器材采購訂貨管理制度總則一、目的為規(guī)范公司器材采購訂貨行為，確保采購訂貨過程的公正、透明、高效，保障公司器材的質(zhì)量和供應(yīng)的及時性，降低采購成本，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有器材的采購訂貨活動，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、實驗器材、維修配件等各類物資的采購訂貨。三、管理原則1.公開、公平、公正原則：采購訂貨活動應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保供應(yīng)商的選擇和采購價格的確定合理、公正。2.擇優(yōu)原則：在滿足器材質(zhì)量和供應(yīng)要求的前提下，應(yīng)選擇價格合理、信譽(yù)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行合作。3.節(jié)約原則：通過合理的采購訂貨管理，降低采購成本，提高資金使用效率，實現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益的最大化。4.合規(guī)原則：采購訂貨活動應(yīng)遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。四、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.采購訂貨管理委員會組成：由公司總經(jīng)理、分管采購的副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、采購部經(jīng)理、使用部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員組成。職責(zé)：負(fù)責(zé)制定公司器材采購訂貨的總體策略和政策，審議重大采購訂貨項目，監(jiān)督采購訂貨活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購訂貨過程中的重大問題。2.采購部職責(zé)：負(fù)責(zé)公司器材采購訂貨的具體實施工作，包括編制采購計劃、發(fā)布采購信息、組織供應(yīng)商考察、進(jìn)行商務(wù)談判、簽訂采購合同、跟蹤采購進(jìn)度、驗收器材等。3.使用部門職責(zé)：負(fù)責(zé)提出器材需求計劃，參與供應(yīng)商考察和商務(wù)談判，協(xié)助采購部進(jìn)行器材驗收，反饋器材使用情況和意見建議。五、采購計劃管理1.需求提出使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提前向采購部提出器材需求計劃，明確器材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨期等相關(guān)信息。2.計劃審核采購部對使用部門提交的器材需求計劃進(jìn)行審核，核實需求的合理性和必要性，確保采購計劃符合公司的整體預(yù)算和采購策略。3.計劃匯總采購部將審核通過的器材需求計劃進(jìn)行匯總，編制公司的器材采購計劃，明確采購的時間節(jié)點和責(zé)任人。4.計劃調(diào)整如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整或其他原因?qū)е缕鞑男枨笥媱澃l(fā)生變化，使用部門應(yīng)及時向采購部提出調(diào)整申請，采購部應(yīng)根據(jù)調(diào)整申請及時調(diào)整采購計劃。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入采購部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面的評估，符合條件的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商評價采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格變動等方面，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制。3.供應(yīng)商合作與合格供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議或框架協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，定期進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，共同提高采購效率和質(zhì)量。七、采購方式選擇1.公開招標(biāo)對于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的器材采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)的方式進(jìn)行采購，以確保采購過程的公正、公平、公開。2.邀請招標(biāo)對于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭不充分的器材采購項目，經(jīng)采購訂貨管理委員會批準(zhǔn)，可以采用邀請招標(biāo)的方式進(jìn)行采購，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。3.競爭性談判對于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場供應(yīng)不穩(wěn)定的器材采購項目，經(jīng)采購訂貨管理委員會批準(zhǔn)，可以采用競爭性談判的方式進(jìn)行采購，與供應(yīng)商進(jìn)行面對面的談判，確定采購價格和合同條款。4.單一來源采購對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的器材，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的器材，經(jīng)采購訂貨管理委員會批準(zhǔn)，可以采用單一來源采購的方式進(jìn)行采購。5.詢價采購對于采購金額較小、技術(shù)簡單、市場供應(yīng)充足的器材采購項目，可以采用詢價采購的方式進(jìn)行采購，向多個供應(yīng)商發(fā)出詢價函，選擇價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。八、采購合同管理1.合同簽訂采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確器材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨期、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等相關(guān)條款。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購訂貨管理委員會審批。2.合同執(zhí)行采購部負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保器材按時交付、質(zhì)量符合要求。3.合同變更如因生產(chǎn)經(jīng)營需要或其他原因?qū)е潞贤瑮l款需要變更，應(yīng)經(jīng)采購訂貨管理委員會批準(zhǔn)，并與供應(yīng)商簽訂變更協(xié)議。4.合同歸檔采購部應(yīng)將簽訂的采購合同進(jìn)行歸檔，建立合同檔案，便于查詢和管理。九、器材驗收管理1.驗收標(biāo)準(zhǔn)采購部應(yīng)根據(jù)器材的技術(shù)要求和合同約定，制定器材驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗收的內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)。2.驗收人員器材驗收由使用部門和采購部共同組織，成立驗收小組，驗收小組成員包括使用部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等相關(guān)人員。3.驗收程序器材到貨后，驗收小組應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，核對器材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等是否與合同一致，檢查器材的外觀質(zhì)量、包裝情況等是否符合要求，對需要進(jìn)行測試或檢驗的器材，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行測試或檢驗。驗收合格后，驗收小組應(yīng)簽署驗收報告，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。4.索賠處理如因器材質(zhì)量問題導(dǎo)致驗收不合格，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商進(jìn)行退換貨或賠償損失，如協(xié)商不成，應(yīng)通過法律途徑解決。十、付款管理1.付款申請采購部應(yīng)根據(jù)合同約定和器材驗收情況，填寫付款申請單，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)等相關(guān)人員審核后，提交總經(jīng)理審批。2.付款方式付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和公司的財務(wù)制度進(jìn)行確定，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式進(jìn)行付款。3.預(yù)付款管理對于需要支付預(yù)付款的采購項目，應(yīng)經(jīng)采購訂貨管理委員會批準(zhǔn)，并按照合同約定的比例和時間支付預(yù)付款，預(yù)付款金額一般不超過合同總價的30%。4.尾款管理器材驗收合格后，采購部應(yīng)及時辦理尾款支付手續(xù)，尾款金額一般不超過合同總價的10%，如因質(zhì)量問題需要扣除部分款項，應(yīng)在尾款支付時扣除。十一、監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對器材采購訂貨管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提