公司證照公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照、公章的管理，維護公司合法權益，保障公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義1.公司證照：指公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、資質證書、許可證、合同專用章、財務專用章、發票專用章等各類具有法律效力的文件和印章。2.公章：指公司行政章，用于以公司名義對外行文、簽署合同、出具證明等各類重要文件。二、證照管理（一）證照的登記與保管1.設立《公司證照登記表》，詳細記錄證照名稱、頒發機關、頒發日期、有效期、保管部門及保管人等信息。2.證照原件由專人負責保管，保管人應具備高度的責任心和保密意識。保管人需妥善存放證照，確保其安全、完整，防止遺失、損壞或被盜。3.如因工作需要借用證照原件，需填寫《證照借用申請表》，注明借用事由、借用期限、歸還日期等內容，經部門負責人、分管領導審批后，方可借用。借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長借用期限，應提前辦理續借手續。4.證照保管人應定期對證照進行清查核對，確保登記信息與實際證照一致。如發現證照遺失、損壞或信息變更等情況，應及時報告公司領導，并按照相關規定辦理補辦或變更手續。（二）證照的使用1.公司證照的使用必須嚴格按照規定的用途和程序進行，不得擅自擴大使用范圍或挪作他用。2.使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用事項、使用部門、使用人、使用時間等內容，并附上相關文件或資料。申請表經部門負責人、分管領導審批后，方可到證照保管人處領取證照進行使用。3.如使用證照辦理重要業務或簽署重要文件，需公司法定代表人簽字同意的，應在申請表中注明，并按照公司規定的審批流程辦理簽字手續。4.證照使用完畢后，使用人應及時將證照歸還保管人，并在《證照使用登記表》上簽字確認。保管人應對歸還的證照進行認真檢查，確保證照完好無損、信息無誤。（三）證照的年檢與換證1.證照保管人應提前了解各類證照的年檢和換證時間要求，及時提醒相關部門和人員辦理年檢和換證手續。2.各部門應指定專人負責證照年檢和換證工作，按照相關部門的要求準備齊全所需材料，并在規定時間內完成年檢和換證申請。3.年檢和換證工作完成后，證照保管人應及時將新的證照原件收回，并更新《公司證照登記表》中的相關信息。三、公章管理（一）公章的刻制與啟用1.公司公章的刻制必須嚴格按照國家有關法律法規和公司規定的程序進行。由行政部門根據公司實際需要提出刻制申請，經公司法定代表人批準后，到公安機關指定的刻章單位進行刻制。2.公章刻制完成后，行政部門應及時辦理公章啟用手續。啟用前，應對公章進行登記備案，記錄公章的名稱、規格、編號、啟用日期等信息。同時，應將公章的印模留存一份，作為今后核對公章真偽的依據。3.公章啟用時，應發布《公章啟用通知》，明確公章的使用范圍、使用程序、保管要求等內容，并告知公司各部門及全體員工。（二）公章的保管1.公司公章由行政部門指定專人負責保管，保管人應具備良好的職業道德和責任心，嚴格遵守公章保管規定。2.公章保管人應將公章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置專門的保管密碼。未經授權，任何人不得擅自接觸公章。3.公章保管人不得將公章轉借他人使用，如因特殊情況需要委托他人蓋章的，必須經公司法定代表人批準，并在《公章使用登記表》上詳細記錄委托事項、委托時間、受托人等信息。受托人在蓋章完畢后，應及時將公章歸還保管人。4.公章保管人應定期對公章進行檢查，確保公章的完好無損。如發現公章有損壞、變形等情況，應及時報告公司領導，并按照規定辦理更換手續。（三）公章的使用1.公司公章的使用必須嚴格按照規定的程序進行審批。使用人應填寫《公章使用申請表》，詳細注明使用事項、使用部門、使用人、使用時間等內容，并附上相關文件或資料。申請表經部門負責人、分管領導審核后，報公司法定代表人審批。2.如遇緊急情況，無法事先辦理審批手續的，使用人應電話請示公司法定代表人同意后，先行蓋章，并在事后及時補辦審批手續。3.公章使用人應在《公章使用登記表》上詳細記錄蓋章的文件名稱、文號、蓋章位置、蓋章日期等信息，并簽字確認。蓋章時，應確保蓋章清晰、端正，不得模糊不清或加蓋在無關位置。4.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。如因工作需要確需開具空白介紹信的，必須經公司法定代表人批準，并在介紹信上注明有效期限和使用范圍。（四）公章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機構調整、業務終止等原因，需要停用公章的，行政部門應及時發布《公章停用通知》，明確公章停用的日期和原因，并告知公司各部門及全體員工。2.公章停用后，保管人應將公章妥善保管，不得隨意丟棄或轉借他人。同時，應在《公章使用登記表》上注明公章停用的日期和原因。3.對于已停用的公章，行政部門應按照國家有關法律法規和公司規定的程序進行銷毀。銷毀時，應填寫《公章銷毀申請表》，注明銷毀公章的名稱、編號、銷毀原因等內容，經公司法定代表人批準后，由行政部門會同相關部門共同進行銷毀，并在《公章銷毀登記表》上簽字確認。四、證照、公章使用的監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對證照、公章的使用情況進行日常監督檢查。（二）檢查內容1.證照、公章的保管是否安全、規范，是否存在遺失、損壞或被盜等情況。2.證照、公章的使用是否符合規定的用途和程序，是否經過審批。3.《證照使用登記表》、《公章使用登記表》等記錄是否完整、準確。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月對證照、公章的保管和使用情況進行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：行政部門不定期對證照、公章的保管和使用情況進行抽查，發現問題及時督促整改。（四）違規處理1.對于違反本制度規定使用證照、公章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。情節較輕的，給予批評教育、責令改正；情節嚴重的，給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。2.因保管不善導致證照、公章遺失、損壞或被盜的，保管人應承擔相應的賠償責任。如因使用人違規操作導致公司遭受損失的，使用人應承擔全部賠償責任。五、附則（一）解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。（二）修訂與補充本制度如有未盡事宜或與國家法律法規、政策規定相抵觸的，公司將