合同資料歸檔管理制度總則一、目的為規范公司合同資料的歸檔管理，確保合同的安全、完整、準確和可追溯性，提高合同管理效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各分公司在經營活動中形成的各類合同資料的歸檔管理。三、管理原則1.統一管理原則：公司合同資料的歸檔管理實行統一領導、分級負責的原則，由公司綜合管理部負責統籌規劃和指導監督，各部門、各分公司具體負責本部門、本單位合同資料的收集、整理和歸檔工作。2.安全保密原則：合同資料涉及公司的商業秘密和法律權益，應嚴格遵守保密規定，采取必要的安全措施，確保合同資料的安全。3.及時歸檔原則：合同簽訂后，應及時將合同資料進行歸檔，不得拖延或遺漏。4.規范整理原則：合同資料的歸檔應按照規定的格式和要求進行整理，確保資料的完整性和準確性。四、管理機構及職責1.綜合管理部（1）負責制定公司合同資料歸檔管理制度，并監督執行。（2）負責公司合同資料的統一歸檔管理，建立合同資料檔案庫，對合同資料進行分類、編號、登記和保管。（3）負責對各部門、各分公司合同資料歸檔工作進行指導、監督和檢查，及時發現和解決問題。（4）負責合同資料的借閱、復制和銷毀等管理工作，嚴格遵守保密規定。2.各部門、各分公司（1）負責本部門、本單位合同資料的收集、整理和歸檔工作，確保合同資料的完整、準確和及時歸檔。（2）指定專人負責合同資料的管理工作，明確職責和權限。（3）按照規定的格式和要求，將合同資料整理成冊，并及時移交綜合管理部歸檔。（4）配合綜合管理部對合同資料歸檔工作進行的指導、監督和檢查，提供必要的協助和支持。合同資料的收集與整理一、合同資料的收集1.合同簽訂前，相關部門應收集合同對方的營業執照、法定代表人身份證明、資質證書等相關資料，并進行核對和留存。2.合同簽訂后，應及時收集合同文本、補充協議、變更協議、驗收報告、發票等相關資料，并進行核對和整理。3.對于重要合同或涉及重大事項的合同，還應收集相關的決策文件、會議紀要、談判記錄等資料，并進行留存。二、合同資料的整理1.合同資料的整理應按照合同的類別、編號、簽訂時間等進行分類整理，確保合同資料的有序性和可檢索性。2.合同文本應作為合同資料的核心內容，應按照合同的條款順序進行整理，并將重要條款進行標注和說明。3.補充協議、變更協議等應與原合同文本一并整理，并注明協議的簽訂時間和主要內容。4.驗收報告、發票等應與合同文本進行關聯，并注明驗收時間、發票金額等相關信息。5.對于重要合同或涉及重大事項的合同，還應整理相關的決策文件、會議紀要、談判記錄等資料，并注明文件的編號、時間和主要內容。合同資料的歸檔一、歸檔時間1.合同簽訂后，應在10個工作日內將合同資料移交綜合管理部歸檔。2.對于重要合同或涉及重大事項的合同，應在合同簽訂后及時移交綜合管理部歸檔，并在3個工作日內完成歸檔手續。二、歸檔要求1.合同資料應按照規定的格式和要求進行歸檔，確保資料的完整性和準確性。2.合同資料應使用檔案專用紙張進行裝訂，并在封面注明合同編號、合同名稱、簽訂時間、對方單位等相關信息。3.合同資料應按照年度進行分類歸檔，并建立檔案目錄，便于查閱和管理。4.對于電子合同資料，應將合同文本、補充協議、變更協議等相關資料進行掃描或拍照，并存儲在電子檔案系統中，同時打印紙質檔案進行歸檔。三、歸檔流程1.合同簽訂后，由合同承辦部門或人員將合同資料整理成冊，并填寫《合同資料歸檔登記表》（見附件1），經部門負責人審核簽字后，移交綜合管理部。2.綜合管理部收到合同資料后，應進行核對和驗收，確保資料的完整性和準確性。如發現資料不完整或不符合要求，應及時通知合同承辦部門或人員進行補充或整改。3.綜合管理部對驗收合格的合同資料進行編號、登記，并建立檔案目錄，將合同資料存入檔案庫進行保管。4.綜合管理部應定期對合同資料進行清理和整理，及時剔除過期或無用的合同資料，并按照規定進行銷毀或移交相關部門處理。合同資料的保管與利用一、保管條件1.合同資料應存放在安全、干燥、通風的檔案庫房中，避免陽光直射和潮濕、霉變等情況。2.檔案庫房應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等安全設施，確保合同資料的安全。3.檔案庫房應建立嚴格的管理制度，嚴禁無關人員進入檔案庫房，防止合同資料的丟失或損壞。二、保管期限1.合同資料的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體保管期限根據合同的性質、重要程度等因素確定。2.對于永久保管的合同資料，應長期保存，不得銷毀；對于長期保管的合同資料，應保存10年以上；對于短期保管的合同資料，應保存3年以上。三、利用規定1.公司內部人員需要查閱合同資料時，應填寫《合同資料借閱登記表》（見附件2），經部門負責人審核簽字后，到綜合管理部辦理借閱手續。2.綜合管理部應嚴格按照借閱規定辦理借閱手續，對借閱的合同資料進行登記和備案，并在規定的時間內收回。3.借閱的合同資料不得轉借、涂改、損壞或丟失，如有違反，應追究借閱人的責任。4.公司外部人員需要查閱合同資料時，應出具相關證明文件，并經公司領導批準后，到綜合管理部辦理查閱手續。綜合管理部應嚴格按照規定辦理查閱手續，對查閱的合同資料進行登記和備案，并在規定的時間內收回。合同資料的銷毀一、銷毀條件1.合同資料保管期限屆滿，且無繼續保存價值的。2.因公司改制、重組、撤銷等原因，需要銷毀合同資料的。二、銷毀程序1.合同資料保管部門應將需要銷毀的合同資料列出清單，并注明銷毀原因、銷毀時間等相關信息，經部門負責人審核簽字后，報綜合管理部審批。2.綜合管理部收到銷毀申請后，應組織相關人員進行審核，確認合同資料符合銷毀條件后，報公司領導批準。3.公司領導批準后，綜合管理部應組織相關人員對需要銷毀的合同資料進行銷毀，并在銷毀現場進行監督和記錄。4.銷毀完畢后，綜合管理部應將銷毀清單和銷毀記