實行來訪登記管理制度一、總則（一）目的為了加強公司的安全管理，規范來訪人員的登記流程，確保公司的正常辦公秩序，保障公司員工的人身和財產安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，凡進入公司辦公區域的外來人員均需遵守本制度。（三）基本原則1.嚴格登記原則：所有來訪人員必須進行詳細登記，不得遺漏重要信息。2.安全第一原則：確保來訪人員的行為符合安全規定，防止未經授權的人員進入公司敏感區域。3.服務至上原則：在保證安全的前提下，為來訪人員提供必要的協助和服務，展現公司良好形象。二、來訪人員分類及登記要求（一）客戶來訪1.預約客戶提前與公司相關部門或人員取得聯系，預約來訪時間、事由及會見人員。來訪時，在公司前臺出示有效身份證件，由前臺工作人員根據預約信息進行登記。登記內容包括：客戶姓名、單位名稱、聯系方式、預約時間、預約事由、會見人員等。前臺工作人員通知被會見人員后，引導客戶前往指定會見地點，并在《來訪人員登記表》上注明引導去向。2.未預約客戶客戶直接來訪時，前臺工作人員應禮貌詢問來訪事由、會見人員等信息。對于能夠聯系到相關人員并經同意會見的，按照預約客戶的登記流程進行登記和引導。對于無法聯系到相關人員或相關人員不同意會見的，前臺工作人員應委婉向客戶說明情況，請客戶與相關人員另行預約時間。如客戶堅持要進入公司，前臺工作人員應及時通知公司安保部門或相關負責人處理。（二）供應商來訪1.供應商來訪前，應提前與公司采購部門或相關業務部門溝通，說明來訪目的、時間及人員信息。2.來訪時，按照客戶來訪的登記要求進行登記。除基本信息外，還需注明供應商名稱、業務范圍、來訪涉及的具體業務事項等。3.采購部門或相關業務部門接待人員應在供應商來訪前確認是否有必要安排會見，并提前做好準備工作。會見結束后，接待人員應在《來訪人員登記表》上簽字確認。（三）合作伙伴來訪1.合作伙伴來訪需提前與公司合作項目負責人聯系，確定來訪時間、內容及參與人員。2.登記要求同供應商來訪，同時應注明合作項目名稱、合作進展情況等相關信息。3.合作項目負責人負責安排會見，并協調相關部門做好溝通交流工作。會見結束后，在登記表上記錄會見情況及后續工作安排。（四）政府部門及其他公務人員來訪1.政府部門及其他公務人員因公務來訪時，應主動出示有效證件及相關公務文件。2.前臺工作人員應立即通知公司對口接待部門或負責人，并進行登記。登記內容包括：來訪單位、來訪人員姓名、職務、證件號碼、來訪事由、聯系電話等。3.對口接待部門或負責人應盡快安排會見，并按照相關規定和程序進行接待。接待過程中，如需記錄來訪內容或提供相關資料，應按照公司檔案管理規定辦理。會見結束后，在登記表上注明接待情況及后續跟進事項。（五）其他來訪人員1.如快遞員、維修人員等因工作需要進入公司的人員，前臺工作人員應要求其出示有效工作證件，并進行登記。登記內容包括：姓名、單位名稱、證件號碼、來訪事由、聯系電話、預計停留時間等。2.對于臨時送貨的快遞員，前臺工作人員應確認送貨信息后，通知收件部門或人員前來領取，并在快遞單上簽字確認。快遞員離開時，應在登記表上注明離開時間。3.維修人員等需在公司內進行較長時間工作的人員，應在公司指定區域作業，并在工作結束后到前臺辦理離開登記手續。三、登記流程（一）前臺登記1.來訪人員到達公司前臺后，前臺工作人員應主動迎接，并禮貌詢問來訪事由、會見人員等信息。2.來訪人員應如實填寫《來訪人員登記表》，登記表應包含以下內容：來訪日期、來訪時間、來訪人員姓名、性別、身份證號碼、單位名稱、聯系電話、來訪事由、會見人員、被會見部門、預計停留時間等。3.前臺工作人員應仔細核對來訪人員填寫的信息，確保準確無誤。如有不清楚的地方，應及時向來訪人員詢問。4.對于攜帶物品的來訪人員，前臺工作人員應進行檢查登記，注明物品名稱、數量等信息。對于禁止攜帶的物品，應告知來訪人員妥善保管或存放在指定地點。（二）身份核實1.前臺工作人員在完成登記后，應通過來訪人員提供的有效身份證件、工作證件等對其身份進行核實。2.如來訪人員身份信息與登記信息不符或無法提供有效證件，前臺工作人員應拒絕其進入公司，并及時通知公司安保部門或相關負責人處理。3.對于重要客戶、合作伙伴或政府部門人員，如因特殊情況無法提供有效證件，前臺工作人員應在核實其身份信息無誤后，先進行登記放行，并及時向公司相關領導匯報。（三）通知被會見人員1.前臺工作人員根據來訪人員填寫的會見人員信息，及時通過電話、郵件或內部通訊工具等方式通知被會見人員。2.通知內容應包括來訪人員的姓名、單位、來訪事由、預計停留時間等信息。3.被會見人員應在接到通知后盡快回復前臺工作人員是否同意會見，并告知預計會見時間。如因特殊情況無法及時會見，應向來訪人員說明原因，并協商重新安排會見時間。（四）引導與陪同1.前臺工作人員在接到被會見人員同意會見的通知后，應引導來訪人員前往指定會見地點。2.在引導過程中，前臺工作人員應注意保持禮貌和熱情，提醒來訪人員注意公司的安全規定和辦公秩序。3.對于需要陪同的來訪人員，應由公司相關部門或人員安排專人陪同。陪同人員應負責介紹公司情況、協助溝通交流，并確保來訪人員的行為符合公司規定。（五）會見結束登記1.會見結束后，陪同人員應引導來訪人員返回前臺辦理離開登記手續。2.來訪人員應在《來訪人員登記表》上注明離開時間，并簽字確認。3.前臺工作人員應檢查來訪人員是否有遺留物品，如有遺留物品，應及時歸還來訪人員。4.對于在公司內停留時間較長的來訪人員，前臺工作人員應在適當時間提醒其辦理離開登記手續。四、特殊情況處理（一）緊急來訪1.對于因緊急事務來訪且無法提前預約的人員，前臺工作人員應在簡要了解來訪事由后，立即通知相關部門或人員，并進行緊急登記。2.相關部門或人員應優先處理緊急事務，盡快安排會見。會見結束后，按照正常流程進行登記和后續處理。（二）來訪人員拒絕登記1.如來訪人員拒絕填寫《來訪人員登記表》或提供相關信息，前臺工作人員應耐心向其解釋登記制度的重要性和必要性。2.如來訪人員仍堅持拒絕登記，前臺工作人員應拒絕其進入公司，并及時通知公司安保部門或相關負責人處理。安保部門或相關負責人應根據情況采取相應措施，如要求來訪人員說明拒絕登記的原因，或對其進行勸離等。（三）發現可疑人員1.前臺工作人員或公司其他員工如發現來訪人員行為舉止可疑、攜帶不明物品或有其他異常情況，應立即提高警惕，并及時通知公司安保部門。2.安保部門接到通知后，應迅速到達現場，對可疑人員進行詢問和檢查。如發現可疑人員有違法犯罪嫌疑，應立即報警，并配合公安機關進行調查處理。3.在處理可疑人員期間，公司應暫停相關區域的人員出入，確保公司安全。五、監督與檢查（一）內部監督1.公司行政部門負責對來訪登記管理制度的執行情況進行定期檢查。檢查內容包括：前臺登記記錄是否完整、準確，來訪人員是否按照規定進行登記和引導，被會見人員是否及時處理來訪事務等。2.行政部門應每月至少進行一次全面檢查，并形成檢查報告。對于檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.公司各部門負責人應負責本部門員工對來訪登記管理制度的執行情況進行監督，確保本部門員工積極配合前臺做好來訪人員的登記和接待工作。（二）外部監督1.公司應主動接受政府相關部門、行業協會等外部機構的監督檢查，積極配合做好來訪登記等安全管理工作。2.對于外部機構提出的意見和建議，公司應認真研究分析，及時整改落實，并將整改情況反饋給外部機構。六、違規處理（一）對來訪人員的違規處理1.來訪人員如有違反公司安全規定、擾亂辦公秩序等行為，公司前臺工作人員或安保人員應及時制止，并視情節輕重給予警告、勸離等處理。2.對于嚴重違反公司規定或法律法規的來訪人員，公司應保留相關證據，并及時向公安機關報案，依法追究其責任。（二）對公司員工的違規處理1.公司員工如未按照來訪登記管理制度的要求進行操作，如未認真核實來訪人員身份、未及時通知被會見人員、未做好引導和陪同工作等，行政部門應視情節輕重給予批評教育、績效扣分等處理。2.如因員工違規操作導致公司安全事故或其他不良后果，公司將按照相關規定追究其責任，包括但不限于經濟賠償、紀律處分、解除勞動合同等。七、培訓與宣傳（一）培訓1.公司行政部門應定期組織對前臺工作人員、安保人員及其他相關人員進行來訪登記管理制度的培訓，確保其熟悉制度內容和操作流程。2.培訓內容應包括：登記流程、身份核實方法、特殊情況處理、安全規定等方面的知識和技能。3.培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析等多種形式，以提高培訓效果。培訓結束后，應對培訓人員進行考核，確保其掌握相關知識和技能。（二）宣傳1.公司應通過內部公告、郵件、宣傳欄等