完善各種單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強公司單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)的填寫、流轉(zhuǎn)、審核、歸檔等流程，確保公司財務信息的準確、完整和及時傳遞，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務活動中涉及的各類單據(jù)，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報銷單、付款申請單、出入庫單、銷售訂單、采購訂單等。（三）基本原則1.真實性原則：單據(jù)所記錄的內(nèi)容必須真實、客觀地反映經(jīng)濟業(yè)務的實際發(fā)生情況，不得偽造、篡改。2.準確性原則：單據(jù)的填寫應準確無誤，包括日期、金額、數(shù)量、名稱、規(guī)格等信息，確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性。3.完整性原則：單據(jù)應具備完整的要素，包括抬頭、正文、簽章、附件等，不得遺漏重要信息。4.及時性原則：各部門應及時填寫、傳遞單據(jù)，確保業(yè)務流程的順暢進行，避免因單據(jù)延誤導致工作效率低下或財務風險。5.規(guī)范性原則：單據(jù)的格式、填寫要求、流轉(zhuǎn)程序等應符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求，保持統(tǒng)一規(guī)范。二、單據(jù)的種類及定義（一）發(fā)票發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。（二）收據(jù)收據(jù)是公司在收到款項時開具給付款方的收款證明，分為內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)。內(nèi)部收據(jù)用于公司內(nèi)部各部門之間的資金往來，外部收據(jù)用于與公司外部單位或個人的收款業(yè)務。（三）報銷單報銷單是員工因公務支出需要報銷費用時填寫的單據(jù)，包括差旅費報銷單、業(yè)務招待費報銷單、辦公用品報銷單等。報銷單應詳細記錄報銷事由、金額、附件張數(shù)等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批后交財務部門審核報銷。（四）付款申請單付款申請單是公司在對外支付款項時填寫的單據(jù)，包括貨款支付申請單、費用支付申請單等。付款申請單應注明付款事由、金額、收款單位信息等，并附相關(guān)合同、發(fā)票等證明文件，經(jīng)審批后交財務部門辦理付款手續(xù)。（五）出入庫單出入庫單是記錄公司物資出入庫情況的單據(jù)，包括入庫單和出庫單。入庫單用于記錄物資的采購入庫、生產(chǎn)完工入庫、其他入庫等情況，出庫單用于記錄物資的銷售出庫、生產(chǎn)領(lǐng)用出庫、其他出庫等情況。出入庫單應詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、出入庫日期、經(jīng)手人等信息，并經(jīng)倉庫管理人員和相關(guān)部門負責人簽字確認。（六）銷售訂單銷售訂單是公司與客戶簽訂的銷售合同或協(xié)議的書面記錄，明確了銷售產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交貨日期、交貨地點、付款方式等條款。銷售訂單應經(jīng)銷售部門負責人審核后交相關(guān)部門執(zhí)行，并作為銷售業(yè)務核算和管理的重要依據(jù)。（七）采購訂單采購訂單是公司向供應商發(fā)出的采購貨物或服務的書面通知，明確了采購產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交貨日期、交貨地點、付款方式等條款。采購訂單應經(jīng)采購部門負責人審核后發(fā)送給供應商，并作為采購業(yè)務核算和管理的重要依據(jù)。三、單據(jù)的填寫要求（一）基本信息填寫1.單據(jù)編號：各類單據(jù)應按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，確保單據(jù)的唯一性和可追溯性。2.日期：填寫單據(jù)的實際發(fā)生日期，應準確無誤，不得提前或滯后填寫。3.部門：填寫單據(jù)所屬部門的全稱，不得使用簡稱或縮寫。4.姓名：填寫經(jīng)辦人的姓名，應與員工身份證姓名一致。5.項目名稱：填寫與單據(jù)相關(guān)的業(yè)務項目名稱，如具體的銷售項目、采購項目、費用報銷項目等，確保清晰明確。（二）內(nèi)容填寫1.摘要：簡要描述單據(jù)所涉及的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容，應清晰明了，能夠準確反映業(yè)務實質(zhì)。摘要應避免使用模糊、籠統(tǒng)的語言，如“費用報銷”、“貨款支付”等，應具體說明費用的用途、貨款的采購內(nèi)容等。2.金額：填寫大小寫金額，確保金額準確一致。金額數(shù)字應清晰、規(guī)范，不得涂改。大寫金額應按照規(guī)范的漢字書寫，如“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整”等，不得使用簡化字或錯別字。3.數(shù)量：填寫物資或服務的實際數(shù)量，應與實際發(fā)生情況相符。數(shù)量單位應填寫規(guī)范的計量單位，如“個、件、套、噸、米、平方米”等。4.單價：填寫物資或服務的單位價格，應與合同約定或市場價格一致。單價應包含完整的計價信息，如“元/個”、“元/噸”等。（三）簽章要求1.經(jīng)辦人簽字：單據(jù)的經(jīng)辦人應在相應位置簽字，確認單據(jù)內(nèi)容的真實性和準確性，并對業(yè)務負責。2.部門負責人簽字：部門負責人應對本部門發(fā)生的業(yè)務進行審核，并在單據(jù)上簽字確認，表明同意該業(yè)務的發(fā)生及相關(guān)費用的支出。3.財務負責人簽字：財務部門負責人應對單據(jù)的財務合規(guī)性進行審核，并在單據(jù)上簽字確認，表明同意支付或報銷等財務處理。4.公司負責人簽字：根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務金額大小，部分單據(jù)可能需要公司負責人簽字審批，以確保公司決策的準確性和合規(guī)性。（四）附件要求1.發(fā)票：發(fā)票作為重要的報銷或付款憑證，應附在相應的報銷單或付款申請單后面，并確保發(fā)票內(nèi)容與單據(jù)記錄的業(yè)務內(nèi)容一致。發(fā)票應具備發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、金額、稅率、稅額等完整要素，且發(fā)票應加蓋銷售方發(fā)票專用章。2.合同：涉及采購、銷售、服務等業(yè)務的單據(jù)，應附相關(guān)合同作為業(yè)務依據(jù)。合同應明確雙方的權(quán)利和義務、業(yè)務內(nèi)容、價格條款、付款方式、交貨日期等重要條款，合同應加蓋雙方公章或合同專用章。3.其他證明文件：根據(jù)業(yè)務需要，可能還需附其他證明文件，如驗收報告、出差審批單、會議通知等，以證明業(yè)務的真實性和合理性。附件應與單據(jù)內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，且附件應清晰、完整、有效。四、單據(jù)的流轉(zhuǎn)程序（一）業(yè)務發(fā)起部門1.業(yè)務人員根據(jù)業(yè)務實際發(fā)生情況，按照單據(jù)填寫要求準確填寫各類單據(jù)，并附上相關(guān)證明文件。2.將填寫完整的單據(jù)提交給本部門負責人進行初審，部門負責人應審核單據(jù)的真實性、合理性和完整性，對不符合要求的單據(jù)應退回業(yè)務人員重新填寫或補充資料。3.部門負責人初審通過后，在單據(jù)上簽字確認，并將單據(jù)提交給相關(guān)審核部門或崗位進行審核。（二）審核部門或崗位1.財務部門財務人員收到業(yè)務部門提交的單據(jù)后，應首先審核單據(jù)的財務合規(guī)性，包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，報銷金額是否符合公司規(guī)定的標準，付款申請是否與合同約定一致等。對不符合財務規(guī)定的單據(jù)，財務人員應及時與業(yè)務部門溝通，要求其補充或更正相關(guān)資料，直至單據(jù)符合要求為止。財務人員審核通過后，在單據(jù)上簽字確認，并將單據(jù)提交給財務負責人進行復審。2.其他相關(guān)審核部門：根據(jù)公司業(yè)務流程和管理要求，部分單據(jù)可能還需經(jīng)過其他相關(guān)部門的審核，如采購訂單需經(jīng)過采購審批部門審核，銷售訂單需經(jīng)過銷售審批部門審核等。相關(guān)審核部門應按照規(guī)定的審核要點對單據(jù)進行審核，審核通過后在單據(jù)上簽字確認，并將單據(jù)流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（三）審批領(lǐng)導1.經(jīng)過財務部門及其他相關(guān)審核部門審核通過的單據(jù)，應提交給公司審批領(lǐng)導進行最終審批。審批領(lǐng)導應根據(jù)公司的財務政策、業(yè)務規(guī)定和審批權(quán)限，對單據(jù)進行全面審查，做出審批決定。2.審批領(lǐng)導批準同意的單據(jù)，應在單據(jù)上簽字確認，并返回給業(yè)務部門或財務部門進行后續(xù)處理；審批領(lǐng)導不同意的單據(jù)，應注明不同意的原因，退回業(yè)務部門重新辦理。（四）財務部門付款或報銷處理1.業(yè)務部門收到審批通過的報銷單后，將其提交給財務部門進行報銷處理。財務人員根據(jù)報銷單及附件，按照公司的財務制度和審批流程，辦理款項支付手續(xù)。2.對于付款申請單，財務部門在審核無誤后，根據(jù)公司的資金安排和付款方式，及時安排資金支付給收款單位。（五）單據(jù)歸檔1.財務部門在完成付款或報銷業(yè)務后，應及時將相關(guān)單據(jù)進行整理、裝訂，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。2.單據(jù)歸檔應確保檔案的完整性和規(guī)范性，便于日后查閱和審計。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、單據(jù)的審核要點（一）發(fā)票審核要點1.發(fā)票真實性：通過國家稅務總局發(fā)票查驗平臺等渠道核實發(fā)票的真?zhèn)?，確保發(fā)票是由正規(guī)稅務機關(guān)發(fā)售且未被偽造。2.發(fā)票合法性：檢查發(fā)票的開具是否符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，如發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章等是否規(guī)范。3.發(fā)票關(guān)聯(lián)性：審核發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務實際發(fā)生情況是否相符，包括發(fā)票上的購買方信息、銷售方信息、貨物或服務名稱、金額等是否與報銷單或付款申請單一致。4.發(fā)票時效性：檢查發(fā)票的開具日期是否在規(guī)定的報銷期限內(nèi)，過期發(fā)票原則上不予報銷。（二）報銷單審核要點1.報銷事由真實性：核實報銷事項是否真實發(fā)生，是否與公司業(yè)務相關(guān)，有無虛假報銷的情況。2.報銷標準合規(guī)性：檢查報銷金額是否符合公司規(guī)定的報銷標準，如差旅費、業(yè)務招待費等的報銷額度是否超標。3.附件完整性：審核報銷單所附的發(fā)票、合同、審批單等附件是否齊全、有效，附件內(nèi)容是否與報銷單一致。4.審批流程完整性：檢查報銷單是否經(jīng)過了規(guī)定的審批流程，各級審批人簽字是否齊全。（三）付款申請單審核要點1.合同合規(guī)性：審核付款申請是否與簽訂的合同一致，包括付款金額、付款方式、付款期限等是否符合合同約定。2.資金預算合理性：檢查付款申請是否在公司的資金預算范圍內(nèi)，如有超出預算的情況，是否經(jīng)過了特殊審批程序。3.收款單位信息準確性：確保付款申請單上的收款單位名稱、賬號、開戶行等信息準確無誤，避免因信息錯誤導致付款失敗或資金損失。4.審批流程完整性：同報銷單審核要點，檢查付款申請單是否經(jīng)過了規(guī)定的審批流程，各級審批人簽字是否齊全。六、單據(jù)的保管與銷毀（一）保管期限各類單據(jù)的保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票、合同等重要單據(jù)的保管期限為10年，其他單據(jù)的保管期限為5年。（二）保管要求1.分類存放：單據(jù)應按照類別、年度、月份等進行分類存放，便于查找和管理。2.安全保管：檔案管理人員應確保單據(jù)存放地點的安全，防止單據(jù)被盜、丟失、損壞或泄密。存放單據(jù)的場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.建立臺賬：為便于對單據(jù)的保管情況進行跟蹤和查詢，應建立單據(jù)保管臺賬，詳細記錄單據(jù)的種類、編號、日期、來源、去向等信息。（三）銷毀程序1.單據(jù)保管期限屆滿后，由檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《單據(jù)銷毀申請表》，注明銷毀單據(jù)的種類、數(shù)量、年度等信息，并附上需銷毀單據(jù)的清單。2.《單據(jù)銷毀申請表》經(jīng)財務負責人、公司負責人審批同意后，方可進行銷毀處理。3.單據(jù)銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保單據(jù)信息無法恢復。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在《單據(jù)銷毀登記表》上記錄銷毀日期、地點、方式、監(jiān)督人等信息，參與銷毀的人員應簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對單據(jù)管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查單據(jù)的填寫、流轉(zhuǎn)、審核、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，是否存在違規(guī)操作或內(nèi)部控制漏洞。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查監(jiān)督財務部門應加強對單據(jù)的日常審核和管理，定期對各類單據(jù)進行抽查，檢查單據(jù)的真實性、準確性、完整性和合規(guī)性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，督促其整改糾正。（三）違規(guī)處理對于違反單據(jù)管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予