南京大學證照管理制度總則目的為加強南京大學各類證照的規范化管理，確保證照的妥善保管、有效使用，保障學校各項工作的正常開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于南京大學各部門、各單位涉及的各類證照，包括但不限于辦學許可證、法人證書、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、榮譽證書、專業技術資格證書等。管理原則1.依法依規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，規范證照管理工作。2.專人負責原則：明確專人負責證照的保管、使用、年審、換證等工作，確保責任落實到人。3.安全保密原則：采取有效措施確保證照的安全，防止遺失、損壞和泄露。4.高效便捷原則：在確保安全規范的前提下，提高證照使用效率，為學校工作提供便利。證照分類與登記證照分類1.辦學類證照：如辦學許可證等，是學校合法辦學的重要憑證。2.機構類證照：包括法人證書、組織機構代碼證等，用于證明學校的機構身份和合法性。3.資質類證照：如各類行業資質證書、認證證書等，體現學校在相關領域的專業能力和資質水平。4.榮譽類證照：涵蓋學校獲得的各級各類榮譽稱號證書，是學校綜合實力和社會聲譽的體現。5.專業技術類證照：指教職工個人持有的專業技術資格證書等，與個人職業發展和學校師資隊伍建設相關。證照登記1.設立《南京大學證照管理臺賬》，對每類證照進行詳細登記。登記內容包括證照名稱、頒發部門、頒發日期、有效期、編號、保管人等信息。2.新取得的證照應在5個工作日內完成登記，并將相關信息錄入臺賬。3.證照信息如有變更，如有效期延長、證書內容更正等，保管人應及時更新臺賬記錄。證照保管保管方式1.設立專門的證照保管室，配備必要的安全設施，如保險柜、防火防盜設備等，確保證照存放安全。2.對于重要且不常用的證照，應存放在保險柜中；常用證照可在確保安全的前提下，妥善放置在保管室內的文件柜中。3.電子證照應進行備份，并存儲在安全的服務器或存儲設備上，同時設置訪問權限，防止數據丟失或泄露。保管責任1.明確證照保管責任人，保管責任人應具備高度的責任心和保密意識。2.保管責任人負責證照的日常保管、檢查、維護等工作，定期對證照進行清查核對，確保證照數量準確、狀態良好。3.如因保管不善導致證照遺失、損壞，保管責任人應承擔相應責任，并及時采取補救措施。保管環境要求1.保管室應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度適宜，防止證照受潮、發霉、變形等。2.避免將證照與易燃、易爆、腐蝕性物品存放在一起，防止損壞證照。證照使用使用流程1.申請：校內各部門、各單位因工作需要使用證照時，應填寫《南京大學證照使用申請表》，詳細說明使用事由、使用期限、歸還時間等信息，并經部門負責人簽字審批。2.審核：申請表提交至證照管理部門，由專人進行審核。審核內容包括申請事由的合理性、使用期限的合規性等。審核通過后，在申請表上簽字確認。3.領取：申請人憑審核通過的申請表到證照保管責任人處領取證照。領取時，雙方應辦理交接手續，在《南京大學證照使用登記表》上記錄領取時間、證照名稱、編號等信息，并簽字確認。4.歸還：使用完畢后，申請人應及時將證照歸還保管責任人。歸還時，保管責任人應仔細核對證照的完整性和準確性，確認無誤后在登記表上記錄歸還時間，并簽字確認。使用限制1.證照僅限在學校規定的業務范圍內使用，不得轉借、出租、涂改或用于其他非法目的。2.如需復印或掃描證照，應經證照管理部門同意，并在復印件或掃描件上注明“僅供[具體使用用途]使用”字樣。證照年審與換證年審管理1.證照管理部門應提前了解各類證照的年審要求和時間節點，制定年審計劃。2.對于需要年審的證照，保管責任人應在規定時間內準備好相關年審材料，并提交至證照管理部門。3.證照管理部門負責組織年審材料的審核、報送等工作，確保年審工作順利完成。如因特殊原因未能按時完成年審，應及時向相關部門說明情況，并申請延期年審。換證管理1.當證照有效期屆滿需要換證時，證照管理部門應提前通知相關部門和責任人。2.責任人按照換證要求準備好所需材料，提交至證照管理部門。3.證照管理部門負責審核換證材料，并統一辦理換證手續。換證過程中如遇問題，應及時與頒發部門溝通協調，確保換證工作順利進行。證照遺失與補辦遺失報告1.如發現證照遺失，保管責任人應立即向所在部門和證照管理部門報告，并提交《南京大學證照遺失報告表》。2.報告內容應包括證照名稱、編號、頒發時間、遺失時間、可能遺失的地點等詳細信息。掛失聲明1.根據證照性質和相關規定，在學校官網、校內公告欄等顯著位置發布掛失聲明，同時向頒發部門掛失。2.掛失聲明應注明證照的詳細信息和掛失時間，防止他人冒用。補辦流程1.遺失報告經部門負責人和證照管理部門審批通過后，由責任人按照頒發部門要求準備補辦材料。2.補辦材料提交至證照管理部門審核后，由證照管理部門統一辦理補辦手續。3.補辦完成后，及時更新證照管理臺賬記錄，并將新證照妥善保管。監督與檢查內部監督1.學校設立證照管理監督小組，定期對證照管理工作進行檢查。檢查內容包括證照保管情況、使用流程執行情況、年審換證工作落實情況等。2.監督小組可通過查閱臺賬、實地查看、訪談相關人員等方式進行檢查，并形成檢查報告。對于檢查中發現的問題，及時提出整改意見，責令相關部門和責任人限期整改。外部監督1.積極配合上級主管部門、相關政府部門等對學校證照管理工作的監督檢查。2.對于外部監督檢查提出的意見和建議，認真對待，及時整改，不斷完善證照管理制度。責任追究1.對于違反本制度規定，導致證照遺失、損壞、泄露或違規使用的部門和個人，學校將視情節輕重給予相應的紀律處分。