公司樣品出庫管理制度一、總則（一）目的為加強公司樣品出庫管理，規范樣品出庫流程，確保樣品的安全、準確、及時出庫，滿足公司業務需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有樣品的出庫管理，包括但不限于產品研發、市場推廣、客戶展示等用途的樣品。（三）基本原則1.準確性原則：確保出庫樣品的名稱、規格、數量、型號等信息準確無誤，與相關申請或訂單要求一致。2.及時性原則：根據業務需求，及時安排樣品出庫，提高工作效率，滿足客戶或內部使用部門的時間要求。3.安全性原則：在樣品出庫過程中，采取必要的防護措施，確保樣品不受損壞、丟失或變質，保證樣品質量。4.責任明確原則：明確各環節的責任人員，做到責任到人，便于追溯和管理。二、樣品出庫申請（一）申請部門及職責1.產品研發部門因產品研發需要領用樣品時，由研發項目負責人填寫樣品出庫申請表。申請表應詳細注明研發項目名稱、所需樣品的名稱、規格、數量、用途及預計歸還時間（如有）等信息。對樣品的技術要求和質量標準進行明確說明，確保出庫的樣品符合研發工作的實際需求。2.市場推廣部門為進行市場推廣活動，如參加展會、舉辦產品推介會等領用樣品時，市場推廣人員需填寫樣品出庫申請表。申請表應包括推廣活動名稱、時間、地點、所需樣品的名稱、規格、數量及預計使用方式等內容。說明樣品在推廣活動中的展示方式、發放對象等情況，以便合理安排樣品的出庫數量和種類。3.客戶服務部門因客戶需求，如客戶參觀公司、了解產品性能等需要提供樣品時，客戶服務人員應填寫樣品出庫申請表。申請表要注明客戶名稱、聯系方式、所需樣品的名稱、規格、數量及提供樣品的目的等信息。與客戶溝通確認樣品的相關要求，確保提供的樣品能夠滿足客戶的期望，維護公司與客戶的良好關系。（二）申請流程1.申請部門的相關人員根據業務需求填寫樣品出庫申請表，確保信息完整、準確。2.將填寫好的申請表提交給部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核申請表中的各項內容，包括樣品用途的合理性、數量的準確性等。對于不符合要求的申請表，應退回申請人員并說明原因，要求其修改完善后重新提交。3.經部門負責人審核通過后，申請表流轉至倉庫管理部門。倉庫管理部門收到申請表后，應根據庫存情況對能否及時提供所需樣品進行初步評估。三、樣品庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對樣品進行盤點，確保庫存數量與系統記錄一致。盤點周期可根據公司實際情況設定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，平時可進行不定期抽查盤點。2.在盤點過程中，倉庫管理人員應認真核對樣品的名稱、規格、數量、型號等信息，如實記錄盤點結果。對于盤盈、盤虧的情況，要詳細記錄差異原因，并及時上報相關部門。3.根據盤點結果編制盤點報告，報告內容應包括盤點時間、范圍、實際庫存數量、賬實差異情況及差異原因分析等。盤點報告經倉庫管理部門負責人審核簽字后，提交給財務部門和公司管理層。（二）庫存預警1.倉庫管理部門應根據樣品的歷史出庫數據、銷售預測等因素，設定合理的庫存預警指標。當庫存數量低于或高于預警值時，系統自動發出預警信息。2.對于庫存低于預警值的樣品，倉庫管理人員應及時通知采購部門或相關生產部門，以便及時安排補貨，避免因庫存不足影響業務開展。對于庫存高于預警值的樣品，應分析原因，采取適當措施，如調整銷售策略、優化生產計劃等，以減少庫存積壓。四、樣品出庫審批（一）審批流程1.倉庫管理部門收到經申請部門負責人審核通過的樣品出庫申請表后，首先對庫存情況進行核對。若庫存充足，能夠滿足出庫需求，則將申請表提交給倉庫主管進行審批。2.倉庫主管應審核申請表的完整性、準確性以及樣品出庫的必要性和合理性。審核通過后，在申請表上簽字批準，并將申請表流轉至財務部門。3.財務部門對申請表進行審核，主要檢查申請部門是否有未結清的相關費用或欠款。若存在未結清情況，財務部門應在申請表上注明，并要求申請部門先結清費用后再進行樣品出庫審批。如申請部門費用結清，財務部門在申請表上簽字確認。4.申請表經財務部門審核通過后，流轉至公司分管領導處進行最終審批。公司分管領導根據公司整體業務情況、資源配置等因素，對樣品出庫申請進行全面評估，做出審批決定。審批通過后，申請表返回倉庫管理部門，作為樣品出庫的依據。（二）特殊情況審批對于一些緊急或特殊情況下的樣品出庫申請，如客戶臨時急需樣品、重大項目投標急需樣品等，可適當簡化審批流程，但必須經過相關領導的特批。申請部門應在申請表上注明緊急或特殊情況的原因，并提交相關證明材料（如客戶緊急需求的郵件、項目投標文件等）。倉庫管理部門在收到特批后的申請表后，應立即安排樣品出庫，確保業務不受影響。同時，事后應及時補齊相關審批手續，并將情況向公司管理層匯報。五、樣品出庫操作（一）出庫準備1.倉庫管理人員根據審批通過的樣品出庫申請表，提前做好樣品的準備工作。包括從庫存中挑選出符合要求的樣品，核對樣品的名稱、規格、數量等信息，確保與申請表一致。2.對準備出庫的樣品進行必要的包裝和防護，防止在運輸過程中受到損壞。對于易碎、易損、易變質的樣品，應采取特殊的包裝措施，如使用泡沫、氣墊、干燥劑等進行防護。3.根據樣品的數量和體積，合理安排運輸工具或容器。對于數量較少、體積較小的樣品，可采用專門的樣品箱進行包裝；對于數量較多、體積較大的樣品，可安排專門的車輛進行運輸。（二）出庫交接1.倉庫管理人員與領用人員在倉庫現場進行樣品交接。交接時，雙方應仔細核對樣品的名稱、規格、數量、型號等信息，確保準確無誤。同時，對樣品的外觀、質量等進行檢查，如有問題應及時記錄并協商解決。2.領用人員在確認樣品無誤后，在樣品出庫登記表上簽字確認。登記表應詳細記錄樣品的出庫日期、名稱、規格、數量、領用部門、領用人員等信息，作為樣品出庫的原始記錄。3.倉庫管理人員將樣品交付給領用人員，并協助其將樣品搬運至指定的運輸工具或存放地點。對于需要運輸的樣品，倉庫管理人員應與運輸人員辦理交接手續，確保樣品安全運輸。（三）運輸要求1.根據樣品的性質和運輸距離，選擇合適的運輸方式。對于一些緊急且價值較高的樣品，可優先選擇快遞或專車運輸，以確保樣品能夠快速、安全送達目的地。對于一般樣品，可根據成本和時間要求選擇合適的物流方式。2.在運輸過程中，要采取必要的防護措施，確保樣品不受損壞。如對樣品進行固定、防震、防潮等處理，避免樣品在運輸途中因顛簸、碰撞、受潮等原因導致質量問題。3.對于需要特殊運輸條件的樣品，如易燃易爆樣品、有毒有害樣品等，必須按照國家相關法律法規和運輸規定進行運輸，并辦理相應的運輸手續。運輸人員應具備相應的資質和技能，確保運輸安全。六、樣品歸還管理（一）歸還期限1.對于有預計歸還時間的樣品出庫申請，領用人員應在規定的歸還期限內將樣品歸還至倉庫。歸還期限應在樣品出庫申請表中明確注明，一般根據樣品的用途和價值等因素確定，最長不超過[X]個工作日。2.如因特殊原因需要延長歸還期限，領用人員應提前向倉庫管理部門提出書面申請，說明延長歸還期限的原因及預計歸還時間。申請經倉庫管理部門負責人和公司分管領導批準后，方可延長歸還期限。（二）歸還驗收1.領用人員歸還樣品時，倉庫管理人員應按照樣品出庫時的標準進行驗收。驗收內容包括樣品的名稱、規格、數量、型號、外觀、質量等方面。2.如發現歸還的樣品存在損壞、丟失、變質等情況，倉庫管理人員應及時與領用人員溝通，查明原因，并根據相關規定進行處理。對于因領用人員保管不善導致樣品損壞或丟失的，領用人員應承擔相應的賠償責任；對于因不可抗力等原因導致樣品損壞的，應根據實際情況協商解決。3.驗收合格后，倉庫管理人員在樣品歸還登記表上簽字確認，并將樣品重新入庫。歸還登記表應詳細記錄樣品的歸還日期、名稱、規格、數量、領用部門、領用人員等信息，與樣品出庫登記表形成對應記錄，便于追溯和管理。七、樣品報廢管理（一）報廢原因1.樣品因使用期限到期、質量問題無法修復、技術更新換代等原因不再具有使用價值時，可申請報廢處理。2.對于因質量問題導致報廢的樣品，相關部門應進行詳細的質量分析，查明原因，采取相應的改進措施，防止類似問題再次發生。（二）報廢申請與審批1.由樣品的使用部門或保管部門填寫樣品報廢申請表，申請表應注明樣品的名稱、規格、數量、型號、購置時間、報廢原因等信息。2.將申請表提交給部門負責人進行審核，部門負責人應核實報廢原因的真實性和合理性。審核通過后，申請表流轉至質量部門。3.質量部門對申請報廢的樣品進行質量鑒定，確認是否符合報廢條件。如符合報廢條件，質量部門在申請表上簽字蓋章，并將申請表提交給財務部門。4.財務部門對申請表進行審核，主要檢查樣品的賬面價值及相關財務處理情況。審核通過后，申請表流轉至公司分管領導處進行最終審批。公司分管領導審批通過后，樣品報廢申請生效。（三）報廢處理1.經批準報廢的樣品，倉庫管理部門應及時進行清理，并做好記錄。記錄內容包括樣品的名稱、規格、數量、報廢日期、報廢處理方式等。2.對于一些有回收價值的報廢樣品，如廢舊金屬、電子元件等，可按照公司相關規定進行回收處理，回收所得款項應及時入賬。對于無回收價值的報廢樣品，可根據環保要求進行妥善處理，如委托專業的廢棄物處理公司進行銷毀等，確保不對環境造成污染。八、監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，成員包括倉庫管理部門、財務部門、審計部門等相關人員。監督小組定期對樣品出庫管理情況進行檢查和監督，確保制度的執行到位。2.監督小組檢查的內容包括樣品出庫申請的審批流程是否規范、庫存管理是否準確、樣品出庫操作是否符合要求、樣品歸還和報廢管理是否及時等方面。對于檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.建立樣品出庫管理考核制度，對涉及樣品出庫管理的相關部門和人員進行考核。考核指標包括樣品出庫申請的準確性、及時性，庫存管理的準確性，樣品出庫操作的規范性，樣品歸還和報廢管理的執行情況等。2.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結合的方式。定期考核每季度進行一次，根據考核指標對各部門和人員進行評分；不定期抽查根據實際工作需要隨時進行，對發現的問題及時