公司資料外發(fā)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司資料外發(fā)行為，確保公司資料的安全與保密，防止公司核心信息泄露，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作過程中涉及資料外發(fā)的相關(guān)活動。（三）基本原則1.必要性原則：資料外發(fā)應(yīng)基于工作實際需要，確保外發(fā)資料與工作任務(wù)緊密相關(guān)，嚴(yán)禁隨意外發(fā)公司資料。2.安全性原則：采取有效措施保障外發(fā)資料在傳輸、存儲和使用過程中的安全，防止資料被篡改、丟失或泄露。3.可控性原則：對外發(fā)資料的流向、使用范圍和使用期限進行嚴(yán)格控制，確保公司能夠有效跟蹤和管理外發(fā)資料。二、資料分類與密級劃分（一）資料分類1.公司戰(zhàn)略規(guī)劃類：包括公司長期發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營計劃、重大項目規(guī)劃等。2.財務(wù)信息類：如財務(wù)報表、預(yù)算報告、成本核算資料等。3.客戶信息類：涵蓋客戶名單、聯(lián)系方式、交易記錄、需求偏好等。4.技術(shù)研發(fā)類：包含技術(shù)方案、研發(fā)成果、工藝流程、技術(shù)秘密等。5.人力資源類：涉及員工檔案、薪酬福利數(shù)據(jù)、績效考核結(jié)果等。6.行政辦公類：如公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、文件通知等。（二）密級劃分1.絕密級：泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的重要資料，如公司核心技術(shù)秘密、未公開的重大戰(zhàn)略決策等。2.機密級：泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的資料，如關(guān)鍵客戶信息、重要財務(wù)數(shù)據(jù)等。3.秘密級：泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受較大損害的資料，如一般技術(shù)資料、普通客戶信息等。三、外發(fā)審批流程（一）申請1.部門或員工因工作需要外發(fā)資料時，應(yīng)填寫《資料外發(fā)申請表》，詳細說明外發(fā)資料的名稱、數(shù)量、內(nèi)容、密級、外發(fā)對象、外發(fā)目的、使用期限等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保外發(fā)資料的必要性和準(zhǔn)確性。（二）審批1.根據(jù)外發(fā)資料的密級，按照以下審批權(quán)限進行審批：絕密級資料：由公司總經(jīng)理審批。機密級資料：由分管副總經(jīng)理審批。秘密級資料：由部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請表內(nèi)容，對不符合外發(fā)要求的申請予以駁回，并說明理由。（三）登記備案1.經(jīng)審批同意外發(fā)的資料，由申請人將申請表提交至公司資料管理部門進行登記備案。2.資料管理部門應(yīng)建立《資料外發(fā)登記臺賬》，詳細記錄外發(fā)資料的相關(guān)信息，包括申請表編號、外發(fā)日期、資料名稱、密級、外發(fā)對象、審批人等。（四）發(fā)放1.資料管理部門根據(jù)審批結(jié)果，對外發(fā)資料進行編號、加密（如有需要），并按照規(guī)定的方式將資料發(fā)放給外發(fā)對象。2.發(fā)放方式可包括紙質(zhì)文檔郵寄、電子文檔發(fā)送等，應(yīng)確保資料在傳輸過程中的安全。四、外發(fā)資料的安全要求（一）加密處理1.對于機密級及以上的外發(fā)資料，必須進行加密處理。加密方式可采用公司指定的加密軟件或工具，確保資料在傳輸和存儲過程中的保密性。2.加密密鑰應(yīng)嚴(yán)格保管，只有外發(fā)對象在獲得授權(quán)的情況下才能使用。（二）傳輸安全1.通過網(wǎng)絡(luò)傳輸外發(fā)資料時，應(yīng)選擇安全可靠的傳輸渠道，如加密的電子郵件、專用的文件傳輸平臺等。2.嚴(yán)禁通過公共網(wǎng)絡(luò)（如免費WiFi）傳輸敏感資料，以防信息泄露。（三）存儲安全1.外發(fā)對象應(yīng)妥善保管接收到的公司資料，存儲在安全的設(shè)備和環(huán)境中，防止資料被未經(jīng)授權(quán)的訪問、篡改或丟失。2.對于存儲有公司資料的設(shè)備，應(yīng)設(shè)置必要的訪問權(quán)限和密碼保護措施。（四）使用限制1.外發(fā)資料僅用于申請時明確的外發(fā)目的，外發(fā)對象不得將資料用于其他任何用途或向第三方泄露。2.如需對資料進行復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)等操作，必須事先獲得公司的書面授權(quán)。五、外發(fā)資料的跟蹤與回收（一）跟蹤1.資料管理部門應(yīng)定期對外發(fā)資料的使用情況進行跟蹤，了解外發(fā)對象是否按照規(guī)定使用資料。2.跟蹤方式可包括與外發(fā)對象溝通、查看資料使用記錄等。（二）回收1.外發(fā)資料使用期限屆滿后，外發(fā)對象應(yīng)及時將資料歸還公司。歸還方式可參照發(fā)放方式進行。2.資料管理部門在收到歸還的資料后，應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保資料完整無缺。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失或未按規(guī)定使用的情況，應(yīng)及時追究外發(fā)對象的責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司資料外發(fā)管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工資料外發(fā)行為的監(jiān)督，確保員工嚴(yán)格遵守制度規(guī)定。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定外發(fā)公司資料的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因外發(fā)資料導(dǎo)致公司利益受損的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.人力資源部門應(yīng)定期組織公司員工進行資料外發(fā)管理制度的培訓(xùn)，提高員工的安全意識和合規(guī)操作能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括制度解讀、外發(fā)流程、安全要求、違規(guī)案例分析等。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部公告、宣傳欄、郵件等方式，廣泛宣傳公司資料外發(fā)管理制度，使全體員工充分了解制度內(nèi)容和要求。2.鼓勵員工積極參與公司資料安全管理工作，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時舉報。八、附則