機關文件工作管理制度總則目的為加強機關文件工作的規范化、制度化、科學化管理，提高文件處理效率和質量，確保文件的安全與完整，充分發揮文件在機關工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機關各部門在工作中形成、處理、管理的各類文件，包括紙質文件、電子文件等。基本原則1.準確規范原則：文件的格式、內容、處理程序等應符合國家法律法規、行業標準及機關內部規定，確保文件準確無誤。2.及時高效原則：文件的起草、審核、簽發、傳遞、辦理等環節應嚴格按照規定的時限要求進行，提高工作效率，避免延誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，加強文件的保密管理，防止文件泄露、丟失或被篡改。4.精簡實用原則：文件應注重內容的針對性和實用性，精簡文件數量，避免冗長繁瑣，切實提高文件質量。文件的起草與審核文件起草1.各部門應根據工作需要，指定專人負責文件的起草工作。起草人員應深入了解工作實際情況，收集相關資料，確保文件內容真實、準確、完整。2.文件起草應主題明確、邏輯清晰、語言簡潔、格式規范。內容應包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章等要素。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，相關部門配合，共同研究確定文件內容。文件審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內容包括文件的合法性、準確性、完整性、規范性、可行性等方面。2.部門負責人應認真審核文件內容，提出修改意見，確保文件質量。對于重要文件，還應組織相關人員進行討論研究，充分聽取各方意見。3.文件審核通過后，起草人員應根據審核意見進行修改完善，形成送審稿，提交辦公室進行核稿。文件的簽發與印發文件簽發1.文件送審稿經辦公室核稿后，報機關負責人簽發。機關負責人應認真審閱文件內容，對文件的準確性、規范性、可行性等進行全面把關，簽署明確的意見。2.涉及重大事項、重要政策、敏感問題等文件，應經機關領導班子集體研究決定后，由主要領導簽發。3.簽發后的文件不得擅自修改。如確需修改，應重新履行簽發程序。文件印發1.辦公室根據機關負責人的簽發意見，對文件進行編號、排版、校對等工作，確保文件格式規范、內容準確無誤。2.文件印發份數應根據工作需要嚴格控制，避免浪費。對于涉密文件，應按照保密規定進行印制和發放。3.文件印制完成后，辦公室應及時將文件分發給相關部門和人員，并做好文件發放登記工作。文件的收發與傳閱文件收發1.機關設立文件收發室，負責文件的統一收發工作。收發人員應認真履行職責，嚴格執行文件收發登記制度，對收到的文件進行詳細登記，包括文件名稱、文號、來文機關、日期、份數等信息。2.對于機要文件，收發人員應按照機要文件管理規定進行簽收、登記、保管和傳遞，確保機要文件的安全。3.收到文件后，收發人員應及時將文件送辦公室進行分辦。辦公室根據文件內容和性質，按照職責分工將文件分發給相關部門或人員。文件傳閱1.需要傳閱的文件，辦公室應根據文件內容和工作需要確定傳閱范圍和順序。傳閱文件應使用專用的文件傳閱夾，確保文件傳遞的安全和有序。2.傳閱人員應在文件傳閱夾上簽字，注明傳閱日期。傳閱過程中，傳閱人員應及時閱讀文件，并按照規定的時間和順序將文件傳遞給下一位傳閱人員，不得積壓或擅自橫傳。3.對于緊急文件或重要文件，傳閱人員應優先處理，確保文件及時傳達和辦理。傳閱完畢后，傳閱人員應及時將文件退回辦公室。文件的辦理與催辦文件辦理1.承辦部門和人員收到文件后，應按照文件要求和領導批示，及時辦理相關事項。辦理過程中，應明確責任，落實措施，確保文件辦理工作按時、高質量完成。2.文件辦理結果應及時反饋給辦公室。對于需要回復的文件，承辦部門應按照規定的格式和時限要求起草回復文件，經部門負責人審核后，報機關負責人簽發。3.涉及多個部門的文件辦理事項，主辦部門應主動與協辦部門溝通協調，共同推進文件辦理工作。協辦部門應積極配合，按時完成協辦任務。文件催辦1.辦公室負責對文件辦理情況進行跟蹤催辦。對于重要文件或緊急文件，應建立催辦臺賬，及時掌握文件辦理進度，對逾期未辦理的事項進行催辦。2.催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。催辦時，應明確催辦事項、要求和期限，督促承辦部門和人員加快辦理進度。3.承辦部門和人員應及時向辦公室反饋文件辦理情況，對于因特殊原因不能按時辦理的，應說明原因并提出延期辦理申請，經批準后方可延期。文件的歸檔與保管文件歸檔1.各部門應在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、排列有序，便于查找和利用。2.文件歸檔范圍包括上級機關文件、本機關文件、下級機關文件、平行機關文件等。歸檔文件應按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理。3.歸檔文件應編制歸檔文件目錄，注明文件的編號、名稱、日期、來源等信息。歸檔文件目錄應一式兩份，一份隨文件裝訂成冊，一份單獨保存。文件保管1.機關設立專門的檔案室，負責文件的集中保管。檔案室應配備必要的設施設備，確保文件的安全保管。2.歸檔文件應按照保管期限進行分類存放，定期進行清查核對，確保文件的完整和安全。對于超過保管期限的文件，應按照規定進行鑒定和銷毀。3.嚴格遵守檔案查閱利用制度，查閱檔案應履行審批手續，查閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。文件的保密與銷毀文件保密1.嚴格遵守國家保密法律法規，加強文件保密管理。對涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的文件，應按照保密規定進行標識、保管和傳遞。2.涉密文件的起草、審核、簽發、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等環節，應嚴格執行保密制度，確保涉密文件不泄露。3.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致文件泄露。文件銷毀1.文件銷毀應嚴格按照規定的程序進行。對于超過保管期限、已失去保存價值的文件，由各部門提出銷毀申請，經辦公室審核后，報機關負責人批準。2.文件銷毀應采用適當的方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行登記，注明文件名稱、文號、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息。3.涉及重要機密或敏感信息的文件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并由專人負責監督銷毀過程，確保銷毀徹底。電子文件管理電子文件的形成與收集1.各部門在工作中應積極推行電子文件的形成與使用，提高工作效率和信息化水平。電子文件的內容應與紙質文件一致，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。2.電子文件形成后，應及時進行收集和整理。收集范圍包括各類辦公軟件生成的文檔、電子郵件、電子表格、數據庫文件等。3.電子文件應按照一定的分類標準進行命名和存儲，便于查找和管理。同時，應建立電子文件目錄，注明文件的名稱、日期、來源等信息。電子文件的存儲與備份1.機關應建立電子文件存儲系統，對電子文件進行集中存儲和管理。存儲系統應具備數據安全保護功能，防止電子文件丟失、損壞或被篡改。2.定期對電子文件進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。備份周期應根據文件的重要程度和使用頻率確定，一般為每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。3.加強對電子文件存儲系統的維護和管理，定期進行檢查和清理，確保存儲系統的正常運行。電子文件的利用與安全1.嚴格遵守電子文件查閱利用制度，查閱電子文件應履行審批手續。查閱人員應使用專用的電子設備進行查閱，不得擅自復制、傳播電子文件。2.加強電子文件的安全管理，設置訪問權限，防止未經授權的人員訪問電子文件。定期對電子文件存儲系統進行安全檢查，及時發現和處理安全