婦聯(lián)文件歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)婦聯(lián)文件的規(guī)范化管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于婦聯(lián)機(jī)關(guān)各部門及下屬單位形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。所有文件材料由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.齊全完整原則。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映婦聯(lián)工作的全貌和歷史過程。3.分類科學(xué)原則。按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則。采取必要的安全保密措施，確保文件材料不丟失、不損壞、不泄密。二、文件材料的收集（一）收集范圍1.上級(jí)婦聯(lián)及相關(guān)部門下發(fā)的文件、指示、通知等。2.婦聯(lián)機(jī)關(guān)形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。3.下屬單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.婦聯(lián)組織開展活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、通知、照片、視頻等。5.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。6.重要的來信來訪記錄及處理結(jié)果。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止因意外事件導(dǎo)致文件丟失。三、文件材料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照文件的來源分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件。2.按照文件的內(nèi)容分為綜合類、組織建設(shè)類、宣傳教育類、權(quán)益維護(hù)類、家庭和兒童工作類、婦女發(fā)展類等。3.按照文件的形式分為紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件的整理去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行排序，同一類文件按照時(shí)間順序排列。編寫頁(yè)碼，在文件的右上角或右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁(yè)碼，空白頁(yè)不編頁(yè)碼。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。裝訂文件，將整理好的文件按照卷內(nèi)文件目錄的順序依次裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，注意不要壓住文件字跡。2.電子文件的整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件分類存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和日期，格式統(tǒng)一為“[年份][月份][日期][文件主題].擴(kuò)展名”。建立電子文件索引目錄，記錄電子文件的存儲(chǔ)路徑、文件名、文件大小、日期等信息，便于查找和利用。3.聲像文件的整理照片文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列，編寫照片說明，注明照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。錄音、錄像文件應(yīng)按照內(nèi)容分類，編寫文字說明，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。將聲像文件存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立索引目錄，便于查找和利用。四、文件材料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年歸檔。2.跨年度的文件材料，在辦結(jié)后的次年上半年歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文件材料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件材料進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保文件材料齊全完整、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范。3.對(duì)符合歸檔要求的文件材料進(jìn)行編目、裝盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等信息。4.將檔案盒上架存放，按照檔案分類編號(hào)順序排列，便于查找和利用。五、文件材料的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.檔案架應(yīng)排列整齊，檔案盒應(yīng)擺放有序，便于查找和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如霉變、蟲蛀等。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并異地存放，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。5.對(duì)聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保音像質(zhì)量良好，存儲(chǔ)設(shè)備正常運(yùn)行。六、文件材料的查閱利用（一）查閱權(quán)限1.婦聯(lián)機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱文件材料，需填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱文件材料，需持單位介紹信，填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)婦聯(lián)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.涉及重要機(jī)密的文件材料，查閱需經(jīng)婦聯(lián)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱文件材料時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并填寫《文件查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱文件名稱及份數(shù)等信息。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱人員填寫的《文件查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的文件材料，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，防止文件材料丟失、損壞或泄密。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄文件材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將文件材料歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)核對(duì)，確保文件材料完整無損。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)文件材料的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解文件材料的利用需求和利用效果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案服務(wù)水平。七、文件材料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合婦聯(lián)工作實(shí)際，對(duì)文件材料進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)文件材料進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組按照檔案保管期限表，對(duì)文件材料逐一進(jìn)行審查，確定其保管期限。3.對(duì)保管期限已滿且確無保存價(jià)值的文件材料，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)經(jīng)婦聯(lián)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的《檔案銷毀申請(qǐng)表》，對(duì)需銷毀的文件材料進(jìn)行造冊(cè)登記，注明文件材料的名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.采用焚燒或粉碎