宣傳物料暫放管理制度一、總則（一）目的為規范公司宣傳物料的暫放管理，確保宣傳物料的安全、完整，便于合理調配與使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及宣傳物料暫放的部門、場所及相關人員。（三）基本原則1.安全第一原則：確保宣傳物料在暫放過程中不受損壞、丟失，避免因物料問題引發安全事故。2.分類存放原則：根據宣傳物料的類型、用途、規格等進行分類，便于查找和管理。3.高效利用原則：在保證物料安全的前提下，提高物料的周轉效率，減少不必要的庫存積壓。二、宣傳物料定義與分類（一）宣傳物料定義本制度所指宣傳物料是公司用于產品推廣、品牌宣傳、活動策劃等各類宣傳活動的相關物品，包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、展架、橫幅、禮品、贈品等。（二）宣傳物料分類1.按用途分類產品宣傳類：用于介紹公司產品特點、優勢、功能等的物料，如產品海報、產品手冊等。品牌宣傳類：旨在提升公司品牌形象、知名度和美譽度的物料，如品牌宣傳海報、品牌故事冊等。活動宣傳類：針對公司舉辦的各類活動進行宣傳推廣的物料，如活動海報、活動宣傳單頁、活動邀請函等。促銷宣傳類：配合公司促銷活動制作的物料，如促銷海報、促銷宣傳單頁、優惠券等。2.按形式分類紙質類：海報、宣傳單頁、宣傳冊、名片等。展示類：展架、易拉寶、陳列架等。懸掛類：橫幅、吊旗等。實物類：禮品、贈品、模型等。3.按制作部門分類市場部制作類：由市場部主導設計、制作的宣傳物料。其他部門定制類：因特定業務需求，由其他部門定制的宣傳物料。三、宣傳物料暫放場所與設施（一）暫放場所1.專用倉庫：設立專門的宣傳物料倉庫，用于存放各類宣傳物料。倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件。2.各部門暫存區：各部門可根據實際工作需要，設置本部門的宣傳物料暫存區，但應確保物料存放有序、安全。3.活動現場臨時存放點：在舉辦活動的現場，應設置專門的臨時存放點，用于存放活動期間所需的宣傳物料。活動結束后，及時清理并將剩余物料妥善存放。（二）暫放設施1.貨架：根據宣傳物料的尺寸、規格，配備合適的貨架，用于分類存放紙質類宣傳物料。貨架應定期檢查，確保結構穩固、安全可靠。2.展示架：用于展示展架、易拉寶等展示類宣傳物料。展示架應擺放整齊，便于物料的展示與取用。3.懸掛裝置：在倉庫及各部門暫存區，應配備必要的懸掛裝置，如掛鉤、橫桿等，用于懸掛橫幅、吊旗等懸掛類宣傳物料。4.儲物箱：用于存放實物類宣傳物料，如禮品、贈品等。儲物箱應具備一定的密封性，防止物料受潮、受損。四、宣傳物料暫放管理職責（一）市場部1.負責制定宣傳物料的年度、季度、月度制作計劃，并根據計劃組織宣傳物料的設計、制作與采購。2.對宣傳物料的質量進行審核，確保物料符合公司宣傳要求和標準。3.負責宣傳物料的入庫、出庫管理，建立物料庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬物相符。4.指導和監督各部門宣傳物料的暫放管理工作，對違規行為進行糾正和處理。（二）各部門1.負責本部門宣傳物料的申請、領用、使用及暫放管理。2.根據工作需要，提前向市場部提交宣傳物料的申請計劃，明確物料的種類、數量、用途等。3.在領用宣傳物料時，應填寫領用登記表，注明領用日期、物料名稱、數量、用途等信息，并簽字確認。4.負責本部門暫存區宣傳物料的日常保管，確保物料存放有序、安全，定期對物料進行整理和盤點。5.在宣傳物料使用完畢后，及時將剩余物料退回市場部倉庫或辦理相關退庫手續。（三）倉庫管理員1.負責宣傳物料倉庫的日常管理工作，包括物料的入庫、存放、保管、出庫等。2.嚴格按照物料的分類存放原則，對宣傳物料進行合理擺放，確保物料易于查找和取用。3.定期對倉庫內的宣傳物料進行盤點，檢查物料的數量、質量、完好情況等，發現問題及時上報。4.做好倉庫的安全防范工作，確保倉庫環境安全，防止物料被盜、損壞、變質等情況發生。五、宣傳物料入庫管理（一）入庫流程1.市場部在宣傳物料制作完成并驗收合格后，應及時通知倉庫管理員辦理入庫手續。2.倉庫管理員根據送貨清單，對入庫的宣傳物料進行核對，包括物料的名稱、規格、數量、質量等。3.核對無誤后，倉庫管理員在送貨清單上簽字確認，并將物料按照分類存放原則，存放到相應的位置。4.倉庫管理員根據入庫情況，及時更新物料庫存臺賬，記錄物料的入庫日期、名稱、規格、數量、供應商等信息。（二）入庫驗收1.宣傳物料入庫時，倉庫管理員應會同市場部相關人員對物料進行驗收。2.驗收內容包括物料的外觀質量、規格尺寸、數量等是否符合制作要求和合同約定。3.對于存在質量問題或與制作要求不符的宣傳物料，倉庫管理員應及時通知市場部，由市場部與供應商協商解決。4.驗收合格的宣傳物料，應在入庫單上簽字確認，并注明驗收情況。六、宣傳物料存放管理（一）分類存放要求1.紙質類宣傳物料應按照海報、宣傳單頁、宣傳冊等不同類型，分別存放在相應的貨架上，并按照產品宣傳、品牌宣傳、活動宣傳、促銷宣傳等用途進行細分。2.展示類宣傳物料應按照展架、易拉寶等不同形式，整齊擺放在展示架上，并根據使用頻率和活動安排進行分類存放。3.懸掛類宣傳物料應按照橫幅、吊旗等不同類型，分別懸掛在指定的懸掛裝置上，并按照使用場景和活動類型進行分類。4.實物類宣傳物料應按照禮品、贈品等不同類型，存放在儲物箱或貨架上，并進行標識和分類管理。（二）標識管理1.在宣傳物料存放區域，應設置明顯的標識牌，標明物料的類別、存放位置、使用說明等信息。2.對于每一種宣傳物料，應在其外包裝或物料上粘貼清晰的標識標簽，注明物料的名稱、規格、數量、用途、有效期等信息。3.標識應保持清晰、完整，如有損壞或模糊不清，應及時更換或補充。（三）庫存盤點1.倉庫管理員應定期對宣傳物料進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點內容包括物料的數量、質量、完好情況等，確保賬物相符。3.在盤點過程中，如發現物料數量短缺、損壞、變質等情況，應及時查明原因，并填寫盤點差異報告，上報市場部和相關部門。4.根據盤點結果，對庫存臺賬進行調整，確保庫存數據的準確性。（四）安全管理1.宣傳物料倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、消火栓、防盜門窗等，確保倉庫環境安全。2.倉庫管理員應定期檢查消防器材和安全設施的完好情況，確保其正常使用。3.嚴禁在倉庫內吸煙、明火作業，嚴禁存放易燃易爆物品。4.做好倉庫的防潮、防蟲、防霉等工作，定期對倉庫進行通風換氣，保持倉庫內干燥、整潔。七、宣傳物料領用管理（一）領用流程1.各部門因工作需要領用宣傳物料時，應填寫《宣傳物料領用申請表》，注明領用日期、物料名稱、規格、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字審批。2.將審批后的《宣傳物料領用申請表》提交給市場部。3.市場部根據庫存情況進行審核，如庫存充足，予以批準領用，并開具《宣傳物料領用登記表》。4.領用部門憑《宣傳物料領用登記表》到倉庫領取宣傳物料，倉庫管理員根據登記表發放物料，并在登記表上簽字確認。5.領用部門在領用物料后，應及時將《宣傳物料領用申請表》和《宣傳物料領用登記表》交回市場部存檔。（二）限量領用規定1.為避免宣傳物料的浪費和積壓，各部門應根據實際工作需要，合理申請領用宣傳物料。2.市場部可根據物料的庫存情況和各部門的使用頻率，對各部門的領用數量進行適當限制。3.對于限量領用的宣傳物料，如因特殊情況需要增加領用數量，領用部門應提前向市場部說明原因，并經市場部負責人批準后方可領用。（三）歸還管理1.宣傳物料使用完畢后，領用部門應及時將剩余物料退回市場部倉庫或辦理相關退庫手續。2.倉庫管理員在接收退回物料時，應認真核對物料的名稱、規格、數量、質量等，確保物料完好無損。3.對于退回的物料，倉庫管理員應在《宣傳物料領用登記表》上注明歸還日期，并更新庫存臺賬。八、宣傳物料使用管理（一）使用規范1.各部門在使用宣傳物料時，應嚴格按照公司的宣傳要求和標準進行使用，不得擅自更改物料內容、形式和用途。2.在使用宣傳物料過程中，應注意物料的保護，避免物料受損、丟失。如發現物料有損壞或丟失情況，應及時向市場部報告，并查明原因，追究相關人員的責任。3.對于活動現場使用的宣傳物料，應在活動結束后及時清理，將剩余物料妥善存放，不得隨意丟棄。（二）監督檢查1.市場部應定期對各部門宣傳物料的使用情況進行監督檢查，確保物料使用符合公司規定。2.監督檢查內容包括物料的使用是否規范、是否存在浪費現象、是否及時歸還剩余物料等。3.對于發現的問題，市場部應及時通知相關部門進行整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。九、宣傳物料報廢管理（一）報廢條件1.宣傳物料因使用年限過長、損壞嚴重、內容過時等原因，已無法繼續使用的，可申請報廢。2.因公司業務調整、產品更新換代等原因，導致宣傳物料不再適用的，可申請報廢。（二）報廢流程1.各部門在發現宣傳物料符合報廢條件時，應填寫《宣傳物料報廢申請表》，注明報廢物料的名稱、規格、數量、報廢原因等信息，并經部門負責人簽字審批。2.將審批后的《宣傳物料報廢申請表》提交給市場部。3.市場部組織相關人員對申請報廢的宣傳物料進行審核，確認無誤后，報公司領導審批。4.經公司領導批準后，市場部負責安排對報廢的宣傳物料進行處理，如銷毀、回收等，并做好相關記錄。（三）處理方式1.對于紙質類宣傳物料，如海報、宣傳單頁、宣傳冊等，可采用粉碎、焚燒等方