秘書協調工作的技巧TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR現代文秘專業教學資源庫案例年輕的張秘書剛到公司A部門不久，有一次到公司的B部門去協調工作，沒有很好地完成任務，他非常生氣。吃午飯的時候，他就在飯桌上向自己部門的同事抱怨說:“B部門真是的，明明公司有規定，部門之間應當相互協助，B部門口里說支持A部門的工作，卻不肯讓他們的技術員過來幫我們忙完這一段時間。我非要到經理那里告他們一狀不可。”我們的工作近來進度比較緊，想請B部門的技術人員幫忙，B部門也很想幫忙，而且公司也有相關的規定，但是，他們部門也有自己的難處，不知道經理能不能想想辦法。“明”與“暗”“冷”與“熱”“硬”與“軟”“明”協調是指利用會議形式或者其他公開場合進行對話，將問題擺到明處，當面協商，以達到預期目的的協調手段。““暗”協調是指利用非正式場合進行協調。對矛盾比較尖銳復雜、不宜公開協調的問題，秘書人員應采取“暗”協調，暗中周旋，待條件成熟時再轉入“明”協調。“明”協調和“暗”協調在協調工作中，“明”和“暗”兩種協調方法是緊密配合使用的。當“明”協調遇到障礙時，可暫時轉入“暗”協調，待條件成熟時再轉入“明”協調。“冷”協調是指運用“冷處理”的辦法解決矛盾。“冷”協調和“熱”協調其特點是避其鋒芒、以柔克剛、后發制人，從而實現協調的目的。選用“冷”協調的方法時，秘書應等對方情緒穩定、頭腦冷靜以后再進行協調，這時往往能夠事半功倍。“熱”協調是指用“熱加工”的方法解決矛盾，達到協調的目的。這種方法適用于人際關系的協調。“熱”協調應掌握“火候”,趁熱打鐵，雷厲風行。在協調工作中，“硬”協調和“軟”協調往往配合使用。“硬”協調和“軟”協調“硬”協調是指運用規章制度或上司的命令協調，規范各方面的行為，使各方面步調一致。其特點是具有強制性。“軟”協調指的是以理服人，利用協商處理的方法，勸服各方面從大局出發，以團結為主，統一行動。在實際工作中，針對一些比較復雜的情況，也可采用“軟”協調與“硬”協調一同實施的方法處理。在協調工作時，秘書應該怎樣“上傳下達”？不論是“上傳”還是“下達”都要忠實、準確、客觀、全面。是不是原封不動地傳達就叫忠實了呢？秘書在工作中傳達領導的意見時，要學會變通處理，既要準確地傳達領導的意見，又不至于加深誤解、激化矛盾，這就是所謂的“過濾術”。秘書要忠實地傳達指示，準確地匯報情況，不能隨意加進自己的意見，任意地發揮、解釋甚至曲解領導的意見。有時候是需要“掐頭去尾”或者變換方式的“過濾”，原封不動地“上傳下達”，反而會造成不良效果。在協調工作時，秘書應該怎樣“上傳下達”？傳達領導對下級的批評很多時候領導批評下級是恰如其分的，但有時候也會由于種種原因而造成批評失當。秘書就應該做一點調查研究，了解情況，然后淡化領導批評時的情緒化色彩。傳達領導對另一位領導的評論領導有時候會在秘書面前議論另一位領導，遇到這種情況，秘書不要隨聲附和，更不要“堅決地站在領導一邊”。確須將領導的意見轉達給另一位領導時，必須進行適當的“過濾”，有選擇性地傳達，不必也不能過細地陳述具體意見，更不能添油加醋、大加渲染。在協調工作時，秘書應該怎樣“上傳下達”？向領導匯報下屬的意見下屬的意見，特別是對領導的批評性和對工作建議性的意見，只要是善意的，都要及時地向領導反映，讓領導掌握情況，適時調整工作對策，改變工作作風。需要秘書加以過濾的情況很多，關鍵在于靈活掌握、小心翼翼，絕不能當只是“學學舌”的傳聲簡。端正角色勇于自省當