活動由誰主辦管理制度一、總則（一）目的為了規范公司活動主辦主體的確定，確保活動策劃、組織與執行的高效性、專業性和責任明確性，保障活動的順利開展并達成預期目標，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織的各類會議、培訓、團建、慶典、營銷推廣等活動。（三）基本原則1.職責明確原則：明確各部門在活動主辦中的職責，避免職責不清導致的工作推諉和效率低下。2.專業匹配原則：根據活動的性質和專業要求，由最具相關專業能力和經驗的部門主辦，以確保活動質量。3.統籌協調原則：活動主辦部門應與其他相關部門密切配合，共同完成活動的各項任務，同時公司層面進行統籌協調，保障活動順利推進。二、活動主辦部門職責（一）活動發起部門1.提出活動發起需求，填寫《活動發起申請表》，詳細說明活動的目的、主題、時間、地點、參與人員、預計規模、活動內容、預算等信息。2.對活動的必要性和可行性進行初步評估，確保活動與公司戰略目標和業務需求相符。3.在申請表中明確建議的主辦部門，并闡述理由。（二）主辦部門1.全面負責活動的策劃、組織、實施和總結工作。2.制定活動詳細計劃，包括活動流程、任務分工、時間節點、資源需求等，并確保計劃的合理性和可操作性。3.負責活動宣傳推廣工作，制定宣傳方案，確定宣傳渠道和方式，制作宣傳資料，吸引相關人員參與活動。4.組織活動所需資源的籌備，如場地租賃、設備采購、物資準備、餐飲安排、嘉賓邀請等，確保資源的及時到位和質量符合要求。5.負責活動現場的布置、組織和協調，保障活動的順利進行，處理現場突發情況。6.活動結束后，及時進行總結評估，撰寫活動總結報告，分析活動效果，總結經驗教訓，提出改進建議。7.負責活動相關費用的預算編制、費用控制和報銷工作，確保費用支出合理合規。（三）協辦部門1.根據主辦部門的要求，提供必要的協助和支持，如人員調配、專業技術支持、信息資源共享等。2.配合主辦部門完成活動籌備和實施過程中的相關工作任務，積極參與活動現場的組織和協調。3.協助主辦部門進行活動宣傳推廣，擴大活動影響力。（四）其他相關部門1.根據活動需求，在各自職責范圍內提供支持和配合，如行政部門負責提供辦公場地、車輛等資源；財務部門負責活動費用的審核和支付；人力資源部門負責協調人員安排等。2.對活動主辦部門的工作進行監督和指導，確保活動符合公司規定和要求。三、活動主辦部門確定流程（一）活動發起活動發起部門按照要求填寫《活動發起申請表》，提交至公司管理層或指定的活動統籌管理部門。（二）初步審核1.公司管理層或活動統籌管理部門對活動發起申請表進行初步審核，重點審查活動的必要性、可行性、預算合理性等。2.對于不符合要求的活動申請，及時反饋給發起部門并說明原因，要求其進行修改或補充完善。（三）主辦部門建議評估1.發起部門在申請表中建議的主辦部門，由活動統籌管理部門組織相關人員進行評估。2.評估內容包括建議主辦部門的專業能力、資源狀況、過往活動經驗、與活動主題和內容的匹配度等。3.根據評估結果，如認為建議主辦部門不合適，活動統籌管理部門可與發起部門溝通，提出調整建議。（四）主辦部門確定1.在綜合考慮活動性質、專業要求、部門職責、資源狀況等因素后，由公司管理層或活動統籌管理部門最終確定活動主辦部門。2.將確定的主辦部門通知活動發起部門和相關部門，并明確各部門在活動中的職責和任務。四、活動籌備管理（一）計劃制定1.主辦部門根據活動要求和確定的時間節點，制定詳細的活動籌備計劃，明確各項籌備工作的責任人、完成時間和質量標準。2.籌備計劃應包括但不限于活動策劃方案、宣傳推廣計劃、資源籌備計劃、現場布置方案、活動執行流程、應急預案等內容。3.將活動籌備計劃提交至活動統籌管理部門審核，審核通過后按照計劃組織實施。（二）資源籌備1.主辦部門根據籌備計劃，負責活動所需資源的籌備工作。2.對于場地租賃，應提前考察場地，確保場地符合活動要求，并簽訂租賃合同。3.設備采購應根據活動需求選擇合適的設備供應商，進行詢價、比價和采購，確保設備質量和按時到貨。4.物資準備包括活動所需的辦公用品、宣傳資料、禮品、道具等，應提前采購、清點和保管。5.餐飲安排應根據活動規模和預算，選擇合適的餐飲供應商，確定餐飲標準和菜單。6.嘉賓邀請應提前確定邀請對象，發送邀請函或通知，跟進嘉賓確認情況，確保嘉賓按時出席。（三）宣傳推廣1.主辦部門制定活動宣傳方案，明確宣傳目標、宣傳渠道、宣傳內容和宣傳時間安排。2.宣傳渠道可包括公司內部公告、郵件通知、社交媒體平臺、行業網站、線下海報等。3.制作宣傳資料，如活動海報、宣傳冊、邀請函等，確保宣傳資料內容準確、吸引人。4.根據宣傳方案，及時發布宣傳信息，跟蹤宣傳效果，根據反饋情況調整宣傳策略。（四）現場布置1.主辦部門根據活動主題和內容，設計活動現場布置方案，包括舞臺搭建、背景布置、燈光音響效果、座位安排等。2.組織人員按照布置方案進行現場布置，確保布置工作按時完成，且布置效果符合預期。3.在活動現場設置指示標識、簽到臺、休息區等功能區域，方便參與人員活動。（五）活動預演1.在活動正式舉辦前，主辦部門組織相關人員進行活動預演，按照活動執行流程模擬活動全過程。2.通過預演，檢查各項籌備工作的落實情況，發現問題及時整改，確保活動當天順利進行。3.預演過程中，對活動流程、人員配合、現場效果等進行評估，提出改進建議，優化活動方案。五、活動執行管理（一）現場組織1.活動當天，主辦部門負責人擔任現場總指揮，全面負責活動現場的組織和協調工作。2.按照活動執行流程，有序組織參與人員入場、簽到、就座等，確保活動準時開始。3.協調各環節工作人員的工作，保障活動順利進行，及時處理現場突發情況。（二）活動流程把控1.嚴格按照活動策劃方案和執行流程推進活動，確保活動環節緊湊、有序。2.主持人應熟悉活動流程和內容，把控活動節奏，引導活動順利進行。3.對于活動中的重要環節和關鍵內容，如領導講話、頒獎儀式、表演節目等，要提前做好準備，確保順利完成。（三）人員管理1.對活動現場工作人員進行合理分工，明確各自職責，確保各項工作有人負責。2.加強對工作人員的培訓和指導，使其熟悉活動流程和工作要求，提高工作效率和質量。3.關注工作人員的工作狀態，及時給予支持和鼓勵，確保工作人員以良好的精神面貌投入工作。（四）后勤保障1.保障活動現場的物資供應，如飲用水、文具、應急藥品等，及時補充消耗的物資。2.做好活動現場的安全保衛工作，確保參與人員的人身安全和財產安全，維護活動秩序。3.安排專人負責活動現場的清潔衛生工作，保持現場環境整潔。六、活動費用管理（一）預算編制1.主辦部門根據活動計劃和資源籌備情況，編制活動費用預算，預算應詳細列出各項費用支出項目和金額。2.活動費用預算包括但不限于場地租賃費用、設備采購費用、物資采購費用、餐飲費用、宣傳費用、嘉賓費用、工作人員勞務費用等。3.將活動費用預算提交至財務部門審核，財務部門根據公司財務制度和預算管理要求進行審核，提出修改意見。（二）費用控制1.主辦部門在活動籌備和執行過程中，應嚴格按照預算控制費用支出，確保費用不超支。2.對于因特殊情況需要調整預算的，應提前提交書面申請，說明調整原因和金額，經公司管理層審批后執行。3.財務部門定期對活動費用支出情況進行檢查和監督，及時發現和糾正費用支出中的問題。（三）費用報銷1.活動結束后，主辦部門應及時整理活動費用報銷憑證，按照公司財務報銷制度進行報銷。2.報銷憑證應包括發票、收據、合同、審批文件等相關資料，確保報銷憑證真實、合法、有效。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷支付。七、活動總結與評估（一）總結報告撰寫1.活動結束后，主辦部門應在規定時間內撰寫活動總結報告，總結報告應包括活動基本情況、活動目標達成情況、活動執行情況、活動效果評估、經驗教訓總結、改進建議等內容。2.活動效果評估可從參與人員滿意度、活動影響力、業務目標達成情況等方面進行分析評價。3.總結報告應數據準確、內容詳實、分析客觀，能夠為今后的活動組織提供參考。（二）評估會議召開1.由活動統籌管理部門組織召開活動評估會議，邀請活動主辦部門、協辦部門、相關領導及參與人員參加。2.在評估會議上，主辦部門匯報活動總結報告內容，參會人員對活動進行評價和討論，提出意見和建議。3.根據評估會議的討論結果，對活動主辦部門的工作進行評價，肯定成績，指出不足，明確改進方向。（三）經驗教訓分享與改進1.主辦部門將活動總結報告和評估會議結果進行整理，形成活動經驗教訓分享資料，在公司內部進行分享，供其他部門參考借鑒。2.根據活動中發現的問題和提出的改進建議，制定具體的改進措施，明確責任人和時間節點，納入公司活動管理的持續改進機制。八、監督與考核（一）監督機制1.公司管理層和活動統籌管理部門對活動主辦部門的工作進行全程監督，確保活動按照計劃和要求順利進行。2.定期檢查活動籌備和執行情況，包括計劃落實情況、資源籌備情況、現場組織情況、費用控制情況等，發現問題及時督促主辦部門整改。3.設立活動監督舉報渠道，接受公司內部員工對活動組織過程中違規行為的舉報，對舉報情況進行調查核實，嚴肅處理違規行為。（二）考核指標1.活動目標達成率：考核活動是否達到預期的目標，如參與人數、業務目標完成情況等。2.活動質量：從活動策劃、組織、執行、效果等方面對活動質量進行評價。3.費用控制：考核活動費用是否控制在預算范圍內。4.參與人員滿意度：通過問卷調查、現場反饋等方式收集參與人員對活動的滿意度評價。（三）考核結果應用1.將活動主辦部門的考核結果與部門績效掛鉤，作為部門和員工績效