oa文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司OA系統文件的管理，確保文件的有效流轉、安全存儲和規范使用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用OA系統處理文件過程中的相關行為。（三）基本原則1.準確性原則：文件內容應準確無誤，符合公司政策、法律法規及實際工作需求。2.及時性原則：文件的起草、審批、傳閱、歸檔等環節應及時進行，避免延誤。3.保密性原則：涉及公司機密的文件應嚴格保密，防止信息泄露。4.規范性原則：文件的格式、編號、審批流程等應遵循統一規范。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事文件：如招聘信息、員工檔案、考勤記錄、績效考核文件等。3.財務文件：預算報表、費用報銷單、財務分析報告等。4.業務文件：與公司業務相關的合同、訂單、項目文檔等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件。（二）文件編號1.編號規則：采用[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]的格式。例如，2023年行政部第5號文件編號為2023XG05。2.部門代碼：由兩位字母組成，具體如下：行政部XG、人事部RS、財務部CW、業務一部YW1、業務二部YW2等。3.文件類別代碼：行政文件XZ、人事文件RS、財務文件CW、業務文件YW、其他文件QT。三、文件起草（一）起草要求1.文件內容應主題明確、邏輯清晰、語言簡潔。2.涉及重要事項或決策的文件，應進行充分調研和論證。3.引用的數據、事例等應真實可靠。（二）起草流程1.由相關部門或人員負責起草文件初稿。2.初稿完成后，起草人應認真校對，確保內容準確無誤。四、文件審批（一）審批權限1.行政文件：一般性通知、通報等由部門負責人審批，涉及公司重大事項的由分管領導審批，重要決議由總經理審批。2.人事文件：員工檔案、考勤記錄等由人事部負責人審批，涉及員工晉升、獎懲等重要人事變動由分管領導審批，總經理最終審定。3.財務文件：預算報表、費用報銷單等由財務部負責人審批，重大財務決策由總經理審批。4.業務文件：合同、訂單等由業務部門負責人初審，分管領導審核，總經理審批。（二）審批流程1.文件起草人將文件提交至OA系統，選擇相應的審批流程。2.審批人應在規定時間內完成審批，如有修改意見應及時反饋給起草人。3.審批通過的文件進入下一環節，未通過的文件起草人應根據審批意見進行修改后重新提交審批。五、文件傳閱（一）傳閱范圍根據文件內容和工作需要確定傳閱范圍，一般包括相關部門負責人、分管領導等。（二）傳閱流程1.文件審批通過后，系統自動將文件發送至傳閱環節。2.傳閱人應在收到文件后及時進行閱讀，并在規定時間內完成傳閱操作。3.傳閱過程中，傳閱人如有意見或建議可通過OA系統批注功能進行反饋。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.已完成審批流程的各類文件。2.重要會議記錄、紀要等。3.公司各類活動的相關文件。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全、完整，保持文件的原始面貌。2.按照文件分類和編號規則進行整理歸檔，確保文件便于查找和使用。3.定期將歸檔文件備份至公司指定的存儲設備。（三）歸檔流程1.文件處理完畢后，由專人負責將文件進行歸檔操作。2.歸檔完成后，在OA系統中更新文件狀態為“已歸檔”。七、文件查詢與借閱（一）文件查詢1.員工可通過OA系統的搜索功能，按照文件編號、標題、日期等條件查詢所需文件。2.如需查詢特定時間段或特定部門的文件，可通過高級搜索功能進行篩選。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱原因、預計歸還日期等。2.《文件借閱申請表》經部門負責人審批后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門根據申請表提供文件，并做好借閱登記。4.借閱人應在規定時間內歸還文件，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。5.借閱期間，借閱人應妥善保管文件，不得擅自復印、轉借或泄露文件內容。八、文件安全與保密（一）安全管理1.公司定期對OA系統進行維護和升級，確保系統的穩定運行和數據安全。2.員工應妥善保管個人OA賬號和密碼，不得隨意透露給他人。3.如發現OA系統出現故障或文件異常，應及時報告給公司IT部門。（二）保密管理1.涉及公司機密的文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理。2.在文件起草、審批、傳閱、歸檔等過程中，應采取相應的保密措施，防止文件內容泄露。3.對于因工作需要接觸機密文件的人員，應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。九、文件清理與銷毀（一）清理原則定期對OA系統中的文件進行清理，清理范圍包括已過期、已失效、已完成歷史使命且無保存價值的文件。（二）清理流程1.由文件管理部門制定文件清理計劃，明確清理的時間段、文件類型等。2.各部門根據清理計劃對本部門的文件進行自查，將需要清理的文件清單提交給文件管理部門。3.文件管理部門對各部門提交的文件清單進行審核，確認無誤后進行清理操作。4.清理過程中，應做好記錄，注明清理文件的名稱、編號、清理時間等。（三）銷毀要求1.對于需要銷毀的文件，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等。2.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。3.涉及公司機密的文件，應在專人監督下進行銷毀，確保文件內容無法恢復。十、監督與考核（一）監督機制1.公司設立文件管理監督小組，定期對OA文件管理制度的執行情況進行檢查。2.監督小組可通過抽查文件、查看系統操作記錄等方式，對文件起草、審批、傳閱、歸檔等環節進行監督。（二）考核辦法1.將員工在OA文件管理方面的表現納入績效考核體系。2.對于違反本制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職等。3.對于在文件管