山東審批檔案管理制度總則目的為加強公司審批檔案的管理，確保審批檔案的完整、準確、系統和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門在各類審批活動中形成的檔案資料管理。基本原則1.集中統一管理原則：公司審批檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：審批檔案應如實反映審批過程和結果，保證檔案內容的真實性和準確性。3.便于利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，方便公司內部人員查閱和利用審批檔案。4.安全保密原則：采取有效措施確保審批檔案的安全，防止檔案信息泄露。審批檔案的分類與編號分類1.行政事務審批檔案：包括公司各類行政文件、會議紀要、請示報告、批復等審批過程中形成的檔案。2.人事審批檔案：涵蓋員工入職、離職、晉升、調崗、薪資調整等人事相關審批的檔案資料。3.財務審批檔案：涉及費用報銷、預算審批、資金使用等財務審批環節產生的檔案。4.業務審批檔案：根據公司業務類型，如銷售合同審批、采購訂單審批、項目立項審批等形成的檔案。編號1.采用年度類別順序號的編號方式。例如，2023年行政事務審批檔案的編號為：XZ2023001，其中“XZ”代表行政事務，“2023”代表年份，“001”為順序號。2.人事審批檔案編號為：RS2023001，“RS”代表人事物，以此類推。財務審批檔案編號為：CW2023001，“CW”代表財務；業務審批檔案根據不同業務類型分別設定編號字頭，如銷售合同審批檔案編號為：XSHT2023001，“XSHT”代表銷售合同。審批檔案的收集與整理收集1.各審批環節的經辦人員應在審批完成后的[X]個工作日內，將審批過程中形成的各類文件、資料等及時移交至檔案管理部門。2.移交的檔案資料應包括審批申請表、相關證明材料、審批意見、批復文件等原件或復印件，確保資料齊全。整理1.檔案管理部門收到移交的審批檔案后，應按照分類標準進行整理。2.對每份檔案資料進行核對，確保內容完整、準確，如有缺失或錯誤應及時與經辦人員溝通補充或更正。3.按照編號規則為每份檔案編制唯一的編號，并在檔案資料上加蓋檔案編號章。4.將整理好的審批檔案按照類別和年度順序依次存放，便于查找和管理。審批檔案的歸檔歸檔時間1.月度審批檔案應在次月的[X]日前完成歸檔。2.季度審批檔案應在季度結束后的[X]個工作日內歸檔。3.年度審批檔案應在次年的[X]月底前歸檔完畢。歸檔要求1.歸檔的審批檔案應保持文件材料的原始狀態，不得擅自涂改、偽造或銷毀。2.檔案應使用統一規格的檔案盒進行裝訂，盒內文件應排列整齊，編寫頁碼。3.每個檔案盒應貼上標簽，注明檔案類別、年度、起止編號等信息。審批檔案的保管保管期限1.行政事務審批檔案：重要文件和長期需要查考的檔案保管期限為[X]年，一般性文件保管期限為[X]年。2.人事審批檔案：員工入職、離職等基本人事檔案應長期保管；其他臨時性人事審批檔案保管期限為[X]年。3.財務審批檔案：涉及財務收支、審計等重要檔案保管期限為[X]年，一般性費用報銷等檔案保管期限為[X]年。4.業務審批檔案：根據業務性質和重要程度確定保管期限，一般重要業務檔案保管期限為[X]年，普通業務檔案保管期限為[X]年。保管環境1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全保管。檔案清查1.檔案管理部門應定期對審批檔案進行清查，每年至少進行[X]次全面清查。2.清查內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等，如發現問題應及時記錄并采取相應措施進行處理。3.清查結果應形成書面報告，上報公司領導。審批檔案的查閱與借閱查閱1.公司內部人員因工作需要查閱審批檔案，應填寫《審批檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別和編號等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表提供查閱服務，查閱人員應在指定地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。4.查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案資料。借閱1.因特殊原因需要借閱審批檔案的，借閱人應填寫《審批檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，按時歸還。歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發現檔案有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應責任。審批檔案的保密與安全保密措施1.檔案管理部門應建立嚴格的保密制度，對涉及公司機密的審批檔案進行重點保護。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。未經公司領導批準，不得向任何單位或個人提供檔案信息。3.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應監督查閱和借閱人員的行為，確保檔案信息不被泄露。安全管理1.加強檔案庫房的安全防范，安裝監控設備、門禁系統等，確保庫房安全。2.定期對檔案管理設備進行維護和檢查，確保設備正常運行，防止因設備故障導致檔案損壞或丟失。3.制定檔案安全應急預案，如發生火災、水災、盜竊等突發事件，應及時采取措施保護檔案安全，并按照應急預案進行處理。審批檔案的銷毀銷毀條件1.審批檔案保管期滿，且已無查閱和保存價值的，可按照規定進行銷毀。2.因公司機構調整、業務變更等原因，導致某些審批檔案不再適用且無保存必要的，也可進行銷毀。銷毀程序1.檔案管理部門應定期對保管期滿的審批檔案進行清理，提出銷毀意見，編制《審批檔案銷毀清單》。2.《審批檔案銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀審批檔案時，應至少有兩名檔案管理人員在場監銷，并在銷毀清單上