外包采購流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司外包采購流程，確保外包采購活動的順利進行，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有外包采購項目，包括但不限于勞務(wù)外包、物資采購?fù)獍⒎?wù)外包等。3.基本原則合法性原則：外包采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保采購活動的公正性。效益原則：通過優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。風(fēng)險防控原則：識別、評估和控制采購過程中的風(fēng)險，確保采購活動的順利進行。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)外包采購項目的需求分析、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。組織采購項目的招標(biāo)、詢價、談判等采購活動。建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期評估供應(yīng)商績效。2.需求部門提出外包采購項目的需求，明確采購要求和標(biāo)準(zhǔn)。參與供應(yīng)商選擇、采購合同評審等工作。負(fù)責(zé)采購項目的驗收工作，確保采購成果符合要求。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。參與采購合同評審，審核合同付款條款。負(fù)責(zé)采購項目的財務(wù)核算和報銷工作。4.法務(wù)部門審查采購合同的合法性和合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。為采購活動提供法律咨詢和支持。5.審計部門對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購流程的規(guī)范執(zhí)行。對采購項目的成本效益進行評估。三、采購流程1.采購計劃制定需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前制定外包采購計劃，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、時間要求等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇合適的供應(yīng)商進行詢價、招標(biāo)或談判。組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察，評估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等方面的情況。采購部門根據(jù)考察結(jié)果和供應(yīng)商報價，綜合評估后確定中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商名單。3.采購合同簽訂采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商進行合同談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)法務(wù)部門審查后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，并加蓋公司公章。4.采購合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。需求部門負(fù)責(zé)對采購項目進行驗收，驗收合格后出具驗收報告。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，按照合同約定支付采購款項。5.采購項目結(jié)算采購項目完成后，采購部門負(fù)責(zé)整理采購項目的相關(guān)資料，包括采購合同、發(fā)票、驗收報告等，提交財務(wù)部門進行結(jié)算。財務(wù)部門對采購項目的費用進行審核，確保費用支出合理合規(guī)。財務(wù)部門完成采購項目的結(jié)算工作后，將相關(guān)資料歸檔保存。四、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門會同相關(guān)部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.風(fēng)險應(yīng)對市場風(fēng)險：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時間和數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。供應(yīng)商風(fēng)險：加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商評估和淘汰機制，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。合同風(fēng)險：嚴(yán)格合同評審流程，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，防范合同糾紛。質(zhì)量風(fēng)險：加強對采購項目的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對采購產(chǎn)品進行檢驗和驗收，確保采購產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。付款風(fēng)險：嚴(yán)格按照合同約定支付采購款項，加強對付款環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)督，防范付款風(fēng)險。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入采購部門制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的條件，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽狀況等。供應(yīng)商向采購部門提交準(zhǔn)入申請，提供相關(guān)證明材料。采購部門對供應(yīng)商的申請進行審核，必要時進行實地考察，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.供應(yīng)商評估采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平等方面。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商激勵與約束采購部門建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。采購部門建立供應(yīng)商約束機制，對違反合同約定的供應(yīng)商進行處罰，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。六、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購流程的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保采購活動的規(guī)范執(zhí)行。審計部門定期對采購項目進行審計，檢查采購項目的合規(guī)性、合理性和效益性。公司內(nèi)部員工有權(quán)對采購活動中的違規(guī)行為進行舉報，公司應(yīng)及時進行調(diào)查處理。2.外部監(jiān)督