學校文件發布管理制度一、總則（一）目的為加強學校文件發布管理，確保文件傳達準確、及時、有效，提高學校工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級、各班級在工作中涉及的各類文件發布管理，包括但不限于學校正式文件、通知、公告、規章制度、工作計劃與總結等。（三）基本原則1.準確性原則：文件內容應準確無誤，符合國家法律法規、政策要求以及學校實際情況。2.及時性原則：文件應及時發布，確保相關人員能夠及時知曉并執行，避免因延誤影響工作進展。3.規范性原則：文件發布應遵循統一的格式、流程和規范，保證文件的嚴肅性和權威性。4.保密性原則：對于涉及學校機密、敏感信息的文件，應嚴格按照保密規定進行發布和管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括學校發布的各類行政決策、工作部署、通知、通報等，用于指導學校行政管理工作。2.教學文件：如教學計劃、課程標準、教學大綱、教案、試題等，與教學活動密切相關，是學校教學工作的重要依據。3.學生管理文件：涵蓋學生學籍管理、獎懲規定、綜合素質評價等方面的文件，旨在規范學生管理工作。4.后勤保障文件：涉及學校后勤服務、物資采購、校園安全等方面的文件，保障學校各項工作的正常運轉。5.其他文件：除上述類別外的其他文件，如臨時性工作安排、會議紀要等。（二）文件編號1.編號規則學校文件編號采用統一格式，由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號組成。年份用四位數字表示，如“[20XX]”；部門代碼由學校根據各部門職能確定，用兩位字母表示；文件類別代碼根據文件分類確定，用兩位數字表示（行政文件：01，教學文件：02，學生管理文件：03，后勤保障文件：04，其他文件：05）；順序號用三位數字表示，從“001”開始依次遞增。示例：[2023]XY01001，表示學校行政部門在2023年發布的第1份文件。2.編號管理文件編號由學校辦公室負責統一編制和管理。各部門在起草文件時，應將文件編號需求提前告知辦公室，以便及時進行編號分配。編號一經確定，不得隨意更改。如因特殊原因需要變更編號，須經辦公室負責人批準，并做好相關記錄。三、文件起草與審核（一）起草1.責任部門：文件起草由相關職能部門負責，根據工作需要和學校要求擬定文件內容。2.起草要求文件起草應主題明確、內容詳實、邏輯清晰、語言規范。涉及多個部門的文件，應由牽頭部門會同相關部門共同起草，充分征求各方意見，確保文件內容全面、合理。起草文件時應注明文件的密級、緊急程度等信息，并按照規定格式排版。（二）審核1.初審文件起草完成后，起草部門應進行內部初審，重點審核文件內容是否符合法律法規和學校政策，是否與其他相關文件協調一致，語言表達是否準確規范等。初審通過后，起草部門負責人應在文件上簽署審核意見，并提交學校辦公室進行復審。2.復審學校辦公室收到起草部門提交的文件后，對文件進行全面復審。復審內容包括文件格式、編號、密級、緊急程度等是否符合規定，文件內容是否準確反映學校工作意圖，是否具有可操作性等。對于涉及重大事項、重要政策或影響范圍較廣的文件，辦公室應組織相關部門負責人進行會審，充分聽取各方意見，確保文件質量。復審通過后，辦公室負責人應在文件上簽署復審意見，并根據文件性質和內容呈送學校領導審批。四、文件審批與簽發（一）審批1.審批流程學校文件審批按照學校組織架構和職責分工進行，一般文件由分管校領導審批，重要文件或涉及全局性工作的文件由校長審批。呈送領導審批的文件，應附上起草說明、審核意見等相關材料，以便領導全面了解文件情況，做出準確決策。2.審批要求領導審批文件時，應認真審閱文件內容，對文件的必要性、可行性、合法性等進行全面審查，并簽署明確的審批意見。對于審批通過的文件，領導應簽署姓名和日期；對于需要修改完善的文件，應明確提出修改意見，退回起草部門進行修改后重新審批。（二）簽發1.簽發權限學校正式文件由校長或校長授權的副校長簽發。以學校辦公室名義發布的一般性通知、公告等，由辦公室主任簽發；涉及重要事項的，須經分管校領導審核后，由辦公室主任簽發。2.簽發程序文件經領導審批通過后，起草部門將文件送辦公室進行編號、排版等格式處理，然后提交給有權簽發人進行簽發。簽發人應認真核對文件內容和格式，確認無誤后在文件上簽署簽發意見、姓名和日期。五、文件發布（一）發布方式1.校內辦公系統發布：對于一般性文件、通知等，通過學校校內辦公系統發布至各部門、各年級、各班級，相關人員可登錄系統查閱下載。2.紙質文件發布：重要文件、規章制度等除在辦公系統發布外，還應印發紙質文件，發放至各部門、各年級、各班級存檔。3.會議傳達：對于涉及學校重要決策、工作部署等文件，可通過召開會議的方式進行傳達，確保相關人員準確理解文件精神。4.校園公告欄發布：對于面向全體師生的重要通知、公告等，可在校園公告欄進行張貼發布，方便師生及時了解。（二）發布流程1.校內辦公系統發布流程文件經簽發后，辦公室工作人員將文件電子稿上傳至校內辦公系統，并按照規定設置文件的閱讀權限、發布范圍等信息。發布完成后，系統自動向相關人員發送通知，告知文件已發布，提醒其及時查閱。2.紙質文件發布流程文件經簽發后，辦公室工作人員按照文件發放范圍進行編號、打印、裝訂，并填寫文件發放登記表。將紙質文件分發至各部門、各年級、各班級指定人員簽收，并要求簽收人在文件發放登記表上簽字確認。3.會議傳達流程根據文件內容和會議安排，確定會議傳達的時間、地點、參會人員等信息，并提前通知相關人員做好準備。在會議上，由文件起草部門或相關負責人對文件進行詳細解讀，確保參會人員理解文件精神。會議結束后，辦公室負責整理會議紀要，將文件傳達情況記錄在案。4.校園公告欄發布流程辦公室工作人員將需要在校園公告欄發布的文件打印成紙質公告，并張貼在公告欄指定位置。定期對公告欄進行檢查，及時更換過期或損壞的公告，確保公告內容清晰、完整。六、文件存檔與保管（一）存檔1.存檔范圍學校發布的各類文件，包括紙質文件和電子文件，均應按照規定進行存檔。2.存檔要求紙質文件應按照文件類別、年份、編號順序進行整理裝訂，編制文件目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息，并存放在專門的檔案柜中。電子文件應按照文件類別、年份、編號建立文件夾進行分類存儲，確保文件命名規范、易于查找。同時，定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。3.存檔期限學校文件存檔期限按照國家有關規定和學校實際情況執行，一般重要文件長期保存，一般性文件保存[X]年。（二）保管1.保管責任學校文件保管工作由學校辦公室負責，指定專人負責檔案管理，確保文件安全、完整。2.保管措施檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，發現問題及時處理。檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲，配備必要的消防、防盜設備。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案存放區域，確因工作需要查閱檔案的，應按照檔案查閱規定辦理相關手續。七、文件查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍學校教職工因工作需要可查閱學校存檔的各類文件，但涉及學校機密、敏感信息的文件查閱須按照保密規定辦理審批手續。2.查閱程序查閱人員填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，提交所在部門負責人審核。部門負責人審核通過后，申請表交學校辦公室審批。辦公室根據文件密級和查閱權限進行審批，對于涉及機密文件的查閱申請，須經學校保密工作領導小組批準。查閱人員持審批通過的申請表到檔案管理人員處查閱文件，檔案管理人員應在查閱現場進行監督，確保查閱過程符合規定，查閱人員不得擅自摘抄、復印、拍照文件內容。3.查閱記錄檔案管理人員應對文件查閱情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員姓名、部門、查閱文件名稱、編號、查閱目的等信息，查閱記錄應妥善保存。（二）借閱1.借閱范圍因特殊工作需要，經學校領導批準，學校教職工可借閱學校存檔的部分文件，但借閱期限一般不得超過[X]個工作日。2.借閱程序借閱人員填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，提交所在部門負責人審核。部門負責人審核通過后，申請表交學校辦公室審批。辦公室根據文件密級和借閱權限進行審批，對于涉及機密文件的借閱申請，須經學校保密工作領導小組批準。借閱人員持審批通過的申請表到檔案管理人員處辦理借閱手續，檔案管理人員應向借閱人員詳細說明文件保管要求，并要求借閱人員簽字確認。借閱人員應在規定期限內歸還所借文件，檔案管理人員在收到歸還文件時，應認真檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究借閱人員責任。3.借閱記錄檔案管理人員應對文件借閱情況進行詳細記錄，包括借閱時間、借閱人員姓名、部門、借閱文件名稱、編號、借閱期限、歸還時間等信息，借閱記錄應妥善保存。八、文件修訂與廢止（一）修訂1.修訂原因文件在執行過程中如發現存在問題、與法律法規政策不符或學校實際情況發生變化等，應及時進行修訂。2.修訂程序文件修訂由原起草部門或相關職能部門負責，根據修訂原因對文件進行修改完善。修改后的文件按照文件起草、審核、審批、簽發的程序進行辦理，確保修訂后的文件質量。文件修訂后，應及時在學校內部辦公系統、紙質文件等相應載體上進行更新發布，并通知相關人員。（二）廢止1.廢止原因文件因法律法規