公司用章用印管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章、印鑒的管理，規范用章用印行為，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。（三）定義1.公司印章：指公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章。2.印鑒：指公司用于各類文件、憑證、報表等加蓋的具有特定標識或證明作用的印記，如部門章、業務專用章等。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制須由行政管理部門統一辦理，其他部門或個人不得擅自刻制公司印章。2.行政管理部門應根據公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規格、用途等信息，經公司法定代表人或授權代表批準后，到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政管理部門應及時將印章領取并進行登記備案，記錄印章的名稱、規格、編號、領取日期、領取人等信息。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應填寫《印章啟用申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，發布印章啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管人等信息。2.印章啟用通知應發送至公司各部門及相關人員，確保其知曉印章的啟用情況及使用要求。3.新印章啟用后，原相關印章同時廢止，行政管理部門應及時收回廢止印章，并進行登記銷毀。三、印章的保管（一）保管原則1.公司印章應指定專人負責保管，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.印章保管人應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人使用。（二）保管職責1.公章保管人職責負責公章的日常保管，確保公章存放安全，未經批準不得攜帶公章外出。嚴格按照公司規定的用章流程，審核用章申請，對符合用章條件的申請進行蓋章，并做好用章登記。定期檢查公章的使用情況，發現問題及時報告并采取相應措施。在用章過程中，如發現異常情況或對用章申請有疑問，應及時與相關部門或人員溝通核實，不得擅自蓋章。2.法定代表人章保管人職責負責法定代表人章的日常保管，按照公司規定的用章流程，配合其他印章保管人進行蓋章操作。確保法定代表人章的使用符合公司規定和法定代表人的授權要求，不得擅自使用法定代表人章。對法定代表人章的使用情況進行登記，定期向行政管理部門匯報。3.合同專用章保管人職責負責合同專用章的日常保管，嚴格按照合同審批流程，對合同文本進行審核，確認無誤后加蓋合同專用章。在用章過程中，如發現合同條款存在問題或與審批意見不符，應及時與合同承辦部門溝通協商，不得擅自蓋章。對合同專用章的使用情況進行詳細登記，包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方單位名稱、蓋章日期等信息。定期整理合同專用章使用記錄，歸檔保存，以備查閱。4.財務專用章保管人職責負責財務專用章的日常保管，嚴格按照財務制度和用章流程，對涉及財務收支、資金結算等業務的文件、憑證進行蓋章。確保財務專用章的使用符合財務規定和審批要求，不得擅自使用財務專用章。對財務專用章的使用情況進行詳細登記，包括用章日期、用章文件名稱、金額、用途等信息。定期與財務部門核對財務專用章的使用記錄，確保賬實相符。5.部門章保管人職責負責本部門章的日常保管，按照本部門的工作流程和規定，對相關文件、資料進行蓋章。嚴格控制部門章的使用范圍，不得超越規定權限使用部門章。對部門章的使用情況進行登記，定期向部門負責人匯報。如部門章出現遺失、損壞等情況，應及時向行政管理部門報告，并采取相應的補救措施。（三）保管要求1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章保管人應妥善保管印章存放鑰匙，不得隨意轉借他人。3.印章保管人因工作調動、離職等原因不再負責印章保管時，應及時辦理印章交接手續，確保印章安全交接。四、用章用印流程（一）用章申請1.公司員工因工作需要使用印章時，應填寫《用章申請表》，詳細說明用章事由、用章文件名稱、用章內容、用章數量、用章日期等信息。2.《用章申請表》應經相關部門負責人審核簽字，明確用章事項的真實性、合法性和必要性。3.根據用章類型和審批權限，《用章申請表》還需報公司分管領導、法定代表人或其他授權人員批準。（二）用章審核1.印章保管人收到《用章申請表》后，應認真審核用章申請的內容和審批手續是否齊全。2.對于不符合用章規定或審批手續不全的申請，印章保管人有權拒絕蓋章，并向申請人說明理由。3.如對用章申請存在疑問，印章保管人應及時與申請人或相關部門溝通核實，確保用章事項準確無誤。（三）用章登記1.經審核同意用章的，印章保管人應在用章前對用章情況進行詳細登記，包括用章日期、用章文件名稱、用章內容、用章數量、用章申請人、審批人等信息。2.用章登記應使用專門的《印章使用登記簿》，確保登記內容清晰、準確、完整。3.用章登記完成后，印章保管人方可按照規定進行蓋章操作。（四）用章蓋章1.印章保管人應嚴格按照用章申請的內容和審批意見進行蓋章，確保印章加蓋清晰、端正，位置準確。2.蓋章時應注意保護印章的完整性，不得在印章上涂抹、損壞或擅自更改印章內容。3.如涉及多頁文件蓋章，應逐頁蓋章，并在騎縫處加蓋印章，確保文件的完整性和真實性。（五）用章后處理1.用章完畢后，印章保管人應及時將印章歸位保管，并對用章文件進行整理歸檔。2.對于需留存復印件的用章文件，印章保管人應在用章后及時復印，并將復印件與原件一并歸檔保存。3.如用章文件涉及重要事項或需長期保存的，印章保管人應按照公司檔案管理制度的要求，進行妥善保管。五、特殊情況用章（一）緊急情況用章1.在緊急情況下，如因搶險救災、突發事件處理等需要立即使用印章，但無法及時辦理用章申請手續時，相關人員可先電話向公司領導或授權人員報告，經同意后先行用章，并在事后及時補辦用章申請手續。2.事后補辦的用章申請手續應詳細說明緊急情況的事由、用章時間、用章文件名稱等信息，并經相關部門負責人和公司領導簽字確認。（二）異地用章1.因工作需要在異地使用公司印章時，應提前填寫《異地用章申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，由印章保管人通過郵寄、專人送達等方式將印章送至異地使用地點。2.異地用章時，應嚴格按照本制度規定的用章流程進行操作，確保用章安全、規范。3.異地用章完畢后，印章保管人應及時將印章收回，并按照規定進行登記備案。六、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司機構調整、業務變更、印章損壞等原因，需要停用印章時，行政管理部門應填寫《印章停用申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，發布印章停用通知。2.印章停用通知應明確印章停用的日期、原因等信息，并發送至公司各部門及相關人員。3.印章停用后，印章保管人應及時將印章交回行政管理部門，并辦理交接手續。（二）印章銷毀1.對于停用的印章，行政管理部門應按照規定進行銷毀處理，防止印章流失或被非法使用。2.印章銷毀前，行政管理部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規格、編號、停用日期等信息，經公司法定代表人或授權代表批準后，組織專人進行銷毀。3.印章銷毀過程應進行現場監督，并由參與銷毀的人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認。4.《印章銷毀登記表》應包括印章名稱、規格、編號、銷毀日期、銷毀方式、參與銷毀人員等信息，作為印章銷毀的檔案資料留存。七、印鑒管理（一）印鑒刻制印鑒的刻制參照公司印章刻制的相關規定執行，由行政管理部門統一辦理。（二）印鑒保管1.印鑒應指定專人負責保管，保管人應嚴格遵守印鑒管理制度，確保印鑒安全存放。2.印鑒保管人不得擅自將印鑒交予他人使用，如因工作需要臨時借用印鑒，應經部門負責人批準，并在規定時間內歸還。（三）印鑒使用1.印鑒使用應填寫《印鑒使用申請表》，經相關部門負責人審核簽字后，報公司分管領導或其他授權人員批準。2.印鑒保管人應按照批準的用印申請進行蓋章操作，并做好用印登記。3.印鑒使用范圍應嚴格限定在公司規定的業務范圍內，不得超越權限使用印鑒。（四）印鑒停用與銷毀印鑒的停用與銷毀參照公司印章停用與銷毀的相關規定執行。八、監督與檢查（一）監督部門公司行政管理部門負責對印章、印鑒的使用和保管情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.印章、印鑒的保管是否安全，存放設施是否符合要求。2.用章用印流程是否規范，審批手續是否齊全。3.用章用印登記是否完整、準確，檔案資料是否妥善保管。4.印章、印鑒的使用是否符合公司規定的使用范圍，有無違規用章用印行為。（三）檢查方式1.定期檢查：行政管理部門定期對印章、印鑒的使用和保管情況進行全面檢查，檢查周期為[具體時間周期]。2.不定期抽查：行政管理部門不定期對印章、印鑒的使用和保管情況進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政管理部門應及時下達整改通知，要求相關部門或人員限期整改。2.如發現違規用章用印行為，行政管