煤礦設備采購管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦設備采購管理，規范采購行為，確保采購設備符合煤礦生產需求，提高設備采購效率，降低采購成本，保證設備質量和售后服務，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦企業內部所有設備采購活動，包括但不限于采煤設備、掘進設備、運輸設備、通風設備、排水設備等各類生產設備及相關配套設備的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據煤礦生產計劃、安全要求和實際需求，合理確定設備采購數量和規格型號，避免盲目采購。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、技術先進、性能穩定的設備，確保設備能夠滿足煤礦安全生產和高效運行的要求。3.性價比最優原則：在保證設備質量的前提下，通過合理的采購流程和市場調研，選擇性價比最優的供應商和產品，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受內部監督和審計，確保采購活動合法合規。二、采購計劃管理（一）計劃編制1.使用部門根據煤礦年度生產計劃、設備更新改造計劃、安全技術措施等，結合現有設備狀況，每年[具體時間]前編制下一年度設備采購計劃初稿。采購計劃應明確設備名稱、規格型號、數量、技術參數、預計采購時間等詳細信息。2.設備管理部門對使用部門提交的采購計劃初稿進行審核。審核內容包括設備需求的合理性、與生產計劃的匹配性、技術參數的準確性等。對于不符合要求的采購計劃，設備管理部門應及時與使用部門溝通，提出修改意見，直至審核通過。3.財務部門根據企業資金狀況，對采購計劃的資金預算進行審核。確保采購計劃所需資金有合理的來源和安排，避免因資金問題影響設備采購進度。4.經設備管理部門、財務部門審核通過后的采購計劃，報企業主管領導審批。主管領導根據企業整體發展戰略和實際情況，對采購計劃進行最終決策，批準后的采購計劃作為設備采購的依據。（二）計劃調整1.在采購計劃執行過程中，如因生產任務變更、設備突發故障等原因需要調整采購計劃，使用部門應及時填寫《設備采購計劃調整申請表》。詳細說明調整原因、調整內容（包括設備名稱、規格型號、數量、采購時間等），并提交相關證明材料。2.《設備采購計劃調整申請表》經使用部門負責人簽字后，依次報設備管理部門、財務部門審核。審核部門應根據實際情況進行評估，提出審核意見。3.審核通過后的《設備采購計劃調整申請表》報企業主管領導審批。主管領導批準后，采購部門按照調整后的采購計劃組織實施采購。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫。通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商自薦、行業推薦、網絡搜索、實地考察等方式，對供應商的基本情況、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行詳細調查和評估。2.根據供應商評估結果，建立供應商準入制度。明確供應商準入條件，如具有合法的營業執照、生產許可證、產品質量認證等相關資質證書；具備良好的信譽和財務狀況；生產設備先進，技術力量雄厚，能夠保證產品質量穩定；具有完善的售后服務體系等。3.對于符合準入條件的供應商，采購部門填寫《供應商準入申請表》。附上供應商相關資質證明文件、產品樣本、業績案例等資料，報設備管理部門、質量檢驗部門審核。4.設備管理部門、質量檢驗部門根據各自職責對供應商進行審核。設備管理部門主要審核供應商的設備技術能力、產品與煤礦設備的適配性等；質量檢驗部門主要審核供應商的質量管理體系、產品質量檢測報告等。審核通過后，報企業主管領導批準，批準后的供應商納入供應商信息庫。（二）供應商評價與考核1.采購部門定期（每季度）對供應商進行評價與考核。評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合同履行情況等方面。2.采購部門根據供應商評價結果，填寫《供應商評價考核表》。按照優秀、良好、合格、不合格四個等級對供應商進行評定，并給出相應的評價意見和改進建議。3.對于評價結果為不合格的供應商，采購部門應及時與供應商溝通。要求供應商限期整改，如整改后仍不符合要求，采購部門應暫停與其合作，并從供應商信息庫中刪除該供應商。4.對于評價結果為優秀的供應商，采購部門可在后續采購中給予一定的優惠政策或優先合作機會。鼓勵供應商不斷提高產品質量和服務水平，與煤礦企業建立長期穩定的合作關系。四、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門根據已批準的設備采購計劃，填寫《設備采購申請表》。詳細說明設備名稱、規格型號、數量、技術參數、采購原因、預計到貨時間等信息，并經使用部門負責人簽字確認。2.《設備采購申請表》提交至設備管理部門。設備管理部門對采購申請進行再次審核，核實設備需求的真實性和必要性，確保采購申請符合企業設備管理規定和生產實際需求。（二）采購審批1.經設備管理部門審核通過的采購申請，按照企業內部審批流程進行審批。審批流程一般包括采購部門負責人審核、財務部門負責人審核、企業主管領導審批等環節。2.采購部門負責人主要審核采購申請的合理性、采購方式的選擇是否恰當等。財務部門負責人主要審核采購資金的預算安排是否合理、支付方式是否符合企業財務制度等。企業主管領導根據綜合情況進行最終審批。（三）采購實施1.采購部門根據審批通過的采購申請，制定采購方案。采購方案應包括采購方式選擇、供應商選擇、采購合同條款擬定等內容。2.采購方式主要包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。采購部門應根據設備特點、采購金額、市場情況等因素，合理選擇采購方式。招標采購：適用于采購金額較大、技術規格明確、市場競爭充分的設備采購項目。采購部門應按照相關法律法規和企業招標管理規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的設備采購項目。采購部門應確定不少于三家符合資格條件的供應商，與供應商進行談判，確定成交供應商。詢價采購：適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的設備采購項目。采購部門應向不少于三家供應商發出詢價通知書，要求供應商一次報出不得更改的價格，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的設備采購項目。采購部門應與單一供應商進行協商，簽訂采購合同。3.采購部門在確定供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確設備名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，確保雙方權利和義務明確。4.采購部門負責跟蹤采購合同執行情況。及時與供應商溝通協調，確保設備按時、按質、按量到貨。如遇供應商無法按時交貨或產品質量問題等情況，采購部門應按照合同約定追究供應商責任，并采取相應的措施保證煤礦生產不受影響。（四）到貨驗收1.設備到貨前，采購部門應通知設備管理部門、質量檢驗部門等相關人員做好驗收準備工作。2.設備到貨時，采購部門、設備管理部門、質量檢驗部門等相關人員共同對設備進行驗收。驗收內容包括設備數量、規格型號、外觀質量、技術參數、隨機附件及資料等是否與采購合同一致。3.質量檢驗部門按照相關標準和規范對設備進行質量檢驗。可采用抽檢、全檢等方式，對設備的性能、可靠性、安全性等進行測試和驗證。對于檢驗不合格的設備，質量檢驗部門應出具檢驗報告，采購部門負責與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等。4.驗收合格的設備，由設備管理部門填寫《設備驗收單》。相關驗收人員簽字確認后，設備方可辦理入庫手續或投入使用。（五）付款結算1.采購部門根據采購合同和設備驗收情況，填寫《設備采購付款申請表》。附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證，按照企業財務審批流程進行付款申請。2.財務部門對采購部門提交的付款申請進行審核。審核內容包括合同條款執行情況、發票真實性、付款金額準確性等。審核通過后，報企業主管領導審批。3.企業主管領導批準后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款結算。確保付款及時、準確，維護企業良好的商業信譽。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門、設備管理部門、財務部門等相關人員應定期對設備采購過程中的風險進行識別。識別內容包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、資金風險等方面。2.市場風險主要指市場價格波動、市場供應短缺等因素可能導致采購成本增加或設備無法按時到貨。質量風險主要指采購的設備不符合質量要求，影響煤礦生產安全和正常運行。供應商風險主要指供應商違約、破產、產品質量不穩定等情況給企業帶來的損失。合同風險主要指采購合同條款不明確、合同執行過程中出現糾紛等問題。資金風險主要指采購資金不足、資金支付延誤等導致的財務風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估。評估風險發生的可能性和影響程度，采用定性或定量的方法確定風險等級。2.對于風險等級較高的風險，應制定相應的風險應對措施。明確責任部門和責任人，確保風險得到有效控制。（三）風險應對1.針對市場風險：采購部門應加強市場調研和價格監測，建立價格預警機制，合理安排采購時間，避免因市場價格波動造成采購成本增加。同時，與多家供應商建立合作關系，拓寬采購渠道，降低市場供應短缺的風險。2.針對質量風險：質量檢驗部門應嚴格按照驗收標準進行檢驗，加強對設備質量的全過程監控。采購部門在采購合同中明確質量條款和違約責任，要求供應商提供質量保證承諾和售后服務承諾。對于質量不合格的設備，及時與供應商協商解決，確保設備質量符合要求。3.針對供應商風險：采購部門應加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行實地考察和信用評價。選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作，并在采購合同中約定違約責任和賠償條款。同時，建立供應商備用機制，當主要供應商出現問題時，能夠及時切換到備用供應商，保證設備供應不受影響。4.針對合同風險：采購部門應加強合同管理，認真審核合同條款，確保合同內容完整、明確、合法。在合同執行過程中，嚴格按照合同約定履行雙方義務，及時處理合同糾紛。如有必要，可聘請法律顧問對合同進行審查和指導。5.針對資金風險：財務部門應合理安排采購資金，確保資金預算準確、充足。加強資金支付管理，嚴格按照財務審批流程進行付款，避免資金支付延誤。同時，與銀行等金融機構保持良好合作關系，爭取有利的融資條件，降低資金成本和資金風險。六、監督與審計（一）內部監督1.企業內部審計部門定期對設備采購活動進行審計監督。審查采購計劃的編制、審批、執行情況，采購流程的合規性，采購合同的簽訂、履行情況，資金支付的合理性等。2.審計部門應出具審計報告。對審計過程中發現的問題提出整改意見和建