學(xué)校合同印章管理制度總則目的為加強(qiáng)學(xué)校合同印章管理，規(guī)范合同印章的使用流程，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位在對外簽訂合同、協(xié)議、承諾書等各類具有法律效力文件時(shí)涉及的合同印章管理。基本原則1.合法性原則：合同印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保合同印章的安全存放與使用，防止印章被盜用、冒用。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范合同印章的使用流程，明確審批權(quán)限和責(zé)任。合同印章的刻制與啟用印章刻制1.學(xué)校合同印章的刻制由學(xué)校辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)學(xué)校實(shí)際需求，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.刻制合同印章前，需填寫《合同印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行刻制。印章啟用1.新刻制的合同印章啟用前，學(xué)校辦公室應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄印章啟用時(shí)間、啟用范圍、保管人等信息。2.同時(shí)，學(xué)校辦公室應(yīng)將印章啟用情況以書面形式通知學(xué)校各部門、各單位，并在學(xué)校內(nèi)部公告欄進(jìn)行公示。合同印章的保管保管人員1.學(xué)校合同印章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.保管人員應(yīng)經(jīng)過學(xué)校辦公室審核同意后確定，并簽訂《合同印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任。保管要求1.合同印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人保管、雙鎖控制。2.保管人員不得擅自將合同印章帶出學(xué)校辦公區(qū)域，如因工作需要確需帶出的，必須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.保管人員應(yīng)定期對合同印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)校辦公室，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。合同印章的使用使用范圍1.學(xué)校合同印章僅用于學(xué)校對外簽訂的各類合同、協(xié)議、承諾書等具有法律效力的文件。2.嚴(yán)禁將合同印章用于任何與學(xué)校業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料或其他用途。使用流程1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《合同印章使用申請表》，詳細(xì)說明合同名稱、簽訂對象、合同金額、付款方式、履行期限等合同主要條款，并附上合同文本初稿。2.《合同印章使用申請表》經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交學(xué)校法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)出具審查意見，并在申請表上簽字蓋章。3.經(jīng)法務(wù)部門審查通過的《合同印章使用申請表》，連同合同文本初稿一并提交學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，在申請表上簽署審批意見。4.合同承辦部門憑經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意的《合同印章使用申請表》及合同文本定稿，到學(xué)校辦公室辦理合同印章使用手續(xù)。學(xué)校辦公室應(yīng)嚴(yán)格按照申請表上的審批意見，對合同文本進(jìn)行核對無誤后，在合同文本上加蓋合同印章，并在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記。5.合同印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章收回，并妥善保管。合同承辦部門應(yīng)將簽訂后的合同文本留存一份復(fù)印件，交學(xué)校辦公室存檔備案。特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即簽訂合同并使用合同印章的，合同承辦部門可先通過電話、短信等方式向?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后先行簽訂合同，但應(yīng)在事后[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦《合同印章使用申請表》的審批手續(xù)。2.對于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，學(xué)校辦公室可根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要求，組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后方可使用合同印章簽訂合同。合同印章的停用與銷毀停用1.因?qū)W校機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用合同印章的，由學(xué)校辦公室提出申請，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章交回學(xué)校辦公室，并在《印章使用登記簿》上注明停用日期。銷毀1.停用的合同印章由學(xué)校辦公室統(tǒng)一組織銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)留存?zhèn)洳椋４嫫谙逓閇X]年。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立合同印章管理監(jiān)督小組，由學(xué)校辦公室、法務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對合同印章的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對合同印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。檢查內(nèi)容1.合同印章的保管是否符合規(guī)定，是否存在安全隱患。2.合同印章的使用流程是否規(guī)范，是否存在未經(jīng)審批擅自使用印章的情況。3.合同文本的簽訂是否符合法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，合同條款是否明確、合理。4.《印章使用登記簿》的記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際使用情況相符。責(zé)任追究違規(guī)責(zé)任1.凡違反本制度規(guī)定，擅自使用合同印章或因保管不善導(dǎo)致合同印章被盜用、冒用的，學(xué)校將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、記過、撤職等處分。2.因違規(guī)使用合同印章給學(xué)校造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。賠償責(zé)任1.因合同承辦部門提供虛假信息、隱瞞重要事實(shí)等原因，導(dǎo)致學(xué)校在簽訂合同過程中遭受損失的，合同承辦部門應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。2.因保管人員未按規(guī)定保管合同印章，導(dǎo)致印章被盜用、冒用的，保管人