學(xué)校檔案專人管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及全體教職員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等。2.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)提供檔案利用服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。5.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.參與學(xué)校檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與學(xué)校有關(guān)的文件、通知、指示等。3.學(xué)校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.學(xué)校教職員工的個(gè)人檔案材料，包括履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、獲獎(jiǎng)證書等。5.學(xué)校教學(xué)、科研、管理等方面的檔案材料，如教學(xué)計(jì)劃、教案、科研項(xiàng)目申報(bào)書、結(jié)題報(bào)告等。6.學(xué)校舉辦的各類活動(dòng)的檔案材料，如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出、學(xué)術(shù)講座等。7.學(xué)校財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、基建等方面的檔案材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、固定資產(chǎn)清單、基建項(xiàng)目審批文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對(duì)收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄。3.按照檔案編號(hào)順序，將檔案材料裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（三）銷毀程序1.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全、徹底。2.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.校內(nèi)人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填報(bào)，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）移交工作1.學(xué)校各部門應(yīng)在每年年底將本年度形成的檔案材料整理歸檔后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目，將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室集中保管。3.學(xué)校撤銷或合并時(shí)，應(yīng)將檔案整理后移交上級(jí)主管部門或指定的單位保管。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案信息利用：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查閱、借閱和下載。4.檔案信息安全管理：采取安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（三）信息化建設(shè)要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和有效利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，制定檔案信息安全管理制度，采取安全防護(hù)措施，如設(shè)置用戶權(quán)限、加密存儲(chǔ)、定期備份等，確保檔案信息的安全。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（二）