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺形成、流轉和辦理，辦公自動化系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺應具備成熟穩(wěn)定的文件流轉、電子簽名、安全認證等功能。4.2開展文書類電子文件歸檔工作應遵循保留形成原貌、保持有機聯(lián)系、保證長期可用的原則。4.3文書類電子文件的收集、整理、移交工作應由文件形成或辦理部門負責，檔案部門負責檔案接收并對整個歸檔過程予以必要的業(yè)務指導。4.4文書類電子文件歸檔時應去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形；電子檔案內容數(shù)據(jù)中應不包含非開放的壓縮、加密、簽名、時間戳等技術措施，以減少技術依賴性。4.5文書類電子文件歸檔范圍和保管期限可由各黨政機關分別制定，對于多家黨政機關共同使用的協(xié)同辦公平臺，也可制定協(xié)同辦公平臺統(tǒng)一的歸檔范圍和保管期限（參見附錄A）。文書類電子文件歸檔范圍和保管期限的制定應按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求。4.6文書類電子文件辦結后應按照歸檔范圍的要求即時歸檔，向檔案部門移交時間最遲不超過文件辦結后的次年6月。4.7文書類電子文件單套歸檔工作應通過電子文件歸檔功能在線完成，并應采用相應的技術手段確保歸檔的文書類電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。歸檔流程要求5.1總體流程文書類電子文件歸檔流程從文書類電子文件辦結開始，到檔案部門接收歸檔信息包結束。文書類電子文件歸檔流程見圖1：圖1文書類電子文件歸檔流程示例5.2流程說明5.2.1文件采集文書類電子文件流轉辦理結束后，根據(jù)歸檔范圍要求自動將辦公自動化系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺中辦結的文書類電子文件內容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)進行采集，并符合以下要求：采集的元數(shù)據(jù)應符合第8章的規(guī)定；元數(shù)據(jù)采集以計算機自動采集為主，無法自動采集的元數(shù)據(jù)可采用人工錄入；采集的文書類電子文件內容數(shù)據(jù)應符合第9章的規(guī)定；對于不符合歸檔格式要求的文書類電子文件內容數(shù)據(jù)應進行格式轉換。5.2.2整理組件按照DA/T22—2015及文件整理相關規(guī)定對文書類電子文件開展整理工作。文件整理的步驟如下：組件：文書類電子文件一般以件為單位進行整理，存放至歸檔文件夾中，件內文件的構成以及件內文件排序應符合DA/T22—2015的要求；編號：對完成組件的文書類電子文件，按照DA/T22—2015的要求編制檔號。5.2.3封裝固化按照歸檔信息包結構（見第7章）要求對整理完畢的文書類電子文件進行封裝，形成歸檔信息包。并使用數(shù)字簽名、數(shù)字摘要、時間戳等技術手段，對歸檔信息包進行固化。生成的固化信息可單獨保存，并建立與歸檔信息包的關聯(lián)。5.2.4歸檔檢測通過專業(yè)檢測工具或系統(tǒng)集成的檢測功能，按照DA/T70-2018的要求對歸檔信息包進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，記錄檢測時間、檢測結果等信息。5.2.5提交歸檔文書類電子文件提交歸檔過程中，業(yè)務部門應清點、核實電子文件的保管期限、數(shù)量等信息，并根據(jù)清點和檢測結果登記《電子文件歸檔登記表》，形成歸檔目錄清單。業(yè)務部門應將歸檔信息包連同《電子文件歸檔登記表》一起向檔案部門提交歸檔。《電子文件歸檔登記表》和《歸檔目錄清單》見附錄B。5.2.6接收檢測檔案部門按照DA/T70-2018的要求對歸檔信息包進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，記錄檢測時間、檢測結果等信息，對于不符合要求的歸檔信息包予以退回，并注明退回原因。5.2.7接收入庫檔案部門接收歸檔信息包時，應清點、核實文書類電子文件的保管期限、數(shù)量等信息，根據(jù)清點和檢測結果登記《電子文件歸檔登記表》，接收符合要求的歸檔信息包，完成文書類電子文件歸檔工作。歸檔功能要求6.1歸檔功能基本要求電子文件歸檔功能應包括文件采集、整理組件、封裝固化、歸檔檢測、提交歸檔、接收檢測、接收入庫等功能。電子文件歸檔功能的設計實現(xiàn)可參見GB/T39362-2020附錄A。6.2歸檔功能建設方式根據(jù)電子文件歸檔功能與辦公自動化系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)耦合程度的不同，電子文件歸檔功能的建設方式包括獨立式、前置式、后置式三種，見圖2。圖2歸檔功能建設方式獨立式電子文件歸檔功能作為一個獨立的應用系統(tǒng)存在，辦公自動化系統(tǒng)辦結的文書類電子文件傳輸至電子文件歸檔系統(tǒng)完成收集、整理、封裝、檢測等操作，再歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)中。前置式電子文件歸檔功能作為一個功能模塊嵌入辦公自動化系統(tǒng)中，文書類電子文件辦結后調用電子文件歸檔模塊完成歸檔操作。后置式電子文件歸檔功能作為一個功能模塊嵌入電子檔案管理系統(tǒng)中，辦公自動化系統(tǒng)辦結的文書類電子文件傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)，調用電子文件歸檔模塊完成歸檔操作。電子文件歸檔功能宜作為一個功能模塊嵌入辦公自動化系統(tǒng)中，特別是新建的辦公自動化系統(tǒng)，應具備電子文件歸檔功能。已運行的辦公自動化系統(tǒng)無法嵌入歸檔模塊來滿足歸檔要求的，可以采用獨立式、后置式的建設方式實現(xiàn)文書類電子文件歸檔。歸檔信息包組織7.1歸檔信息包結構歸檔信息包中一般包含同一批次歸檔的多份歸檔文書類電子文件，文書類電子文件以DA/T22-2015規(guī)定的分類方式為依據(jù)進行組織。以采用年度—保管期限—機構（問題）三級分類方式為例，歸檔信息包結構示例見圖3。圖3歸檔信息包結構示例7.2結構說明7.2.1說明文件說明文件命名為“說明文件.XML”，存放信息包的元數(shù)據(jù)信息，包括信息包標識、信息包類型、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、創(chuàng)建環(huán)境、存儲位置、信息包說明等，XML文件的編碼格式為utf-8。7.2.2歸檔目錄歸檔目錄命名為“歸檔目錄.XML”，存放歸檔信息包中所有歸檔的文書類電子文件的目錄信息，每條歸檔目錄與每件電子檔案相對應，電子檔案歸檔目錄應至少包括檔號、文件編號、文件題名、責任者、形成日期、密級、電子全文數(shù)等信息，XML文件的編碼格式為utf-8。7.2.3電子檔案文件夾文書類電子文件按件整理，每件電子檔案設置一個電子檔案文件夾。電子檔案文件夾一般以檔號命名（例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”），存放電子檔案內容數(shù)據(jù)及電子檔案元數(shù)據(jù)。電子檔案內容數(shù)據(jù)包括組成該件電子檔案的版式文件、圖像文件、圖形文件、音視頻文件等，例如電子公文內容數(shù)據(jù)包括文件處理單、公文主體（包含正本、定稿及歷次修改稿）及其他附屬文件。電子檔案內容數(shù)據(jù)按照“檔號”+“-”+“XX”（XX指兩位件內順序號）的方式命名，例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001-01.OFD”。電子檔案元數(shù)據(jù)以XML文件方式存放，描述此件電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程信息，XML文件的編碼格式為utf-8。歸檔元數(shù)據(jù)要求8.1說明文件說明文件元數(shù)據(jù)見表1。表1說明文件元數(shù)據(jù)序號中文名稱英文名稱約束性可重復性元素類型數(shù)據(jù)類型形成階段1信息包標識informationpackageidentifier必選不可重復簡單型字符型歸檔階段2信息包類型informationpackagetype必選不可重復簡單型字符型歸檔階段3創(chuàng)建者creator必選不可重復簡單型字符型歸檔階段4創(chuàng)建時間creationtime必選不可重復簡單型日期時間型歸檔階段5創(chuàng)建環(huán)境creationenvironment必選不可重復簡單型字符型歸檔階段6存儲位置storagelocation必選不可重復簡單型字符型歸檔階段7信息包說明informationpackagestatement可選不可重復簡單型字符型歸檔階段8.2歸檔目錄歸檔目錄元數(shù)據(jù)見表2。表2歸檔目錄元數(shù)據(jù)序號中文名稱英文名稱約束性可重復性元素類型數(shù)據(jù)類型形成階段1檔號archivalcode必選不可重復復合型字符型歸檔階段2文件編號documentnumber可選不可重復簡單型字符型辦理階段3文件題名documenttitle必選不可重復簡單型字符型辦理階段4責任者author可選不可重復簡單型字符型辦理階段5形成日期issueddateofdocument必選不可重復簡單型日期型辦理階段6密級securityclassification必選不可重復簡單型字符型辦理階段7電子全文數(shù)totalnumberoffiles必選不可重復簡單型數(shù)值型歸檔階段8.3電子檔案元數(shù)據(jù)電子檔案元數(shù)據(jù)見表3。表3電子檔案元數(shù)據(jù)序號中文名稱英文名稱約束性可重復性元素類型數(shù)據(jù)類型形成階段1電子文件號electronicdocumentcode必選不可重復簡單型字符型辦理階段2文種documenttype可選不可重復簡單型字符型辦理階段3份號serialnumberofcopies可選不可重復簡單型字符型辦理階段4密級securityclassification必選不可重復簡單型字符型辦理階段5保密期限secrecyperiod可選不可重復簡單型字符型辦理階段6緊急程度emergencydegree可選不可重復簡單型字符型辦理階段7發(fā)文機關標志identificationofdocumentissuer可選不可重復簡單型字符型辦理階段8文件編號documentnumber可選不可重復簡單型字符型辦理階段9責任者author可選不可重復簡單型字符型辦理階段10文件題名documenttitle必選不可重復簡單型字符型辦理階段11主送機關mainreceiverdepartment可選不可重復簡單型字符型辦理階段12附件說明attachment可選不可重復簡單型字符型辦理階段13形成日期issueddateofdocument必選不可重復簡單型日期型辦理階段14附注annotation可選可重復簡單型字符型辦理階段15抄送機關copytodepartment可選不可重復簡單型字符型辦理階段16印發(fā)機關printingandsendingdepartment可選不可重復簡單型字符型辦理階段17印發(fā)日期printingdate可選不可重復簡單型日期型辦理階段18發(fā)布層次releaselevel可選不可重復簡單型字符型辦理階段19檔號archivalcode必選不可重復復合型字符型歸檔階段20年度year必選不可重復簡單型數(shù)值型歸檔階段21保管期限r(nóng)etentionperiod必選不可重復簡單型字符型歸檔階段22機構或問題organizationalstructureorfunction必選不可重復簡單型字符型歸檔階段23件號itemnumber必選不可重復簡單型字符型歸檔階段24電子全文數(shù)totalnumberoffiles必選不可重復簡單型數(shù)值型歸檔階段25電子屬性electronicattributes必選不可重復容器型--歸檔階段26數(shù)字對象標識electronicfileidentifier必選不可重復簡單型字符型歸檔階段27件內順序號filesequencenumber必選不可重復簡單型數(shù)值型歸檔階段28計算機文件名computerfilename必選不可重復簡單型字符型歸檔階段29格式信息formatinformation必選不可重復簡單型字符型歸檔階段30計算機文件大小computerfilesize必選不可重復簡單型字符型歸檔階段31處理過程信息disposalprocessinformation必選不可重復容器型--全過程32處理類型disposaltype必選不可重復簡單型字符型全過程33處理者disposalactor必選不可重復簡單型字符型全過程34處理部門disposaldepartment必選不可重復簡單型字符型全過程35處理時間disposaltime必選不可重復簡單型日期時間型全過程36處理結果disposalresult必選不可重復簡單型字符型全過程電子檔案元數(shù)據(jù)與GB/T33480-2016、DA/T46-2009的對應關系見附錄C。歸檔格式要求9.1一般要求9.1.1文書類電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等特點，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉換。9.1.2文書類電子文件應能在脫離辦公自動化系統(tǒng)的情況下正常讀取與使用。9.1.3文書類電子文件應以通用格式歸檔，或在歸檔前轉換為通用格式。9.2具體要求9.2.1對于國家部委、有關部門已經(jīng)規(guī)定標準文本樣式的電子文件（如電子公文），在歸檔時應按照規(guī)定的標準樣式轉換成OFD格式保存。電子公文歸檔格式可參照GB/T39362-2020執(zhí)行。9.2.2以附件形式獲取的電子文件，如文檔、音頻、視頻等，使用符合國家標準或國際標準的文件格式保存，應按照GB/T18894-2016執(zhí)行。9.2.3以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的電子文件應將其下載并保存。9.2.4以關系數(shù)據(jù)庫形式存放，顯示時以臨時抽取組合方式形成的電子文件，應轉換成OFD格式保存。

附錄A

（資料性附錄）

協(xié)同辦公平臺文書類電子文件歸檔范圍和保管期限表協(xié)同辦公平臺文書類電子文件歸檔范圍和保管期限表見表A.1。表A.1協(xié)同辦公平臺文書類電子文件歸檔范圍和保管期限表序號功能模塊是否歸檔歸檔范圍保管

期限1收文辦理是上級、平級、下級單位的來文，包括正式文件、電報、函件、其他等種類，歸檔對象包括收文處理箋、文件正文、附件等，其具體歸檔范圍和保管期限如下：1.收文臺賬及收文情況統(tǒng)計表1.1.收文臺賬永久1.2.收文情況統(tǒng)計表永久2.公文2.1.正式文件2.1.1.上級機關的批復、批示永久2.1.2.上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料2.1.2.1.重要的永久2.1.2.2.一般的10年2.1.3.上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年2.1.4.上級機關制發(fā)的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料永久2.1.5.同級機關的來函2.1.5.1.重要業(yè)務問題的永久2.1.5.2.一般業(yè)務問題的30年2.1.6.同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年2.1.7.下級機關報送的文件材料2.1.7.1.重大事項的專題報告、請示30年2.1.7.2.年度和年度以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料10年2.2.上級通報2.2.1.重要的永久2.2.2.一般的10年2.3.會議紀要永久1收文辦理是3.電報3.1.有文號電報3.1.1.重要的永久3.1.2.一般的30年3.2.無文號電報10年4.函件4.1.有文號的函件4.1.1.重要的永久4.1.2.一般的30年4.2.沒有文號的函件10年5.本機關處理人民來信來訪的文件材料5.1.有領導重要批示和處理結果的永久5.2.其他有處理結果的30年6.對本機關有關人員的處分材料（本級黨委管理干部）6.1.受到警告（不含）以上處分的永久6.2.受到警告處分的30年7.房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料永久8.其他8.1.領導批示件永久8.2.工作情況交流30年8.3.工作簡報10年8.4.內參30年8.5.信件、倡議書、各類電話通知等10年8.6.先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料（其他單位表彰、獎勵的）8.6.1.受縣級（含）以上表彰、獎勵的永久8.6.2.受縣級以下表彰、獎勵的30年2發(fā)文辦理是以單位名義制發(fā)的各類公文，包括正式文件、電報、函件、其他等種類，歸檔對象包括發(fā)文稿紙、文件正文、附件、重要的修改稿等，具體歸檔范圍和保管期限如下：1.發(fā)文臺賬及發(fā)文情況統(tǒng)計表1.1.發(fā)文臺賬永久1.2.發(fā)文情況統(tǒng)計表永久2.本機關制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料永久3.本機關的請示3.1.重要業(yè)務問題的永久3.2.一般業(yè)務問題的30年4.本機關對同級機關、下級機關來函、請示的復函、批復等文件材料4.1.重要業(yè)務問題的永久4.2.一般業(yè)務問題的30年5.本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿永久6.機關聯(lián)合行文的文件材料6.1.本機關為主辦的6.1.1.重要業(yè)務問題的永久6.1.2.一般業(yè)務問題的30年6.2.本機關為協(xié)辦的6.2.1.重要業(yè)務問題的30年6.2.2.一般業(yè)務問題的10年7.以議事協(xié)調機構（本機關承擔日常工作）名義行文的文件材料7.1.重要業(yè)務問題的永久7.2.一般業(yè)務問題的30年8.本機關編輯、編寫的文件材料8.1.大事記、組織沿革等永久8.2.簡報、情況反映、工作信息等10年2發(fā)文辦理是9.本機關行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料9.1.行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料9.1.1.重要業(yè)務問題的永久9.1.2.一般業(yè)務問題的30年9.2.執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等9.2.1.重要業(yè)務問題的永久9.2.2.一般業(yè)務問題的30年9.3.行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料9.3.1.固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料永久9.3.2.不動產(chǎn)、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料永久9.3.3.20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料永久9.3.4.20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料30年10.行政管理工作中形成的備案文件材料10年11.行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?1.1.重要的永久11.2.一般的30年12.計劃、總結、統(tǒng)計、調研等方面的文件材料12.1.年度和年度以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料永久12.2.年度以下的計劃、總結、統(tǒng)計材料10年12.3.重要職能活動的總結、重要專題的調研材料永久12.4.一般活動的總結、一般問題的調研材料10年13.出國或出境訪問考察、參加國際性會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料13.1.簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等永久13.2.出國（境）審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄30年14.本機關其他各類職能活動中形成的業(yè)務文件材料14.1.重要業(yè)務問題的永久14.2.一般業(yè)務問題的30年3通訊錄否1.供查閱單位工作人員聯(lián)系方式的單位通訊錄\4黨政領導干部外出（請假）是1.黨政領導干部外出（請假）的臺賬、周報、年報、統(tǒng)計表30年2.區(qū)縣（市）及市直單位黨政主要負責人外出（請假）的基本信息、外出（請假）報告正文、上級批復等相關資料30年5緊急通知系統(tǒng)是1.各級黨委、政府值班室發(fā)布臨時性緊急通知短信基本信息、發(fā)送臺賬、發(fā)送監(jiān)控信息等1.1.重要的1.2.一般的永久10年6主要工作重要活動預安排是1.“五大家”每月主要工作重要活動預安排的申報表、活動安排正文、附件等30年7智慧督查是1.督查事項總臺賬、各類督查事項分臺賬、統(tǒng)計表永久2.督查事項立項材料（包括督查任務立項處理箋、督辦函、附件等）、簽收材料（簽收處理箋）、反饋材料（反饋處理箋、反饋內容正文、附件、延期申請等）2.1.重要事項的永久2.2.一般事項的30年8通知公告否1.單位內部通知會議、活動或公告相關事項的公告基本信息、公告

內容、公告附件等\9內部發(fā)文是1.內部發(fā)文臺賬及發(fā)文情況統(tǒng)計表1.1.內部發(fā)文臺賬永久1.2.內部發(fā)文情況統(tǒng)計表永久2.單位發(fā)至內設機構和歸口管理單位公文的發(fā)文稿紙、文件正文、附件等2.1.重要業(yè)務問題的永久2.2.一般業(yè)務問題的30年3.本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料3.1.機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久3.2.人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件30年3.3.人事任免文件永久4.對本機關有關人員的處分材料（單位管理人員）4.1.受到警告（不含）以上處分的永久4.2.受到警告處分的30年5.黨、團、工會工作活動中形成的文件材料5.1.工作報告、總結，換屆選舉結果永久5.2.重要專項活動的報告、總結等永久5.3.黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料永久5.4.情況反映、工作簡報10年

9內部發(fā)文是6.紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調查材料6.1.重要的永久6.2.一般的30年7.保衛(wèi)部門的安全檢查、調查記錄10年8.機關財務預算30年9.職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久10.人事考核、職稱評審工作文件材料永久11.職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根永久12.與有關單位或人員簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書及聘書等文件材料12.1.重要的永久12.2.一般的10年13.接待工作的計劃、方案13.1.重要的30年13.2.一般的10年14.機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料30年15.國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料15.1.重要的永久15.2.一般的10年16.單位內部的表彰、獎勵30年10外部發(fā)文是1.外部發(fā)文臺賬及外部發(fā)文情況統(tǒng)計表1.1.外部發(fā)文臺賬永久1.2.外部發(fā)文情況統(tǒng)計表永久2.市縣兩級黨委、政府辦公室內設機構發(fā)至平級和下級各單位辦公室公文的發(fā)文稿紙、文件正文、附件等2.1.重要業(yè)務問題的永久2.2.一般業(yè)務問題的30年11工作請示是1.單位內設機構向單位負責人請示或報告工作事項的文件材料1.1.請示報告正文30年1.2.請示報告附件30年1.3.請示報告處理箋30年12經(jīng)費請示是1.單位內設機構按照財務管理制度規(guī)定向單位負責人請示經(jīng)費開支的文件材料1.1.請示正文30年1.2.請示附件30年1.3.請示處理箋30年13出差請假是1.單位干部職工辦理公務出差或請假申請及審批的文件材料1.1.出差或請假審批單10年1.2.出差或請假附件10年14開會其他是1.單位干部職工本轄區(qū)開會或辦理其他事項申請及審批的文件材料1.1.開會或辦理其他事項審批單10年1.2.開會或辦理其他事項附件10年15租車申請是1.單位干部職工租用公務用車服務平臺車輛申請及審批的文件材料1.1.租車審批單10年1.2.租車附件10年1.3.臺賬10年16公務用車是1.單位干部職工公務用車申請及審批的文件材料1.1.公務用車審批單10年1.2.附件10年1.3.臺賬10年17公務接待是1.單位公務接待申請及審批的文件材料1.1.公務接待審批單10年1.2.統(tǒng)計表10年18加班用餐是1.單位干部職工加班用餐申請及審批的文件材料1.1.加班用餐審批單10年1.2.統(tǒng)計表10年19資產(chǎn)購置是1.單位內設機構固定資產(chǎn)購置申請及審批的文件材料1.1.固定資產(chǎn)購置申請單30年1.2.附件30年20資產(chǎn)處置是1.單位內設機構固定資產(chǎn)處置申請及審批的文件材料1.1.固定資產(chǎn)處置申請單30年1.2.附件30年21資產(chǎn)異動是1.單位內設機構固定資產(chǎn)異動或調撥申請及審批的文件材料1.1.固定資產(chǎn)異動或調撥申請單30年1.2.附件30年22黨組會議

（行政辦公會議）是1.單位內設機構和歸口管理單位黨組會議（行政辦公會議）的議題申報及會議材料、會議通知、會議議程、會議紀要等各類文件材料的正文、附件、處理箋等永久23常委會會議

（政府常務會議）是1.各級黨委常委會會議（政府常務會議）的議題申報及會議材料、會議通知、會議議程、會議紀要等各類文件材料的正文、附件、處理箋等永久24會務管理是1.本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料1.1.請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料永久1.2.大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結果，簡報，快報，圖片資料等永久1.3.重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料30年1.4.討論未通過的文件10年2.本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料2.1.公報、決議、決定、記錄、紀要、議程、領導人講話、討論通過的文件、參加人員名冊、圖片資料等永久2.2.討論未通過的文件10年3.本機關召開工作會議、專題會議的文件材料3.1.請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等永久3.2.典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、圖片資料等30年24會務管理是4.機關聯(lián)合召開會議的文件材料4.1.本機關為主辦的4.1.1.請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等永久4.1.2.典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報等30年4.2.本機關為協(xié)辦的4.2.1.請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等30年4.2.2.典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、圖片資料等10年5.本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料5.1.請示、批復、主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計等永久5.2.代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道、圖片資料等30年5.3.委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排10年6.上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件材料6.1.重要的永久6.2.一般的30年6.3.本地區(qū)、本機關工作匯報材料30年25內參

（政研內參）是1.市委辦綜調一室、市委政研室發(fā)布涉及本市經(jīng)濟社會發(fā)展，供領導參考和各單位相互交流的內部參考的正文和處理箋，包括原版本和各領導批示版本永久26涉常輿情是1.市委網(wǎng)信辦發(fā)布各類涉及常德的輿情信息，包括原版本和各領導批示版本1.1.重要的永久1.2.一般的30年27常德要情

（信息快報）是1.市委辦、市政府辦發(fā)布的全市政治經(jīng)濟社會發(fā)展有關重要情況的正文和處理箋，包括原版本和各領導批示版本永久28督查通報是1.市縣兩級黨委、政府督查室上報或下發(fā)各類重大督查事項辦理情況的報告或通報的正文、附件、處理箋等，包括原版本和各領導批示版本永久29防汛抗旱是1.市縣兩級防汛抗旱指揮部發(fā)布汛情、雨情、旱情、災情、氣象等涉及防汛抗旱工作的各類信息的正文、附件和處理箋等，包括原版本和各領導批示版本永久30省政府政務要情與交流是1.傳送省政府辦公廳編發(fā)的“政務要情與工作交流”，包括原版本和各領導批示版本永久31日程安排否1.全市各級各單位工作人員的工作計劃安排記錄\32大事記是1.市、縣兩級黨委、政府值班室記錄黨委、政府每月重大事項的正文和處理箋永久33報刊征訂否1.全市各級各單位領導、機關、干部報刊征訂信息收集、匯總表\34即時通訊否1.全市各級各單位工作人員即時文字交流或信息傳遞等\35領導工作日志是1.市縣兩級黨委、政府領導每日工作內容的記錄，以周為周期歸檔30年36考勤管理否1.全市各級各單位干部職工工作日上班考勤情況匯總表\37干部信息管理是1.本單位全體干部職工信息一覽表、公務員花名冊、事業(yè)編花名冊、離退休人員情況一覽表等，以年為周期歸檔永久38我的傳閱否1.全市各級各單位內部或與其他單位文件資料的相互傳遞\39共享云盤否1.全市各級各單位內部資料信息的共享\40生日提醒否1.全市各級各單位干部職工生日提醒與祝福\41在線人數(shù)否1.全市和本單位協(xié)同辦公平臺實時在線人數(shù)記錄\42方案管理是1.方案管理臺賬永久2.主要領導出席各類會議和活動、調研考察、重賓接待等方案2.1.調研考察方案的處理箋、方案正文和附件等永久2.2.重賓接待方案的處理箋、方案正文和附件等永久2.3.會議活動方案的處理箋、方案正文和附件等永久2.4.工作預安排的處理箋、方案正文和附件等10年43道閘管理否1.臨時進入單位院落車輛的預約登記資料\44訂餐管理否1.全市各級各單位干部職工工作日午餐申報資料\45全市功能

運行情況

統(tǒng)計報表否1.全市各級各單位協(xié)同辦公平臺功能模塊運行情況資料\46會議室申報否1.全市各級各單位會議室申報、審批和使用管理資料\47檔案單套制否1.通過協(xié)同辦公平臺辦理公