員工關(guān)系臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司員工關(guān)系管理，規(guī)范員工關(guān)系臺賬的建立、維護和使用，確保員工信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高員工關(guān)系管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司總部及各分支機構(gòu)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保臺賬記錄的員工信息真實、準(zhǔn)確，與實際情況相符。2.完整性原則：全面記錄員工從入職到離職的各項信息，包括基本信息、工作經(jīng)歷、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。3.保密性原則：嚴(yán)格保護員工個人信息安全，未經(jīng)員工同意，不得向任何第三方泄露。4.動態(tài)更新原則：隨著員工工作情況的變化，及時更新臺賬信息，保證信息的時效性。二、臺賬管理職責(zé)（一）人力資源部門1.臺賬建立與維護負責(zé)設(shè)計和完善員工關(guān)系臺賬的格式和內(nèi)容，確保涵蓋員工關(guān)系管理所需的各類信息。按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確錄入新員工信息，包括個人基本資料、入職時間、崗位安排、薪資待遇等。及時更新員工的崗位變動、薪資調(diào)整、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等信息，保證臺賬數(shù)據(jù)的實時性和準(zhǔn)確性。定期對臺賬數(shù)據(jù)進行核對和清理，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性，及時發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤信息。2.信息查詢與提供根據(jù)公司內(nèi)部各部門的需求，提供員工關(guān)系相關(guān)信息的查詢服務(wù)，如員工基本情況、工作經(jīng)歷、薪資明細等。為公司決策層提供有關(guān)員工關(guān)系狀況的數(shù)據(jù)分析和報告，為公司制定人力資源政策和決策提供支持。3.檔案管理負責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。按照檔案管理規(guī)定，對員工檔案進行分類存放，便于查閱和管理。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，防止檔案丟失或損壞。（二）各部門負責(zé)人1.信息提供與審核負責(zé)向人力資源部門提供本部門員工的相關(guān)信息，如崗位變動、績效評估結(jié)果等，并確保信息的真實性和準(zhǔn)確性。對人力資源部門反饋的涉及本部門員工的臺賬信息進行審核，如有異議及時與人力資源部門溝通核實。2.協(xié)助管理在日常工作中，協(xié)助人力資源部門做好員工關(guān)系管理工作，如配合組織員工培訓(xùn)、考核等活動。關(guān)注本部門員工的工作動態(tài)和思想狀況，及時向人力資源部門反饋員工的異常情況，共同做好員工關(guān)系維護工作。（三）員工本人1.信息申報按照公司要求，如實填寫個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇等相關(guān)資料，并及時更新個人信息的變化情況。對所提供信息的真實性和準(zhǔn)確性負責(zé)，如有虛假申報，愿意承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.信息查詢有權(quán)查詢本人在員工關(guān)系臺賬中的相關(guān)信息，如對信息有疑問或異議，可向人力資源部門提出查詢或更正申請。三、臺賬內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.教育背景：記錄員工的最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間等信息。3.入職信息：入職日期、入職渠道、崗位名稱、試用期期限、轉(zhuǎn)正日期等。（二）工作經(jīng)歷1.過往工作單位：依次列出員工曾經(jīng)工作過的單位名稱、工作起止時間、擔(dān)任職務(wù)等。2.工作職責(zé)與業(yè)績：簡要描述員工在各工作單位的主要工作職責(zé)和取得的工作業(yè)績。（三）薪資福利1.薪資結(jié)構(gòu)：包括基本工資、績效工資、獎金、津貼、補貼等各項薪資構(gòu)成部分及其占比。2.薪資調(diào)整記錄：記錄每次薪資調(diào)整的時間、調(diào)整原因、調(diào)整幅度等信息。3.福利待遇：如社保、公積金、商業(yè)保險、帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等各類福利待遇的享受情況。（四）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)課程名稱：記錄員工參加的各類內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)課程的名稱。2.培訓(xùn)時間與地點：明確培訓(xùn)的具體時間和地點。3.培訓(xùn)講師：注明培訓(xùn)課程的授課講師姓名。4.培訓(xùn)考核結(jié)果：記錄員工參加培訓(xùn)后的考核成績或評估結(jié)果。（五）考核記錄1.考核周期：按年度、季度或月度等不同周期記錄員工的考核情況。2.考核指標(biāo)與結(jié)果：詳細列出各項考核指標(biāo)的得分情況以及最終考核等級（優(yōu)秀、良好、合格、不合格）。3.考核評語：記錄考核過程中對員工工作表現(xiàn)的綜合評價和建議。（六）崗位變動記錄1.崗位變動日期：記錄員工崗位發(fā)生變動的具體日期。2.變動原因：說明崗位變動的原因，如內(nèi)部晉升、崗位調(diào)整、部門調(diào)動等。3.新崗位信息：包括新崗位名稱、崗位職責(zé)、薪資待遇等。（七）獎懲記錄1.獎勵情況：記錄員工獲得的公司內(nèi)部或外部獎勵，如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎、項目獎勵等，包括獎勵名稱、頒發(fā)時間、獎勵原因等。2.懲罰情況：記錄員工受到的公司內(nèi)部處罰，如警告、記過、降職、辭退等，包括處罰原因、處罰時間、處罰決定等。（八）勞動合同管理1.合同簽訂信息：記錄勞動合同的簽訂日期、期限、續(xù)簽情況等。2.合同解除與終止信息：如合同到期終止、協(xié)商解除、辭退解除等情況的具體日期和原因。（九）離職信息1.離職日期：員工辦理離職手續(xù)的日期。2.離職原因：包括主動離職、被動離職（辭退、裁員等）及其具體原因。3.離職手續(xù)辦理情況：記錄員工離職手續(xù)的完成情況，如工作交接、財務(wù)結(jié)算、物品歸還等。四、臺賬建立與錄入（一）新員工入職1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)向其發(fā)放《員工信息登記表》，指導(dǎo)員工如實填寫個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.人力資源部門收到員工填寫完整的《員工信息登記表》后，進行初步審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.審核通過后，人力資源部門將新員工信息錄入員工關(guān)系臺賬系統(tǒng)，建立新員工的基本信息檔案。同時，為員工分配唯一的員工編號，作為其在公司的標(biāo)識。（二）信息變更1.員工個人信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時填寫《員工信息變更申請表》，注明變更事項及原因，并提交至所在部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。2.部門負責(zé)人審核通過后，將申請表交至人力資源部門。人力資源部門對變更信息進行核實后，在臺賬系統(tǒng)中進行相應(yīng)修改，并更新相關(guān)檔案資料。3.涉及薪資福利、崗位變動等重要信息變更的，人力資源部門應(yīng)與相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，確保信息變更的準(zhǔn)確性和一致性。（三）數(shù)據(jù)錄入要求1.錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行數(shù)據(jù)錄入，確保信息的完整性和規(guī)范性。2.對于必填項，必須準(zhǔn)確填寫，不得遺漏。對于非必填項，如有相關(guān)信息也應(yīng)如實錄入。3.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、無誤，避免出現(xiàn)錯別字、數(shù)據(jù)錯誤等情況。錄入完成后，應(yīng)進行仔細核對，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。五、臺賬維護與更新（一）定期維護1.人力資源部門應(yīng)每月定期對員工關(guān)系臺賬進行維護，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，及時發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的錯誤信息。2.對臺賬中的各項信息進行梳理，確保信息的時效性。如員工的崗位變動、薪資調(diào)整等信息應(yīng)及時更新，保證臺賬數(shù)據(jù)與實際情況相符。3.定期備份臺賬數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的期限進行保存。（二）動態(tài)更新1.根據(jù)員工的工作情況變化，實時更新臺賬信息。如員工完成培訓(xùn)后，及時記錄培訓(xùn)相關(guān)信息；員工績效考核結(jié)果出來后，立即更新考核記錄。2.對于員工的獎懲情況，應(yīng)在事件發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)進行記錄和更新，確保臺賬信息的及時性。3.當(dāng)員工勞動合同到期續(xù)簽、解除或終止時，人力資源部門應(yīng)及時在臺賬中更新相關(guān)信息，并妥善保管好勞動合同文本及相關(guān)手續(xù)文件。（三）數(shù)據(jù)審核1.人力資源部門應(yīng)定期對臺賬數(shù)據(jù)進行內(nèi)部審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。審核內(nèi)容包括信息的完整性、邏輯一致性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并采取相應(yīng)的糾正措施。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤，應(yīng)及時更正；如發(fā)現(xiàn)信息不完整，應(yīng)補充相關(guān)資料。3.每年至少進行一次全面的數(shù)據(jù)審核，形成審核報告，總結(jié)臺賬管理工作中存在的問題及改進措施，并向公司管理層匯報。六、臺賬查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.人力資源部門：有權(quán)查詢和使用員工關(guān)系臺賬的全部信息，以便進行人力資源管理工作，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪資核算等。2.各部門負責(zé)人：根據(jù)工作需要，經(jīng)人力資源部門同意后，可查詢本部門員工的相關(guān)信息，如基本情況、工作業(yè)績、考核結(jié)果等，用于部門內(nèi)部管理和決策。3.員工本人：可查詢本人在臺賬中的基本信息、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等部分信息。如需查詢其他信息，應(yīng)向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后進行查詢。（二）查詢流程1.內(nèi)部查詢?nèi)肆Y源部門內(nèi)部人員因工作需要查詢臺賬信息的，可直接登錄臺賬系統(tǒng)進行查詢。各部門負責(zé)人如需查詢本部門員工信息，應(yīng)填寫《員工關(guān)系臺賬查詢申請表》，注明查詢目的和查詢內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交至人力資源部門。人力資源部門審核通過后，為其提供相應(yīng)的查詢權(quán)限和信息。2.員工查詢員工本人如需查詢臺賬信息，應(yīng)填寫《員工關(guān)系臺賬個人查詢申請表》，提交至人力資源部門。人力資源部門核實員工身份后，在規(guī)定時間內(nèi)為其提供查詢服務(wù)，并確保員工查詢的信息僅限于本人相關(guān)信息。（三）使用規(guī)范1.公司內(nèi)部人員查詢和使用員工關(guān)系臺賬信息時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將信息泄露給無關(guān)人員。2.臺賬信息僅供公司內(nèi)部管理使用，未經(jīng)公司書面同意，任何部門或個人不得將臺賬信息用于其他目的或提供給第三方。3.在使用臺賬信息進行決策或管理工作時，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性。如因信息使用不當(dāng)導(dǎo)致的問題或糾紛，由使用信息的部門或個人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案管理（一）檔案收集1.人力資源部門負責(zé)收集員工在入職、工作過程中形成的各類人事檔案資料，包括但不限于員工信息登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核報告、獎懲文件等。2.各部門應(yīng)協(xié)助人力資源部門做好檔案收集工作，及時將涉及本部門員工的相關(guān)資料移交至人力資源部門。（二）檔案整理1.人力資源部門收到檔案資料后，按照檔案管理的要求進行分類整理。一般可按照員工基本信息、工作經(jīng)歷、薪資福利、培訓(xùn)考核、獎懲記錄、勞動合同等類別進行分類。2.對每份檔案資料進行編號和標(biāo)注，確保檔案資料的有序存放和便于查找。同時，建立檔案目錄清單，詳細記錄每份檔案的名稱、編號、存放位置等信息。（三）檔案歸檔與保管1.將整理好的檔案資料按照檔案目錄清單依次歸檔存放，存放在專門的檔案柜或檔案庫中。檔案存放應(yīng)遵循安全、保密、便于查閱的原則。2.定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或補充。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱員工檔案。確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。八、保密與安全（一）保密措施1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對員工關(guān)系臺賬信息予以保密。不得向任何無關(guān)人員透露員工個人信息及臺賬內(nèi)容。2.涉及員工關(guān)系臺賬管理的工作人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在使用和存儲員工關(guān)系臺賬信息的過程中，應(yīng)采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止信息泄露。如對電子臺賬數(shù)據(jù)進行加密存儲，限制訪問權(quán)限等。（二）安全管理1.加強對員工關(guān)系臺賬管理系統(tǒng)的安全維護，定期進行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.對臺賬管理工作中涉及的辦公設(shè)備、存儲介質(zhì)等進行妥善保管，防止因設(shè)備損壞、丟失或被盜導(dǎo)致信息泄露。3.如發(fā)生臺賬信息泄露事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，及時通知相關(guān)人員，并進行調(diào)查處理。同時，根據(jù)事件的嚴(yán)重程度，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負責(zé)對員工關(guān)系臺賬管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由人力資源部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人及其他相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組定期對臺賬管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括臺賬信息的準(zhǔn)確性、完整性、更新及時性，檔案管理情況，保密與安全措施落實情況等。（二）檢查方式1.定期檢查：每季度至少進行一次全面的臺賬管理工作檢查，形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。2.不定期抽查：監(jiān)督小組可根據(jù)工作需要，不定期對臺賬管理的某個環(huán)節(jié)或部分信息進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）整改落實1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，確保問題得到及時有效的解決。2.整改完成后