大學自行采購管理制度一、總則（一）目的為規范大學自行采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，保證采購質量，促進廉政建設，根據國家有關法律法規和學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各學院及直屬單位使用學校預算資金、科研經費、捐贈資金等進行的自行采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應當符合國家法律法規和學校相關規定。2.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商有平等機會參與競爭，公正對待每一個供應商。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效益。4.誠信原則：采購活動各方應誠實守信，嚴格履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構學校成立采購工作領導小組，負責審議學校重大采購政策、采購計劃和采購項目，協調解決采購工作中的重大問題。采購工作領導小組由學校分管領導、相關職能部門負責人等組成。（二）采購執行機構1.采購部門：負責組織實施學校自行采購活動，包括制定采購計劃、發布采購公告、組織采購評審、簽訂采購合同等。2.使用部門：負責提出采購需求，參與采購評審，驗收采購項目，并對采購項目的質量和使用效果負責。（三）職責分工1.采購部門職責貫徹執行國家有關采購法律法規和學校采購管理制度。制定和完善學校采購工作流程和操作規范。編制年度采購計劃，報采購工作領導小組審議通過后組織實施。發布采購信息，組織供應商報名、資格審查和采購評審活動。代表學校簽訂采購合同，并負責合同的執行、驗收和付款等工作。建立采購檔案，妥善保管采購活動相關文件資料。對采購活動進行監督檢查，及時處理采購過程中的投訴和質疑。2.使用部門職責根據教學、科研、管理等工作需要，提出采購需求，明確采購項目的技術規格、數量、質量要求等。參與采購需求論證和采購文件編制工作。配合采購部門組織采購評審活動，提供必要的技術支持和評審意見。負責采購項目的驗收工作，對驗收結果負責。對采購項目的使用情況進行跟蹤和反饋，提出改進建議。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據學校年度工作計劃和各部門采購需求，編制年度采購預算草案。采購預算草案應明確采購項目名稱、規格型號、數量、預算金額等內容，并按照學校預算編制要求進行分類匯總。2.使用部門應根據本部門實際工作需要，對采購預算草案進行審核，提出修改意見。審核通過后的采購預算草案報采購工作領導小組審議。3.采購工作領導小組對采購預算草案進行審議，確定年度采購預算。年度采購預算經學校批準后下達各部門執行。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動。不得擅自調整采購預算，確因特殊情況需要調整的，應按照學校預算調整程序辦理。2.使用部門應嚴格控制采購支出，確保采購項目在預算范圍內完成。對于超預算采購項目，應按照學校相關規定履行審批手續。（三）預算監督1.學校財務部門負責對采購預算執行情況進行監督檢查。定期對采購項目的資金使用情況進行審計，確保資金使用合規、合理。2.采購部門應定期向采購工作領導小組報告采購預算執行情況。對預算執行過程中出現的問題及時進行分析和解決，確保采購預算的順利執行。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，或者技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，或者發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。5.詢價：適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。（二）采購程序1.采購申請使用部門根據工作需要填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目名稱、規格型號、數量、質量要求、預算金額、采購方式等內容，并經部門負責人簽字確認后提交采購部門?！恫少徤暾埍怼窇较嚓P的技術資料、市場調研情況等，以便采購部門進行采購需求論證和采購文件編制。2.采購需求論證采購部門收到采購申請后，對采購需求進行初步審核。對于重大采購項目，組織相關專家進行采購需求論證。采購需求論證應包括技術可行性、經濟合理性、合規性等方面的內容。專家應出具論證意見，作為采購文件編制的依據。3.采購文件編制采購部門根據采購需求論證意見和確定的采購方式，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、采購邀請書、采購需求、采購評審標準、采購合同條款等內容。采購文件應明確采購項目的技術規格、數量、質量要求、交貨時間、售后服務等內容，確保供應商能夠準確理解采購要求。4.采購信息發布采購部門通過學校官網、采購平臺等渠道發布采購信息。采購信息應包括采購項目名稱、采購方式、采購需求、供應商資格條件、報名時間、地點等內容。對于公開招標項目，采購信息應在指定的媒體上發布；對于邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價項目，采購信息應在學校官網和采購平臺上發布，并向符合資格條件的供應商發出采購邀請書。5.供應商報名與資格審查供應商應在規定的報名時間內，按照采購信息要求提交報名材料。報名材料應包括營業執照副本、稅務登記證副本、組織機構代碼證副本（或三證合一營業執照副本）、法定代表人授權書、資質證書、業績證明材料等。采購部門對供應商提交的報名材料進行資格審查，確定符合資格條件的供應商名單。對于資格審查不合格的供應商，應及時通知其原因。6.采購評審采購部門組織成立采購評審小組，負責對符合資格條件的供應商提交的響應文件進行評審。采購評審小組由學校相關部門代表、技術專家、經濟專家等組成，成員人數應符合相關規定。采購評審小組按照采購文件規定的評審標準和方法，對響應文件進行評審。評審過程應公開、公正、公平，記錄評審過程和結果。采購評審小組根據評審結果，推薦成交候選人名單。采購部門根據采購評審小組的推薦意見，確定成交供應商。7.采購合同簽訂采購部門與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間、地點、付款方式、售后服務等內容。采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本送學校財務部門、使用部門等備案。8.采購項目驗收使用部門負責采購項目的驗收工作。驗收前，使用部門應制定驗收方案，明確驗收標準、驗收程序和驗收人員等。驗收人員應按照驗收方案對采購項目的數量、質量、規格型號等進行驗收。驗收合格后，填寫《采購項目驗收報告》，并由驗收人員簽字確認。對于驗收不合格的采購項目，使用部門應及時通知采購部門與供應商協商解決。如協商不成，可按照采購合同約定的爭議解決方式處理。9.采購付款采購項目驗收合格后，使用部門應填寫《采購付款申請表》，經部門負責人簽字確認后提交學校財務部門。學校財務部門根據采購合同約定和驗收情況，審核《采購付款申請表》。審核通過后，按照規定的付款方式和時間支付采購款項。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應在確定成交供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括以下主要條款采購項目名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間、地點等。采購價格、付款方式、付款時間等。售后服務內容、期限、響應時間等。合同變更、解除、終止的條件和程序。違約責任和爭議解決方式等。（二）合同履行1.采購部門和使用部門應按照采購合同約定，履行各自的義務。采購部門負責監督供應商按照合同約定提供貨物或服務，使用部門負責接收和驗收貨物或服務。2.在合同履行過程中，如發生合同變更、解除、終止等情況，采購部門應及時與供應商協商，并按照學校相關規定辦理手續。（三）合同監督與檢查1.學校審計部門和財務部門負責對采購合同履行情況進行監督檢查。定期對采購合同的執行情況進行審計，確保合同履行符合規定。2.采購部門應定期向采購工作領導小組報告采購合同履行情況。對合同履行過程中出現的問題及時進行分析和解決，確保采購合同的順利履行。（四）合同歸檔1.采購部門應妥善保管采購合同檔案。采購合同檔案應包括采購合同文本、采購申請、采購文件、響應文件、評審記錄、驗收報告、付款憑證等相關資料。2.采購合同檔案保存期限應符合學校檔案管理規定。保存期滿后，按照學校檔案管理程序進行銷毀。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別與評估。分析采購過程中可能存在的風險因素，如供應商違約、采購質量問題、價格波動、法律法規風險等。2.根據風險識別與評估結果，確定風險等級。對于高風險采購項目，應采取相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.選擇優質供應商：通過嚴格的供應商資格審查和信用評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。2.簽訂詳細合同：在采購合同中明確雙方的權利和義務，約定違約責任和爭議解決方式，降低合同風險。3.加強采購過程監督：對采購項目的各個環節進行監督檢查，確保采購活動按照規定程序進行，防止違規操作。4.建立應急機制：針對可能出現的緊急情況，制定應急預案，如供應商違約導致貨物供應中斷時的應急采購措施等。5.加強法律法規學習：采購人員應加強對國家有關采購法律法規的學習，確保采購活動合法合規。七、采購監督與投訴處理（一）采購監督1.學校成立采購監督小組：負責對采購活動進行全程監督，確保采購活動公開、公平、公正。采購監督小組由學校紀檢監察部門、審計部門等相關人員組成。2.采購監督小組的職責監督采購部門和使用部門是否按照采購管理制度和采購程序組織采購活動。檢查采購文件的編制、發布、評審等環節是否符合規定。監督采購合同的簽訂、履行等情況。受理對采購活動的投訴和舉報，并進行調查處理。3.采購部門應主動接受采購監督小組的監督：定期向采購監督小組報告采購工作情況，配合采購監督小組開展監督檢查工作。（二）投訴處理1.供應商或其他利害關系人對采購活動有異議的，可以在規定時間內提出投訴。投訴應提供書面材料，說明投訴事項和理由，并附相關證明材料。2.采購部門收到投訴后，應及時進行調查核實。對于投訴事項屬實的