協會檔案證章管理制度一、總則（一）目的為加強協會檔案、證章的規范化管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，維護協會證章的權威性和嚴肅性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協會全體工作人員及與協會相關的各類活動和事務。（三）基本原則1.集中統一管理原則：協會檔案、證章由專門部門或專人負責集中管理，確保管理的規范性和一致性。2.分類管理原則：根據檔案、證章的不同類型和性質，進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案資料的安全和證章的妥善保管，防止信息泄露和證章濫用。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括協會的章程、制度、會議記錄、工作計劃與總結、重要文件等。2.會員檔案：涵蓋會員基本信息、入會申請表、會員活動記錄等。3.活動檔案：涉及協會組織的各類活動策劃方案、活動照片、活動總結等。4.財務檔案：包含協會的財務報表、收支憑證、審計報告等。5.其他檔案：如協會獲得的榮譽證書、對外交流合作資料等。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.在各項工作和活動結束后，相關責任人應在規定時間內將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類、編號、編目，確保檔案資料的系統性和規范性。2.對紙質檔案進行裝訂、編頁，對電子檔案進行分類存儲，并建立相應的索引目錄。（四）檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.對重要檔案應進行備份，采用紙質備份與電子備份相結合的方式，分別存儲于不同地點。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.經檔案管理部門負責人審批同意后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。借閱結束后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查。（六）檔案查閱1.協會內部人員查閱檔案，需經檔案管理部門負責人同意，并在檔案查閱登記簿上登記。2.查閱重要檔案時，需有檔案管理人員在場監督。3.外部單位或個人查閱檔案，需持單位介紹信或相關證明文件，經協會秘書長批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同，并做好記錄。（七）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.經協會秘書長審批同意后，由檔案管理部門會同相關部門共同進行銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括檔案名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等。3.嚴禁私自銷毀檔案。三、證章管理（一）證章種類1.協會公章：用于協會對外發布重要文件、簽訂合同等。2.協會法人章：用于協會辦理銀行賬戶、財務結算等相關業務。3.協會業務專用章：如會員證章、活動專用章等，用于特定業務范圍內的相關事務。（二）證章制作1.證章的制作應選擇具有資質的正規廠家，確保證章的質量和規格符合要求。2.證章制作前，需填寫《證章制作申請表》，注明證章名稱、規格、數量、用途等，經協會秘書長審批后，方可制作。3.證章制作完成后，應進行驗收，核對證章的內容、規格、質量等是否與申請表一致。驗收合格后，由檔案管理部門進行登記并妥善保管。（三）證章保管1.設立專門的證章保管專柜，由專人負責證章的保管。2.證章保管人員應嚴格遵守證章保管制度，確保證章的安全。不得擅自將證章帶出保管場所，不得隨意交他人代管。3.每天下班前，證章保管人員應對證章進行檢查，確認無誤后，將證章放入保管專柜并上鎖。（四）證章使用1.使用協會公章、法人章，需填寫《證章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用時間等。2.經協會秘書長審批同意后，方可使用證章。審批人應認真審核使用事由，確保使用的合理性和必要性。3.使用證章時，應在《證章使用登記簿》上進行登記，詳細記錄證章使用的時間、事由、使用人等信息。4.證章使用完畢后，應及時歸還保管人員，保管人員應對歸還的證章進行檢查，確認無誤后妥善保管。5.使用協會業務專用章，需經相關業務部門負責人審批同意，并按照上述使用公章的程序進行登記和使用。（五）證章停用與作廢1.因協會機構變更、業務調整等原因，需要停用證章的，由檔案管理部門填寫《證章停用申請表》，經協會秘書長審批后，辦理停用手續。2.對停用的證章，應及時進行封存，并在《證章保管登記簿》上注明停用時間和原因。3.對作廢的證章，應按照規定進行銷毀，銷毀過程應進行詳細記錄。嚴禁將作廢證章隨意丟棄或出售。四、監督與檢查（一）協會定期對檔案證章管理工作進行監督檢查，確保各項管理制度的有效執行。（二）監督檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、銷毀情況，證章的制作、保管、使用、停用、作廢情況等。（三）對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，責令相關部門或人員限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。五、責任追究（一）對違反檔案證章管理制度的行為，視情節輕重，給予相應的批評教育、警告、罰款等處理。