辦公耗材流程管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司辦公耗材的采購、使用、庫存管理等流程，合理控制辦公耗材成本，提高辦公效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門辦公耗材的管理。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)實際工作需要，合理確定辦公耗材的采購數(shù)量和種類，避免浪費。成本控制原則：在保證辦公需求的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、合理庫存管理等措施，降低辦公耗材成本。規(guī)范管理原則：建立健全辦公耗材管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責，確保管理工作規(guī)范、有序。二、職責分工1.行政部門負責辦公耗材的統(tǒng)一采購、驗收、入庫、發(fā)放及庫存管理工作。定期對辦公耗材的使用情況進行統(tǒng)計分析，根據(jù)庫存情況和使用需求，制定采購計劃。建立辦公耗材供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格、服務(wù)等，選擇合格供應(yīng)商。2.各部門負責本部門辦公耗材需求的統(tǒng)計和申報工作，指定專人負責與行政部門對接辦公耗材的領(lǐng)取事宜。合理使用辦公耗材，避免浪費，對本部門辦公耗材的使用情況進行監(jiān)督和管理。3.財務(wù)部門負責審核辦公耗材采購費用的報銷憑證，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。對辦公耗材的成本進行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理1.采購計劃制定各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將本部門下月辦公耗材需求清單提交至行政部門。需求清單應(yīng)詳細注明耗材名稱、規(guī)格、型號、預(yù)計使用數(shù)量等信息。行政部門根據(jù)各部門提交的需求清單，結(jié)合庫存情況，于每月[具體日期]前制定下月辦公耗材采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。對于臨時性或緊急性的辦公耗材需求，使用部門應(yīng)填寫《辦公耗材緊急采購申請表》，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門審核后，及時安排采購。2.供應(yīng)商選擇與管理行政部門應(yīng)通過多種渠道收集辦公耗材供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時進行更換。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.采購實施行政部門根據(jù)采購計劃和合同要求，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等內(nèi)容。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。對于延遲交貨或產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)及時要求供應(yīng)商解決。采購到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。對于驗收合格的辦公耗材，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的辦公耗材，及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。四、庫存管理1.入庫管理辦公耗材到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單和采購訂單，對辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行核對。核對無誤后，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認，并將辦公耗材辦理入庫手續(xù)，錄入庫存管理系統(tǒng)。入庫單應(yīng)注明辦公耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息。對于驗收不合格的辦公耗材，倉庫管理人員應(yīng)及時通知行政部門，行政部門與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。在未辦理退換貨手續(xù)前，不合格辦公耗材應(yīng)單獨存放，不得與合格辦公耗材混放。2.庫存盤點倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。盤點前，倉庫管理人員應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等內(nèi)容。盤點計劃應(yīng)提前通知各部門相關(guān)人員。盤點過程中，倉庫管理人員應(yīng)認真核對辦公耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，如實記錄盤點結(jié)果。對于盤盈或盤虧的辦公耗材，應(yīng)查明原因，填寫《辦公耗材盤點盈虧表》，經(jīng)部門負責人簽字確認后，報行政部門審核。行政部門根據(jù)盤點結(jié)果，調(diào)整庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，并對盤盈或盤虧情況進行分析總結(jié)，提出改進措施。3.庫存安全管理倉庫應(yīng)保持通風、干燥、整潔，確保辦公耗材存放環(huán)境良好。配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保其正常使用。嚴格執(zhí)行倉庫門禁制度，未經(jīng)允許，非倉庫管理人員不得進入倉庫。對貴重辦公耗材和易燃易爆辦公耗材，應(yīng)實行專人專管，確保安全。五、使用管理1.領(lǐng)用流程各部門使用辦公耗材時，應(yīng)填寫《辦公耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況和審批意見，對《辦公耗材領(lǐng)用申請表》進行審核。對于庫存充足的辦公耗材，予以批準領(lǐng)用；對于庫存不足的辦公耗材，通知使用部門等待采購到貨后再行領(lǐng)用。倉庫管理人員根據(jù)批準的《辦公耗材領(lǐng)用申請表》，發(fā)放辦公耗材，并在庫存管理系統(tǒng)中記錄領(lǐng)用情況。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用單上簽字確認。2.使用監(jiān)督各部門應(yīng)加強對本部門辦公耗材使用情況的監(jiān)督和管理，教育員工合理使用辦公耗材，避免浪費。行政部門定期對各部門辦公耗材使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析，對于使用量異常的部門，及時進行調(diào)查了解，查明原因，提出改進措施。3.節(jié)約措施推廣使用電子文檔，減少紙張浪費。提倡雙面打印、復(fù)印，降低紙張消耗。合理設(shè)置打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備的打印、復(fù)印參數(shù)，避免過度消耗墨粉、紙張等耗材。對于可重復(fù)使用的辦公耗材，如文件夾、檔案袋等，應(yīng)妥善保管，循環(huán)使用。六、費用報銷管理1.報銷憑證要求辦公耗材采購費用報銷時，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購物品一致，包括辦公耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額等。報銷憑證應(yīng)附采購訂單、送貨單、入庫單等相關(guān)單據(jù)，確保報銷內(nèi)容真實、完整、合規(guī)。對于通過公務(wù)卡支付的辦公耗材采購費用，應(yīng)提供公務(wù)卡消費記錄和銀行對賬單等相關(guān)憑證。2.報銷流程采購人員或使用部門經(jīng)辦人員在辦公耗材采購?fù)瓿珊螅瑧?yīng)及時整理報銷憑證，并填寫《費用報銷單》。《費用報銷單》應(yīng)注明報銷日期、報銷部門、報銷人、費用明細、金額等信息，并附上相關(guān)報銷憑證。將填寫完整的《費用報銷單》及相關(guān)報銷憑證提交至部門負責人簽字審核。部門負責人應(yīng)審核報銷內(nèi)容的真實性、合理性和