公司檔案調(diào)取管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案的調(diào)取行為，確保檔案的安全與完整，保障公司及員工的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過程中涉及檔案調(diào)取的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案調(diào)取必須符合國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.真實性原則：調(diào)取的檔案應(yīng)真實反映公司的歷史和實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。4.必要性原則：檔案調(diào)取應(yīng)基于工作需要，避免不必要的檔案調(diào)取。二、檔案分類與保管（一）檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。具體分類如下：1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、考勤記錄、績效考核、培訓(xùn)記錄等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：合同協(xié)議、項目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報告等。（二）保管部門與職責(zé)1.行政部門：負(fù)責(zé)行政檔案的收集、整理、歸檔和保管，確保行政檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.人力資源部門：負(fù)責(zé)人事檔案的管理，嚴(yán)格按照人事檔案管理規(guī)定，做好員工檔案的建立、維護(hù)和保管工作。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的整理、裝訂和保管，按照財務(wù)檔案管理要求，確保財務(wù)檔案的安全與完整。4.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和保管，定期將業(yè)務(wù)檔案移交至公司指定的檔案管理部門。（三）保管期限各類檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，具體如下：1.行政檔案：長期保管。2.人事檔案：員工離職后，人事檔案繼續(xù)保管一定期限，具體期限按照國家規(guī)定執(zhí)行。3.財務(wù)檔案：會計憑證保管[X]年，賬簿保管[X]年，報表保管[X]年等，具體按照財務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。（四）檔案存儲與安全1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。三、檔案調(diào)取流程（一）內(nèi)部調(diào)取1.申請：公司內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)取檔案時，應(yīng)填寫《檔案調(diào)取申請表》，詳細(xì)注明調(diào)取檔案的名稱、用途、調(diào)取時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審核：檔案管理部門收到《檔案調(diào)取申請表》后，對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請的必要性、檔案的保管狀態(tài)等。如申請符合規(guī)定，予以批準(zhǔn)；如申請不符合規(guī)定，應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改申請。3.調(diào)取：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，辦理檔案調(diào)取手續(xù)。調(diào)取檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案查閱、借閱登記制度進(jìn)行登記，記錄調(diào)取時間、調(diào)取人、歸還時間等信息。4.使用與歸還：調(diào)取人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)使用檔案，并確保檔案的安全與完整。使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部調(diào)取1.因工作需要向外部單位或個人提供檔案時，應(yīng)按照以下流程辦理：申請：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案外部調(diào)取申請表》，詳細(xì)說明提供檔案的原因、接收單位或個人的信息、檔案內(nèi)容等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。審核：公司辦公室對申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，如批準(zhǔn)提供檔案，應(yīng)明確規(guī)定提供檔案的范圍、方式、期限等要求。提供：檔案管理部門按照公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，辦理檔案外部調(diào)取手續(xù)。提供檔案時，應(yīng)與接收單位或個人簽訂檔案使用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案的安全與保密。跟蹤與監(jiān)督：在檔案外部調(diào)取期間，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤檔案的使用情況，確保接收單位或個人按照協(xié)議要求使用檔案。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案外部調(diào)取情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。四、檔案查閱權(quán)限與限制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行查閱。一般情況下，員工只能查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.部門負(fù)責(zé)人因工作需要查閱本部門員工檔案時，應(yīng)經(jīng)人力資源部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。3.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱檔案時，可根據(jù)工作需要查閱相關(guān)檔案，但應(yīng)履行必要的審批手續(xù)。（二）查閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得將檔案帶出指定地點。3.查閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。五、檔案借閱管理（一）借閱申請公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）借閱審核檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請的必要性、借閱人的信用記錄等。如申請符合規(guī)定，予以批準(zhǔn)；如申請不符合規(guī)定，應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改申請。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過[X]個工作日。（四）借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案復(fù)印與掃描管理（一）復(fù)印申請公司內(nèi)部員工因工作需要復(fù)印檔案時，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，詳細(xì)注明復(fù)印檔案的名稱、用途、復(fù)印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）復(fù)印審核檔案管理部門收到《檔案復(fù)印申請表》后，對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請的必要性、復(fù)印內(nèi)容是否符合規(guī)定等。如申請符合規(guī)定，予以批準(zhǔn)；如申請不符合規(guī)定，應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改申請。（三）復(fù)印操作經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照申請內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印操作。復(fù)印時，應(yīng)確保復(fù)印內(nèi)容清晰、完整，不得擅自擴(kuò)大或縮小復(fù)印范圍。（四）掃描管理如需對檔案進(jìn)行掃描，應(yīng)按照以下流程辦理：1.申請：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案掃描申請表》，詳細(xì)說明掃描檔案的原因、掃描內(nèi)容、掃描用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審核：檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，如批準(zhǔn)掃描檔案，應(yīng)明確規(guī)定掃描的范圍、方式、存儲要求等。4.掃描操作：檔案管理部門按照公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，進(jìn)行檔案掃描操作。掃描后的電子檔案應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。七、檔案保密管理（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對在工作中接觸到的檔案信息予以保密。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案的保密管理，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱、復(fù)印等環(huán)節(jié)，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。2.在檔案查閱、借閱、復(fù)印等過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，記錄相關(guān)信息，以便追溯。3.對檔案管理人員進(jìn)行定期的保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)員工違反檔案保密制度，泄露檔案信息，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對電子檔案進(jìn)行定期維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)更新、病毒查殺等，確保電子檔案的安全與完整。（三）系統(tǒng)使用與權(quán)限管理1.公司內(nèi)部員工可通過檔案信息化管理系統(tǒng)查閱、借閱、復(fù)印等相關(guān)檔案信息，但應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置系統(tǒng)使用權(quán)限，并定期進(jìn)行檢查和調(diào)整。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對檔案調(diào)取管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案調(diào)取流程是否規(guī)范，是否按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案查閱、借閱、復(fù)印等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作。3.檔案保管是否安全，是否存在檔案損壞、丟失等情況。4.檔案保密制度是否落實，是否存在檔案信息泄露的風(fēng)險。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管情況等。2.不定期