公司部門用紙管理制度一、總則（一）目的為加強公司部門用紙管理，規范用紙行為，節約用紙資源，降低辦公成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門。（三）管理原則1.節約原則：倡導全體員工樹立節約意識，合理使用紙張，避免浪費。2.規范原則：明確用紙流程和標準，確保用紙行為規范、有序。3.高效原則：在滿足工作需求的前提下，提高用紙效率，減少不必要的紙張消耗。二、用紙分類及標準（一）辦公用紙1.定義：用于日常辦公文件打印、復印、書寫等用途的紙張，如A4、A3紙等。2.標準：優先選用80克及以上的優質紙張，以保證打印和書寫效果。對于非重要文件，可雙面打印或使用紙張的空白背面進行書寫。（二）便簽紙1.定義：用于臨時記錄、留言等簡短信息的小型紙張。2.標準：統一使用公司指定規格的便簽紙，避免隨意使用其他紙張代替。（三）復印紙1.定義：專門用于復印機復印文件的紙張。2.標準：根據復印機型號和復印需求，選擇合適規格的復印紙，確保復印效果清晰。（四）傳真紙1.定義：用于傳真機收發傳真的紙張。2.標準：使用專用的傳真紙，確保傳真內容清晰、完整，不易褪色。三、用紙申請與審批（一）申請流程1.各部門員工因工作需要用紙時，應填寫《用紙申請表》，注明用紙種類、數量、用途等信息。2.將《用紙申請表》提交給部門負責人審批。（二）審批權限1.部門負責人負責審批本部門員工的用紙申請，對于常規用紙申請，應在一個工作日內完成審批。2.對于涉及重要項目或大量用紙的申請，部門負責人應提交給上級領導審批，上級領導應在兩個工作日內完成審批。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要臨時用紙，可先口頭向部門負責人說明情況，事后及時補辦《用紙申請表》。2.對于因工作需要臨時增加用紙數量的申請，應按照上述審批流程進行補充審批。四、用紙采購與發放（一）采購計劃1.行政部門根據各部門的用紙申請情況，每月定期統計用紙需求，制定用紙采購計劃。2.采購計劃應包括用紙種類、數量、預計采購時間等信息，并提交給公司領導審批。（二）采購實施1.行政部門根據審批后的采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。2.在采購過程中，應嚴格按照公司的采購流程進行操作，確保采購的紙張質量符合要求，價格合理。（三）發放管理1.行政部門收到采購的紙張后，應及時進行驗收，核對紙張的種類、數量、質量等信息。2.驗收合格后，按照各部門的用紙申請數量進行發放，并做好發放記錄。發放記錄應包括用紙部門、用紙種類、數量、發放時間等信息。五、用紙使用規范（一）打印規范1.打印文件前，應仔細校對文件內容，確保無誤后再進行打印，避免因錯誤而重復打印。2.合理設置打印格式，如字體、字號、行距等，在滿足閱讀要求的前提下，盡量縮小文件篇幅，減少紙張使用量。3.提倡雙面打印，對于篇幅較長的文件，應優先選擇雙面打印。對于單面打印的文件，應盡量使用紙張的空白背面進行草稿書寫或記錄其他信息。（二）復印規范1.復印文件時，應根據文件內容和使用需求，合理選擇復印份數，避免過度復印。2.對于需要雙面復印的文件，應確保兩面內容完整、清晰，避免出現漏印、重印等情況。3.復印文件后，應及時整理好復印件，將不需要的復印件進行銷毀或妥善保存，避免浪費。（三）書寫規范1.使用便簽紙或筆記本進行書寫時，應盡量充分利用紙張空間，避免隨意撕頁或丟棄。2.對于重要的書寫記錄，應妥善保存，以便日后查閱。對于不再使用的書寫記錄，應按照公司的文件銷毀規定進行處理。（四）傳真規范1.發送傳真前，應確認傳真內容準確無誤，并將傳真文件整理好，避免出現褶皺、破損等情況。2.接收傳真后，應及時將傳真文件進行整理和歸檔，對于不需要的傳真文件，應按照公司的文件銷毀規定進行處理。六、用紙回收與再利用（一）回收范圍1.各部門應將使用過的單面打印、復印紙張，以及空白的便簽紙、筆記本等進行回收。2.對于廢棄的傳真紙、復寫紙等特殊紙張，也應進行分類回收。（二）回收方式1.各部門應設置專門的紙張回收箱，將回收的紙張分類存放。2.行政部門定期對各部門的紙張回收箱進行清理，將回收的紙張統一收集到公司指定的地點。（三）再利用處理1.對于回收的紙張，行政部門應組織相關人員進行整理和篩選，將可再利用的紙張進行分類存放。2.對于可再利用的紙張，可用于內部文件的草稿打印、便簽記錄等用途，以實現紙張的循環利用。3.對于無法再利用的紙張，應按照公司的文件銷毀規定進行處理，確保信息安全。七、監督與檢查（一）監督機制1.行政部門負責對公司各部門的用紙情況進行定期監督檢查，檢查內容包括用紙申請、審批、使用、回收等環節。2.各部門負責人應加強對本部門員工用紙行為的監督管理，確保本部門員工遵守公司的用紙管理制度。（二）檢查方式1.行政部門可通過查閱《用紙申請表》、發放記錄、回收記錄等文件資料，以及實地查看各部門的紙張使用和回收情況等方式進行檢查。2.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時向相關部門和人員發出整改通知，要求其限期整改。（三）考核與獎懲1.將各部門的用紙管理情況納入公司的績效考核體系，對于用紙管理規范、節約用紙效果顯著的部門和個人，給予適當的獎勵。2.對于違反公司用紙管理制度，浪費紙張的部門和個人，將視情節輕重給予相應的處罰，處罰方式包括警告、罰款、績效扣