公司證照管理管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規(guī)范證照的申請、保管、使用、年檢、變更及注銷等行為，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的各類證照管理。（三）定義1.公司證照：指公司在經(jīng)營活動中依法取得的各類許可證、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證件。2.保管責任人：指負責具體保管公司證照的人員，一般為公司行政部門指定人員。二、證照的分類及歸口管理部門（一）分類1.經(jīng)營資質(zhì)類：如營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等。2.行業(yè)準入類：如建筑企業(yè)資質(zhì)證書、道路運輸經(jīng)營許可證等。3.稅務相關類：如稅務登記證、發(fā)票領購簿等。4.其他類：如組織機構代碼證、社保登記證等。（二）歸口管理部門1.經(jīng)營資質(zhì)類、行業(yè)準入類證照：由公司業(yè)務相關部門負責申請、辦理及后續(xù)維護，并定期提交行政部門備案。2.稅務相關類證照：由公司財務部門負責管理，確保稅務合規(guī)及證照的按時年檢等。3.其他類證照：由公司行政部門統(tǒng)一負責申請、保管及相關事宜。三、證照的申請與辦理（一）申請流程1.業(yè)務需求部門根據(jù)公司業(yè)務開展需要，填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、申請依據(jù)等信息，并提交相關證明材料。2.《證照申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至歸口管理部門。3.歸口管理部門對申請材料進行初審，核實材料的完整性和真實性，如材料不符合要求，退回業(yè)務需求部門補充完善。4.初審通過后，歸口管理部門將申請材料及初審意見提交至公司分管領導審批。5.分管領導審批通過后，由歸口管理部門安排專人負責向相關政府部門提交申請，并跟蹤辦理進度。（二）辦理要求1.辦理證照的人員應熟悉相關法律法規(guī)和辦理流程，確保申請材料真實、準確、完整。2.積極與政府部門溝通協(xié)調(diào)，及時了解辦理進展情況，如遇問題及時向公司匯報并尋求解決方案。3.按照政府部門要求的時間節(jié)點完成證照辦理工作，避免因延誤導致證照失效或影響公司業(yè)務開展。四、證照的保管（一）保管方式1.證照原件應存放在公司專門的證照保管柜中，保管柜應具備防火、防盜、防潮等功能。2.對于重要證照或使用頻率較高的證照，可根據(jù)實際情況制作復印件或電子掃描件備用，但原件必須妥善保管。（二）保管責任人職責1.負責證照的日常保管工作，確保證照存放安全、有序，易于查找。2.建立《公司證照保管臺賬》，詳細記錄證照名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期、保管狀態(tài)等信息，并定期更新。3.對證照的借閱、使用等情況進行登記，確保證照使用記錄可追溯。4.定期檢查證照的保管情況，如發(fā)現(xiàn)證照損壞、遺失等情況，應及時向部門負責人報告，并采取相應措施。（三）證照存放要求1.不同類型的證照應分類存放，便于區(qū)分和管理。2.證照應按照有效期先后順序排列，確保先到期的證照優(yōu)先得到處理。3.對于有正、副本之分的證照，應將正、副本一同存放，并在臺賬中注明。五、證照的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部因業(yè)務開展需要，如簽訂合同、參加招投標、辦理稅務事項等，可使用公司證照。2.外部單位因合作需要，經(jīng)公司領導批準后，可借閱公司相關證照。（二）使用流程1.公司內(nèi)部使用使用部門填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息。《證照使用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至歸口管理部門。歸口管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，核實使用需求的合理性，如同意使用，在《公司證照保管臺賬》中記錄使用情況，并將證照原件交予使用部門。使用部門應在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還證照，歸還時需確保證照完好無損。2.外部單位借閱外部單位提出借閱申請，填寫《外部單位證照借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等信息，并提交相關證明材料。申請經(jīng)公司業(yè)務相關部門負責人審核后，提交至公司分管領導審批。分管領導審批通過后，歸口管理部門與外部單位簽訂《證照借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括借閱期限、歸還時間、保密責任等。歸口管理部門按照協(xié)議要求，將證照原件交予外部單位指定人員，并在《公司證照保管臺賬》中記錄借閱情況。外部單位應在借閱期限屆滿前歸還證照，歸還時歸口管理部門應認真核對證照的完整性和準確性。（三）使用要求1.證照使用人應妥善保管證照，不得擅自涂改、轉借、抵押或用于其他非規(guī)定用途。2.使用完畢后，應及時將證照歸還保管責任人，如因特殊情況需要延長使用期限，應提前辦理續(xù)用手續(xù)。3.涉及公司重要業(yè)務或?qū)ν馓峁┲匾C明的證照使用，應經(jīng)過公司高層領導審批。六、證照的年檢與變更（一）年檢1.歸口管理部門應提前梳理各類證照的年檢時間要求，制定《證照年檢計劃》，并通知相關業(yè)務部門準備年檢材料。2.業(yè)務部門按照年檢要求，收集、整理相關材料，如財務報表、經(jīng)營業(yè)績數(shù)據(jù)、人員資質(zhì)證明等，并提交至歸口管理部門。3.歸口管理部門對年檢材料進行審核，確保材料符合要求后，安排專人負責向相關政府部門提交年檢申請，并跟蹤年檢結果。4.如年檢通過，及時更新《公司證照保管臺賬》中的相關信息；如年檢不通過，應分析原因，采取有效措施進行整改，重新提交年檢申請，直至通過年檢。（二）變更1.當公司發(fā)生名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊資本等變更事項時，歸口管理部門應及時根據(jù)變更情況，準備相關材料向政府部門申請證照變更。2.變更申請材料包括公司股東會決議、章程修正案、營業(yè)執(zhí)照副本原件等（具體要求根據(jù)不同證照而定）。3.按照證照變更的辦理流程，依次提交申請、審核、審批等環(huán)節(jié)，確保變更手續(xù)順利完成。4.變更完成后，及時更新《公司證照保管臺賬》及相關證照原件內(nèi)容，并將變更后的證照復印件分發(fā)給相關部門存檔。七、證照的注銷（一）注銷情形1.公司經(jīng)營業(yè)務終止，不再需要相關證照。2.證照有效期屆滿未延續(xù)，且公司不再從事相關業(yè)務。3.因公司合并、分立、破產(chǎn)等原因需要注銷證照。（二）注銷流程1.歸口管理部門根據(jù)公司實際情況，確定需要注銷的證照清單，并填寫《證照注銷申請表》。2.《證照注銷申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司分管領導審批。3.分管領導審批通過后，由歸口管理部門安排專人負責向相關政府部門提交注銷申請，并按照要求提交相關證明材料，如公司終止經(jīng)營的證明文件、清算報告等。4.跟蹤注銷辦理進度，確保證照注銷手續(xù)順利完成。注銷完成后，在《公司證照保管臺賬》中注明注銷情況，并將注銷的證照原件妥善保管或按規(guī)定銷毀。八、證照的遺失與補辦（一）遺失報告1.如發(fā)現(xiàn)公司證照遺失，保管責任人應立即向部門負責人報告，并填寫《證照遺失報告表》。2.《證照遺失報告表》應詳細說明遺失證照的名稱、編號、頒發(fā)日期、遺失時間及可能遺失的地點等信息。（二）補辦流程1.部門負責人接到報告后，應及時向公司分管領導匯報，并根據(jù)領導指示啟動補辦程序。2.歸口管理部門根據(jù)遺失證照的類型和相關規(guī)定，準備補辦所需的材料，如登報聲明、申請書、身份證明等。3.按照證照申請與辦理流程，提交補辦申請，跟蹤辦理進度，直至補辦的證照領取并妥善保管。4.對證照遺失事件進行調(diào)查，分析原因，如因保管責任人疏忽導致遺失，應追究其相應責任。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門定期對證照管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括證照保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、年檢及變更手續(xù)是否及時辦理等。2.審計部門不定期對證照管理進行審計，重點審查證照管理的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況、費用支出的合理性等。（二）外部監(jiān)督積極配合政府部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供公司證照相關信息，確保公司證照管理符合法律法規(guī)要求。十、罰則（一）對證照保管責任人的處罰1.因保管不善導致證照損壞、遺失的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰；如造成公司經(jīng)濟損失的，應承擔相應賠償責任。2.擅自涂改、轉借、抵押或違規(guī)使用證照的，給予辭退處理，并追究其法律責任。（二）對證照使用部門及