制定公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的有效控制，提高工作效率，實現文件管理的規范化、標準化和科學化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構以及與公司有業務往來的外部單位涉及的各類文件管理。（三）文件分類1.公司制度類文件：包括公司章程、基本管理制度、一般管理制度等，是公司運營管理的基本準則和規范。2.行政公文類文件：如通知、通報、報告、請示、批復等，用于公司內部及與外部單位之間的行政事務溝通與處理。3.業務文檔類文件：涵蓋各類業務合同、協議、項目文檔、業務報表等，與公司具體業務活動緊密相關。4.人事檔案類文件：包含員工個人檔案、人事任免文件、績效考核記錄、培訓資料等，用于員工管理和人力資源開發。5.財務文件類：如財務報表、預算報告、審計文件等，涉及公司財務狀況和資金運作。6.其他文件：如會議紀要、工作計劃與總結、宣傳資料等，不屬于上述分類的其他各類文件。（四）管理職責1.行政部門負責公司文件管理工作的統籌規劃與組織實施。制定和完善文件管理制度，并監督執行。負責文件的收發、登記、編號、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。定期對文件進行清理、鑒定和銷毀，確保文件的完整性和有效性。2.各部門負責本部門文件的起草、審核、修訂和整理工作，并及時提交行政部門歸檔。嚴格執行公司文件管理制度，妥善保管本部門的文件資料，確保文件的安全與保密。根據工作需要，按規定程序查閱、借閱公司文件，并做好登記和歸還工作。3.文件起草人負責文件的具體起草工作，確保文件內容準確、清晰、符合公司實際情況和相關法律法規要求。對文件的修訂和更新負責，及時根據公司業務發展和管理要求進行修改完善。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件起草應主題明確、邏輯清晰、語言規范、格式統一。2.涉及公司重要事項、重大決策或對公司有較大影響的文件，起草前應進行充分的調研和論證，廣泛征求相關部門和人員的意見。3.文件內容應準確反映公司的方針政策、工作要求和實際情況，避免出現模糊不清、歧義或相互矛盾的表述。（二）審核流程1.部門初審：文件起草完成后，起草部門負責人應首先對文件內容進行審核，確保文件符合本部門工作實際和相關業務要求，審核通過后簽字確認。2.會簽審核：對于涉及多個部門的文件，需進行會簽審核。起草部門應將文件發送至相關部門會簽，各部門應在規定時間內提出審核意見，如無異議則簽字確認。會簽過程中如有分歧，起草部門應負責協調溝通，達成一致意見后對文件進行修改完善。3.法務審核：重要文件或涉及法律事務的文件，應提交公司法務部門進行審核，確保文件內容合法合規，避免法律風險。4.領導審批：經部門初審、會簽審核和法務審核通過的文件，提交公司領導審批。領導應根據公司整體戰略和工作要求，對文件進行全面審查，做出批準、修改或駁回的決定。三、文件的編號與格式（一）編號規則1.公司制度類文件編號：采用“公司簡稱+制度類別+年份+序號”的格式。例如：[公司簡稱]GL20XX0X，其中“GL”表示管理制度類別，“20XX”為年份，“0X”為序號。2.行政公文類文件編號：按照公司規定的公文編號規則執行，一般由發文部門代字、年份、序號組成。例如：[發文部門代字][年份][序號]。3.業務文檔類文件編號：根據業務特點和管理需求自行設定編號規則，但應保證編號的唯一性和系統性，便于文件的識別和管理。4.人事檔案類文件編號：采用員工工號或其他特定標識進行編號，確保每份檔案編號的唯一性。5.財務文件類編號：按照財務部門的相關規定執行，一般結合年份、文件類別和序號進行編號。6.其他文件編號：根據文件性質和管理需要，由行政部門統一制定編號規則。（二）格式規范1.頁面設置：文件頁面一般采用A4紙，頁邊距上下左右各設置為2.5cm。2.字體字號：標題一般采用二號黑體字，正文采用三號仿宋體字，一級標題采用四號黑體字，二級標題采用小四號黑體字，三級標題采用五號黑體字。3.段落格式：正文段落首行縮進2個字符，行距一般為固定值28磅。4.頁眉頁腳：頁眉一般設置為公司名稱，頁腳設置頁碼，頁碼居中顯示。5.文件排版：文件內容應層次分明、條理清晰，不同級別的標題應按照規定的格式進行排版，確保文件的規范性和美觀性。四、文件的收發與登記（一）收文管理1.行政部門負責公司各類文件的簽收工作，對收到的文件應進行認真核對，確保文件的完整性和準確性。2.收文后，行政部門應及時在《文件收文登記表》上進行登記，詳細記錄文件的編號、來文單位、文件標題、文號、收文日期、份數等信息。3.根據文件內容和性質，行政部門對收文進行分類處理：屬于一般性通知、通報等文件，直接分發給相關部門閱知。涉及重要事項、需要公司領導批示或各部門辦理的文件，及時呈送公司領導，并按照領導批示意見轉發給相關部門辦理。對于需存檔的文件，在登記后及時進行歸檔處理。（二）發文管理1.文件起草部門完成文件起草、審核、領導審批等流程后，將文件提交至行政部門進行發文登記。2.行政部門在《文件發文登記表》上詳細記錄文件的編號、發文部門、文件標題、文號、發文日期、主送單位、抄送單位、份數等信息。3.根據文件的發送范圍，行政部門通過郵件、公文系統、專人送達等方式進行發文，并確保文件準確無誤地送達收件單位或個人。4.對于重要文件或需要回執的文件，行政部門應要求收件單位或個人在規定時間內反饋簽收情況或辦理結果。五、文件的傳閱與借閱（一）傳閱管理1.行政部門收到需要傳閱的文件后，應按照文件規定的傳閱范圍和順序進行傳閱。2.傳閱文件時，行政部門應填寫《文件傳閱登記表》，記錄文件的傳閱時間、傳閱人姓名、傳閱意見等信息。3.傳閱人應在規定時間內完成文件傳閱，并在《文件傳閱登記表》上簽字確認。如對文件有意見或建議，應在傳閱意見欄中注明。4.行政部門應及時跟蹤文件的傳閱情況，對于傳閱過程中出現的問題或延誤，及時進行協調解決，確保文件傳閱的順暢和高效。（二）借閱管理1.因工作需要借閱公司文件的部門或個人，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，借閱人將《文件借閱申請表》提交至行政部門，行政部門根據申請表內容進行文件借閱登記，并將文件提供給借閱人。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、轉借、涂改或丟失文件。如需復印文件，應提前向行政部門提出申請，經批準后方可復印。4.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還所借文件，行政部門在核對文件無誤后，在《文件借閱登記表》上注明歸還日期，并辦理借閱注銷手續。如借閱人因特殊原因需要延長借閱期限，應提前向行政部門提出申請，經批準后方可延長。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.文件形成部門應在文件辦理完畢后，按照公司文件管理制度的規定，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、真實有效，符合文件形成的實際過程和歷史面貌。2.歸檔文件應按照文件分類和編號規則進行分類整理，編制《文件歸檔目錄》，詳細記錄文件的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.歸檔文件應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應按照檔案管理要求進行裝訂、編目、裝盒等處理；電子檔案應進行備份，并按照公司電子文件管理規定進行存儲和管理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）保管期限1.公司制度類文件、重要業務文檔類文件等具有長期保存價值的文件，保管期限為永久。2.行政公文類文件、一般性業務文檔類文件等，保管期限為[X]年。3.人事檔案類文件、財務文件類文件等，按照國家相關法律法規和公司規定的保管期限進行保管。（三）保管措施1.行政部門應設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.對歸檔文件應定期進行檢查和清點，發現問題及時處理。如發現文件損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。4.嚴格限制無關人員進入文件檔案室，檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理規定，保守檔案機密，確保檔案信息的安全。七、文件的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱文件應遵循以下權限規定：公司領導可查閱公司所有文件。部門負責人可查閱與本部門工作相關的文件。其他人員因工作需要查閱文件，應經所在部門負責人批準，并在行政部門的監督下查閱。2.涉及公司機密的文件，查閱權限應嚴格按照公司保密制度執行，未經授權不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，查閱人將《文件查閱申請表》提交至行政部門。行政部門根據申請表內容，在檔案管理系統中查詢文件存放位置，并安排查閱場所。3.查閱人在行政部門指定的場所查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復印文件，應按照文件借閱管理規定辦理復印申請手續。4.查閱人查閱文件完畢后，應在《文件查閱登記表》上簽字確認，行政部門對查閱情況進行記錄。（三）文件使用1.文件使用人應按照文件規定的用途和范圍使用文件，不得擅自擴大使用范圍或改變文件內容。2.如需引用文件內容，應注明文件的名稱、編號、出處等信息，確保引用的準確性和規范性。3.文件使用過程中如發現文件存在錯誤或需要進一步解釋的地方，應及時與文件起草部門或行政部門聯系，不得擅自修改或處理文件。八、文件的修訂與廢止（一）修訂原則1.文件修訂應根據公司業務發展、法律法規變化、管理要求調整等實際情況，及時對文件進行修訂和完善，確保文件的有效性和適應性。2.文件修訂應遵循“誰起草、誰修訂”的原則，原文件起草部門負責對文件進行修訂。如因人員變動等原因，原起草部門無法承擔修訂工作的，由行政部門指定相關部門進行修訂。（二）修訂流程1.文件起草部門或行政部門根據文件修訂需求，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內容、范圍等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，將《文件修訂申請表》提交至行政部門。行政部門按照文件起草與審核流程，組織相關部門對修訂后的文件進行審核、會簽、法務審核和領導審批。3.經審批通過的修訂文件，行政部門應及時更新文件內容，并在檔案管理系統中進行相應的記錄。同時，將修訂后的文件分發給相關部門和人員，確保文件的有效傳達和執行。（三）廢止管理1.因文件修訂、公司業務調整、法律法規變更等原因，導致文件不再適用或失去效力的，應及時予以廢止