公司房屋租賃管理制度總則1.目的為加強公司房屋租賃管理，規范租賃行為，保障公司合法權益，合理控制租賃成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司因辦公、經營等需要租賃房屋的相關活動。3.原則房屋租賃應遵循合法、合規、經濟、適用的原則，確保租賃活動符合國家法律法規及公司相關規定，在滿足使用需求的前提下，降低租賃成本，提高資產使用效益。租賃需求管理1.需求提出各部門、子公司根據工作需要，提前[X]個月向行政部門提交房屋租賃需求申請，詳細說明所需房屋的用途、面積、位置、租賃期限、預計租金預算等內容。2.需求審核行政部門收到租賃需求申請后，會同財務部門、法務部門等相關人員進行審核。審核內容包括需求的合理性、必要性、預算的可行性等。對于不符合公司規定或不合理的需求，予以駁回并說明理由。3.需求調整如因業務發展等原因需要對租賃需求進行調整，應及時向行政部門提交變更申請，經審核通過后進行相應調整。房源信息收集與篩選1.信息收集渠道行政部門通過房產中介機構、網絡平臺、報紙廣告、同行推薦等多種渠道收集房源信息。建立公司內部房源信息共享機制，鼓勵員工提供房源線索。2.房源篩選標準地理位置：優先選擇交通便利、周邊配套設施完善的區域，便于員工出行和業務開展。房屋狀況：房屋應結構安全、設施齊全、環境良好，滿足公司使用要求。租賃價格：綜合考慮市場行情和公司預算，確保租賃價格合理。租賃期限：租賃期限應與公司需求相匹配，盡量爭取有利的租賃條款。3.實地考察對篩選出的意向房源，行政部門應組織相關人員進行實地考察，詳細了解房屋的實際情況，包括房屋布局、裝修情況、周邊環境等，并拍照記錄。租賃合同簽訂1.合同起草與審核根據實地考察情況，行政部門起草租賃合同草案。合同內容應明確租賃雙方的權利義務、租賃房屋的基本情況、租金及支付方式、租賃期限、房屋維修責任、違約責任等條款。法務部門對租賃合同草案進行法律審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。財務部門對租金支付方式、預算等進行審核，確保財務安排合理。2.合同談判行政部門代表公司與出租方進行合同談判，爭取有利的租賃條款，如租金優惠、免租期、續租條件等。談判過程中應做好記錄，并及時向公司領導匯報進展情況。3.合同簽訂經審核通過且談判達成一致后，由公司法定代表人或其授權代表與出租方簽訂租賃合同。簽訂后的合同原件由行政部門妥善保管，并及時將復印件分發給財務部門、法務部門等相關部門。租金支付與管理1.租金預算編制財務部門根據租賃合同約定及公司資金狀況，編制年度租金預算，報公司領導審批后執行。2.租金支付流程每月[具體日期]前，行政部門將當月租金支付申請提交給財務部門，申請中應注明租賃房屋地址、租賃期限、租金金額等信息。財務部門審核租金支付申請，核對租賃合同及相關審批文件，確保支付信息準確無誤。審核通過后，按照公司資金支付流程進行付款操作。租金支付完成后，財務部門及時進行賬務處理，并將支付憑證復印件交行政部門存檔。3.租金發票管理行政部門負責向出租方索取租金發票，并在收到發票后及時轉交財務部門。財務部門對租金發票進行審核，確保發票內容真實、合規，與租賃合同及支付憑證一致。審核無誤后，按照公司財務制度進行報銷入賬。房屋使用與維護1.房屋交付租賃合同簽訂后，行政部門應及時與出租方辦理房屋交付手續，接收房屋鑰匙及相關資料，并對房屋現狀進行詳細記錄。2.房屋使用規定各部門、子公司應按照租賃合同約定的用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途。愛護租賃房屋及附屬設施設備，不得隨意損壞或拆除。如因使用不當造成損壞的，應負責修復或賠償。保持租賃房屋的整潔衛生，遵守物業管理規定，不得在房屋內從事違法違規活動。3.房屋維護責任出租方負責租賃房屋主體結構的維修責任。公司負責租賃房屋內部設施設備的日常維護、保養及維修。如遇重大維修事項，行政部門應及時通知出租方，并協商解決維修費用等問題。對于因不可抗力或第三方原因造成的房屋損壞，行政部門應及時與出租方溝通，共同采取措施減少損失，并按照合同約定處理。續租與退租管理1.續租管理在租賃合同到期前[X]個月，行政部門應根據公司業務需求及房屋使用情況，評估是否需要續租。如需續租，應提前與出租方溝通續租事宜，并按照本制度規定的流程辦理續租手續。如因出租方原因導致公司無法續租，行政部門應及時尋找替代房源，并協調相關部門做好搬遷準備工作。2.退租管理在租賃合同到期或提前解除時，行政部門應提前[X]天通知出租方，并按照合同約定辦理房屋交接手續。退租前，各部門、子公司應清理租賃房屋內的物品，恢復房屋原狀。如有損壞或丟失的，應按照合同約定進行賠償。行政部門負責與出租方核對租金、水電費等費用結算情況，確保費用結清后辦理退租手續。檔案管理1.檔案內容房屋租賃管理檔案應包括租賃合同、租賃需求申請、房源信息收集記錄、實地考察報告、租金支付憑證、發票、房屋交接記錄等相關資料。2.檔案整理與歸檔行政部門負責對房屋租賃管理檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料完整、準確、有序。檔案應按照年度、類別進行分類存放，便于查閱和管理。3.檔案保管期限房屋租賃管理檔案的保管期限按照公司檔案管理制度執行，一般為[X]年。期滿后，經審批同意方可銷毀。監督與檢查1.內部監督行政部門定期對公司房屋租賃情況進行檢查，包括房屋使用情況、租金支付情況、維護保養情況等，發現問題及時督促相關部門整改。財務部門對租金支付情況進行監督，確保租金支付合規、準確。法務部門對租賃合同的履行情況進行法律監督，防范法律風險。2.外部監督積極配合政府相關部門的監督檢查，如實提供公司房屋租賃相關資料，確保租賃活動合法合規。違規處理1.對于違反本制度規定的行為，如擅自改變房屋用途、損壞房屋設施設備、拖欠租金等，公司將視情節輕重給