員工關(guān)系臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工關(guān)系管理，規(guī)范員工關(guān)系臺(tái)賬的建立、維護(hù)和使用，確保員工信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高員工關(guān)系管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司總部及各分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保臺(tái)賬記錄的員工信息真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。2.完整性原則：全面記錄員工從入職到離職的各項(xiàng)信息，包括基本信息、工作經(jīng)歷、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工個(gè)人信息安全，未經(jīng)員工同意，不得向任何第三方泄露。4.動(dòng)態(tài)更新原則：隨著員工工作情況的變化，及時(shí)更新臺(tái)賬信息，保證信息的時(shí)效性。二、臺(tái)賬管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)1.臺(tái)賬建立與維護(hù)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和完善員工關(guān)系臺(tái)賬的格式和內(nèi)容，確保涵蓋員工關(guān)系管理所需的各類(lèi)信息。按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確錄入新員工信息，包括個(gè)人基本資料、入職時(shí)間、崗位安排、薪資待遇等。及時(shí)更新員工的崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等信息，保證臺(tái)賬數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。定期對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和清理，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤信息。2.信息查詢(xún)與提供根據(jù)公司內(nèi)部各部門(mén)的需求，提供員工關(guān)系相關(guān)信息的查詢(xún)服務(wù)，如員工基本情況、工作經(jīng)歷、薪資明細(xì)等。為公司決策層提供有關(guān)員工關(guān)系狀況的數(shù)據(jù)分析和報(bào)告，為公司制定人力資源政策和決策提供支持。3.檔案管理負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。按照檔案管理規(guī)定，對(duì)員工檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查閱和管理。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，防止檔案丟失或損壞。（二）各部門(mén)負(fù)責(zé)人1.信息提供與審核負(fù)責(zé)向人力資源部門(mén)提供本部門(mén)員工的相關(guān)信息，如崗位變動(dòng)、績(jī)效評(píng)估結(jié)果等，并確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)人力資源部門(mén)反饋的涉及本部門(mén)員工的臺(tái)賬信息進(jìn)行審核，如有異議及時(shí)與人力資源部門(mén)溝通核實(shí)。2.協(xié)助管理在日常工作中，協(xié)助人力資源部門(mén)做好員工關(guān)系管理工作，如配合組織員工培訓(xùn)、考核等活動(dòng)。關(guān)注本部門(mén)員工的工作動(dòng)態(tài)和思想狀況，及時(shí)向人力資源部門(mén)反饋員工的異常情況，共同做好員工關(guān)系維護(hù)工作。（三）員工本人1.信息申報(bào)按照公司要求，如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇等相關(guān)資料，并及時(shí)更新個(gè)人信息的變化情況。對(duì)所提供信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如有虛假申報(bào)，愿意承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.信息查詢(xún)有權(quán)查詢(xún)本人在員工關(guān)系臺(tái)賬中的相關(guān)信息，如對(duì)信息有疑問(wèn)或異議，可向人力資源部門(mén)提出查詢(xún)或更正申請(qǐng)。三、臺(tái)賬內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.教育背景：記錄員工的最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、專(zhuān)業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等信息。3.入職信息：入職日期、入職渠道、崗位名稱(chēng)、試用期期限、轉(zhuǎn)正日期等。（二）工作經(jīng)歷1.過(guò)往工作單位：依次列出員工曾經(jīng)工作過(guò)的單位名稱(chēng)、工作起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)等。2.工作職責(zé)與業(yè)績(jī)：簡(jiǎn)要描述員工在各工作單位的主要工作職責(zé)和取得的工作業(yè)績(jī)。（三）薪資福利1.薪資結(jié)構(gòu)：包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼等各項(xiàng)薪資構(gòu)成部分及其占比。2.薪資調(diào)整記錄：記錄每次薪資調(diào)整的時(shí)間、調(diào)整原因、調(diào)整幅度等信息。3.福利待遇：如社保、公積金、商業(yè)保險(xiǎn)、帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等各類(lèi)福利待遇的享受情況。（四）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)課程名稱(chēng)：記錄員工參加的各類(lèi)內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)課程的名稱(chēng)。2.培訓(xùn)時(shí)間與地點(diǎn)：明確培訓(xùn)的具體時(shí)間和地點(diǎn)。3.培訓(xùn)講師：注明培訓(xùn)課程的授課講師姓名。4.培訓(xùn)考核結(jié)果：記錄員工參加培訓(xùn)后的考核成績(jī)或評(píng)估結(jié)果。（五）考核記錄1.考核周期：按年度、季度或月度等不同周期記錄員工的考核情況。2.考核指標(biāo)與結(jié)果：詳細(xì)列出各項(xiàng)考核指標(biāo)的得分情況以及最終考核等級(jí)（優(yōu)秀、良好、合格、不合格）。3.考核評(píng)語(yǔ)：記錄考核過(guò)程中對(duì)員工工作表現(xiàn)的綜合評(píng)價(jià)和建議。（六）崗位變動(dòng)記錄1.崗位變動(dòng)日期：記錄員工崗位發(fā)生變動(dòng)的具體日期。2.變動(dòng)原因：說(shuō)明崗位變動(dòng)的原因，如內(nèi)部晉升、崗位調(diào)整、部門(mén)調(diào)動(dòng)等。3.新崗位信息：包括新崗位名稱(chēng)、崗位職責(zé)、薪資待遇等。（七）獎(jiǎng)懲記錄1.獎(jiǎng)勵(lì)情況：記錄員工獲得的公司內(nèi)部或外部獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、創(chuàng)新獎(jiǎng)、項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)等，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、頒發(fā)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.懲罰情況：記錄員工受到的公司內(nèi)部處罰，如警告、記過(guò)、降職、辭退等，包括處罰原因、處罰時(shí)間、處罰決定等。（八）勞動(dòng)合同管理1.合同簽訂信息：記錄勞動(dòng)合同的簽訂日期、期限、續(xù)簽情況等。2.合同解除與終止信息：如合同到期終止、協(xié)商解除、辭退解除等情況的具體日期和原因。（九）離職信息1.離職日期：?jiǎn)T工辦理離職手續(xù)的日期。2.離職原因：包括主動(dòng)離職、被動(dòng)離職（辭退、裁員等）及其具體原因。3.離職手續(xù)辦理情況：記錄員工離職手續(xù)的完成情況，如工作交接、財(cái)務(wù)結(jié)算、物品歸還等。四、臺(tái)賬建立與錄入（一）新員工入職1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)向其發(fā)放《員工信息登記表》，指導(dǎo)員工如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.人力資源部門(mén)收到員工填寫(xiě)完整的《員工信息登記表》后，進(jìn)行初步審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.審核通過(guò)后，人力資源部門(mén)將新員工信息錄入員工關(guān)系臺(tái)賬系統(tǒng)，建立新員工的基本信息檔案。同時(shí)，為員工分配唯一的員工編號(hào)，作為其在公司的標(biāo)識(shí)。（二）信息變更1.員工個(gè)人信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《員工信息變更申請(qǐng)表》，注明變更事項(xiàng)及原因，并提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)對(duì)變更信息進(jìn)行核實(shí)后，在臺(tái)賬系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)修改，并更新相關(guān)檔案資料。3.涉及薪資福利、崗位變動(dòng)等重要信息變更的，人力資源部門(mén)應(yīng)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保信息變更的準(zhǔn)確性和一致性。（三）數(shù)據(jù)錄入要求1.錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保信息的完整性和規(guī)范性。2.對(duì)于必填項(xiàng)，必須準(zhǔn)確填寫(xiě)，不得遺漏。對(duì)于非必填項(xiàng)，如有相關(guān)信息也應(yīng)如實(shí)錄入。3.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等情況。錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。五、臺(tái)賬維護(hù)與更新（一）定期維護(hù)1.人力資源部門(mén)應(yīng)每月定期對(duì)員工關(guān)系臺(tái)賬進(jìn)行維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的錯(cuò)誤信息。2.對(duì)臺(tái)賬中的各項(xiàng)信息進(jìn)行梳理，確保信息的時(shí)效性。如員工的崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整等信息應(yīng)及時(shí)更新，保證臺(tái)賬數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符。3.定期備份臺(tái)賬數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。（二）動(dòng)態(tài)更新1.根據(jù)員工的工作情況變化，實(shí)時(shí)更新臺(tái)賬信息。如員工完成培訓(xùn)后，及時(shí)記錄培訓(xùn)相關(guān)信息；員工績(jī)效考核結(jié)果出來(lái)后，立即更新考核記錄。2.對(duì)于員工的獎(jiǎng)懲情況，應(yīng)在事件發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行記錄和更新，確保臺(tái)賬信息的及時(shí)性。3.當(dāng)員工勞動(dòng)合同到期續(xù)簽、解除或終止時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)在臺(tái)賬中更新相關(guān)信息，并妥善保管好勞動(dòng)合同文本及相關(guān)手續(xù)文件。（三）數(shù)據(jù)審核1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)部審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。審核內(nèi)容包括信息的完整性、邏輯一致性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面。2.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并采取相應(yīng)的糾正措施。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)更正；如發(fā)現(xiàn)信息不完整，應(yīng)補(bǔ)充相關(guān)資料。3.每年至少進(jìn)行一次全面的數(shù)據(jù)審核，形成審核報(bào)告，總結(jié)臺(tái)賬管理工作中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施，并向公司管理層匯報(bào)。六、臺(tái)賬查詢(xún)與使用（一）查詢(xún)權(quán)限1.人力資源部門(mén)：有權(quán)查詢(xún)和使用員工關(guān)系臺(tái)賬的全部信息，以便進(jìn)行人力資源管理工作，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪資核算等。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人：根據(jù)工作需要，經(jīng)人力資源部門(mén)同意后，可查詢(xún)本部門(mén)員工的相關(guān)信息，如基本情況、工作業(yè)績(jī)、考核結(jié)果等，用于部門(mén)內(nèi)部管理和決策。3.員工本人：可查詢(xún)本人在臺(tái)賬中的基本信息、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等部分信息。如需查詢(xún)其他信息，應(yīng)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查詢(xún)。（二）查詢(xún)流程1.內(nèi)部查詢(xún)?nèi)肆Y源部門(mén)內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)臺(tái)賬信息的，可直接登錄臺(tái)賬系統(tǒng)進(jìn)行查詢(xún)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人如需查詢(xún)本部門(mén)員工信息，應(yīng)填寫(xiě)《員工關(guān)系臺(tái)賬查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)目的和查詢(xún)內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，為其提供相應(yīng)的查詢(xún)權(quán)限和信息。2.員工查詢(xún)員工本人如需查詢(xún)臺(tái)賬信息，應(yīng)填寫(xiě)《員工關(guān)系臺(tái)賬個(gè)人查詢(xún)申請(qǐng)表》，提交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)核實(shí)員工身份后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)為其提供查詢(xún)服務(wù)，并確保員工查詢(xún)的信息僅限于本人相關(guān)信息。（三）使用規(guī)范1.公司內(nèi)部人員查詢(xún)和使用員工關(guān)系臺(tái)賬信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.臺(tái)賬信息僅供公司內(nèi)部管理使用，未經(jīng)公司書(shū)面同意，任何部門(mén)或個(gè)人不得將臺(tái)賬信息用于其他目的或提供給第三方。3.在使用臺(tái)賬信息進(jìn)行決策或管理工作時(shí)，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性。如因信息使用不當(dāng)導(dǎo)致的問(wèn)題或糾紛，由使用信息的部門(mén)或個(gè)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案管理（一）檔案收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集員工在入職、工作過(guò)程中形成的各類(lèi)人事檔案資料，包括但不限于員工信息登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核報(bào)告、獎(jiǎng)懲文件等。2.各部門(mén)應(yīng)協(xié)助人力資源部門(mén)做好檔案收集工作，及時(shí)將涉及本部門(mén)員工的相關(guān)資料移交至人力資源部門(mén)。（二）檔案整理1.人力資源部門(mén)收到檔案資料后，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類(lèi)整理。一般可按照員工基本信息、工作經(jīng)歷、薪資福利、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲記錄、勞動(dòng)合同等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注，確保檔案資料的有序存放和便于查找。同時(shí)，建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄每份檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、存放位置等信息。（三）檔案歸檔與保管1.將整理好的檔案資料按照檔案目錄清單依次歸檔存放，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)中。檔案存放應(yīng)遵循安全、保密、便于查閱的原則。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱員工檔案。確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。八、保密與安全（一）保密措施1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)員工關(guān)系臺(tái)賬信息予以保密。不得向任何無(wú)關(guān)人員透露員工個(gè)人信息及臺(tái)賬內(nèi)容。2.涉及員工關(guān)系臺(tái)賬管理的工作人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在使用和存儲(chǔ)員工關(guān)系臺(tái)賬信息的過(guò)程中，應(yīng)采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止信息泄露。如對(duì)電子臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，限制訪問(wèn)權(quán)限等。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)員工關(guān)系臺(tái)賬管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.對(duì)臺(tái)賬管理工作中涉及的辦公設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等進(jìn)行妥善保管，防止因設(shè)備損壞、丟失或被盜導(dǎo)致信息泄露。3.如發(fā)生臺(tái)賬信息泄露事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，及時(shí)通知相關(guān)人員，并進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)，根據(jù)事件的嚴(yán)重程度，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)員工關(guān)系臺(tái)賬管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組定期對(duì)臺(tái)賬管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性、完整性、更新及時(shí)性，檔案管理情況，保密與安全措施落實(shí)情況等。（二）檢查方式1.定期檢查：每季度至少進(jìn)行一次全面的臺(tái)賬管理工作檢查，形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。2.不定期抽查：監(jiān)督小組可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)臺(tái)賬管理的某個(gè)環(huán)節(jié)或部分信息進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（三）整改落實(shí)1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，人力資源部門(mén)應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，確保問(wèn)題得到及時(shí)有效的解決。2.整改完成后