常用行政流程管理制度一、總則（一）目的為規范公司行政流程，提高行政工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政流程應符合國家法律法規及相關政策要求。2.合理性原則：流程設計應科學合理，便于操作和執行。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，減少不必要的環節和延誤。4.透明性原則：流程公開透明，確保員工知曉并理解各環節要求。二、行政流程分類及概述（一）文件管理流程1.文件起草：由相關部門或人員根據工作需要起草文件，確保內容準確、清晰、簡潔。2.文件審核：起草完成的文件需經部門負責人審核，重點審核文件內容的準確性、合規性及與公司政策的一致性。3.文件批準：審核通過的文件提交公司領導批準，重大文件需經公司管理層集體討論決定。4.文件編號與登記：批準后的文件進行編號，并在文件管理系統中進行登記，記錄文件的名稱、編號、起草部門、批準人、發布日期等信息。5.文件印發：根據文件的性質和發放范圍，通過內部辦公系統、電子郵件、紙質印發等方式進行發放，并確保文件傳達至相關人員。6.文件歸檔：文件執行完畢后，按照公司檔案管理規定進行歸檔保存，以便日后查閱和參考。（二）會議管理流程1.會議籌備確定會議主題和議程：根據工作需要，由發起部門確定會議主題和議程，并提前通知參會人員。安排會議時間和地點：選擇合適的時間和地點召開會議，確保參會人員能夠按時參加。準備會議資料：如會議文件、報告、演示文稿等，提前發送給參會人員，以便其提前了解會議內容。2.會議通知：通過內部辦公系統、電子郵件、短信等方式向參會人員發送會議通知，明確會議的時間、地點、主題、議程、參會要求等信息。3.會議組織簽到入場：會議開始前，安排專人負責簽到，確保參會人員按時入場。會議主持：由指定人員擔任會議主持，按照議程組織會議，引導參會人員發言和討論。會議記錄：安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等，確保記錄準確、完整。4.會議決議跟蹤：會議結束后，由會議組織部門負責對會議決議事項進行跟蹤落實，定期向相關領導匯報決議執行情況。5.會議紀要：會議結束后，及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門，并在公司內部進行存檔。（三）辦公用品管理流程1.需求申請：各部門根據工作需要，定期填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規格、數量等信息，并提交至行政部門。2.需求審核：行政部門對各部門提交的需求申請表進行審核，根據庫存情況和實際需求，合理確定辦公用品的采購數量。3.采購執行：行政部門根據審核后的需求申請表，選擇合適的供應商進行采購，確保采購的辦公用品質量合格、價格合理。4.驗收入庫：辦公用品采購到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收，核對辦公用品的名稱、規格、數量、質量等信息，確保與采購訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續，并在庫存管理系統中進行記錄。5.領用發放：各部門根據工作需要，到行政部門領用辦公用品，領用人需在辦公用品領用登記表上簽字確認。行政部門定期對辦公用品的領用情況進行統計和分析，以便合理控制庫存。6.庫存盤點：行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發現庫存短缺或損壞等情況，及時查明原因并進行處理。（四）固定資產管理流程1.資產購置需求申請：各部門根據工作需要，填寫固定資產購置申請表，注明資產名稱、規格、型號、數量、預算等信息，并提交至行政部門。審批流程：行政部門對需求申請表進行審核后，提交公司領導審批。審批通過后，由行政部門負責組織采購。2.資產驗收：固定資產采購到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收，核對資產的名稱、規格、型號、數量、質量等信息，確保與采購訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續，并在固定資產管理系統中進行登記。3.資產入賬：財務部門根據驗收報告和采購發票，對固定資產進行入賬處理，建立固定資產臺賬。4.資產領用：各部門根據工作需要，到行政部門領用固定資產，領用人需在固定資產領用登記表上簽字確認。行政部門定期對固定資產的領用情況進行統計和分析。5.資產使用與維護：各部門負責固定資產的日常使用和維護，確保資產的正常運行。如發現資產故障或損壞等情況，及時通知行政部門進行維修。6.資產清查：行政部門定期對固定資產進行清查盤點，確保賬實相符。如發現資產盤盈、盤虧、報廢等情況，及時查明原因并按照公司規定進行處理。7.資產處置：對于已不再使用或已報廢的固定資產，由行政部門提出處置申請，經公司領導審批后，按照相關規定進行處置，如出售、捐贈、報廢等，并及時在固定資產管理系統中進行核銷。（五）車輛管理流程1.車輛申請：員工因工作需要使用公司車輛，需提前填寫車輛使用申請表，注明使用時間、地點、事由等信息，并提交至行政部門。2.申請審批：行政部門根據車輛使用情況和申請事由，對車輛使用申請表進行審核，審核通過后提交公司領導審批。3.車輛調度：行政部門根據審批后的車輛使用申請表，合理安排車輛，并通知駕駛員做好出車準備。4.車輛使用：駕駛員按照車輛使用申請表上的時間、地點和要求，安全、準時地將員工送達目的地。在車輛使用過程中，駕駛員需嚴格遵守交通規則，確保行車安全。5.車輛歸還：車輛使用完畢后，駕駛員需及時將車輛歸還至指定地點，并填寫車輛使用登記表，注明車輛行駛里程、油耗等信息。6.車輛維護與保養：行政部門負責定期對公司車輛進行維護與保養，確保車輛性能良好。駕駛員在日常使用過程中，如發現車輛故障或異常情況，應及時報告行政部門。7.車輛費用報銷：駕駛員根據車輛使用情況，定期填寫車輛費用報銷單，經行政部門審核后，提交財務部門報銷。車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養費等。三、行政流程執行與監督（一）流程執行要求1.員工應嚴格按照本制度規定的行政流程辦理各項業務，確保流程的順暢執行。2.在流程執行過程中，如遇特殊情況需要調整或變更流程，應及時向上級領導匯報，并按照領導指示進行處理。3.各部門之間應加強溝通與協作，確保行政流程涉及的各項工作能夠有效銜接，避免出現推諉扯皮現象。（二）監督機制1.行政部門負責對公司行政流程的執行情況進行定期檢查和不定期抽查，及時發現問題并督促相關部門進行整改。2.公司設立投訴舉報渠道，接受員工對行政流程執行過程中存在的問題進行投訴舉報。對于投訴舉報事項，行政部門應及時進行調查核實，并將處理結果反饋給投訴舉報人。3.將行政流程執行情況納入部門和員工的績效考核體系，對嚴格執行流程、工作表現優秀的部門和員工給予表彰和獎勵；對違反流程規定、工作失誤較多的部門和員工進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處罰