材料設備供應管理制度一、總則（一）目的為加強公司材料設備供應管理，規范采購流程，確保材料設備的及時供應、質量可靠、成本合理，滿足公司生產經營活動的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有材料設備的采購、供應、庫存管理等相關活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產計劃、項目需求等實際情況，合理確定材料設備的采購數量和規格，避免盲目采購。2.質量第一原則：嚴格把控材料設備的質量，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的材料設備符合相關標準和要求。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等，降低采購成本，提高資金使用效率。4.公開公正原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭，防止不正當交易。5.及時供應原則：確保材料設備按時、按量供應到指定地點，避免因供應不及時影響公司生產經營進度。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，根據公司需求選擇合適的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保材料設備按時、按質、按量供應。3.建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理，定期開展供應商績效評價。（二）需求部門1.提出準確、詳細的材料設備需求計劃，包括規格、數量、交貨時間等，并對需求的合理性負責。2.參與供應商的選擇和評估工作，提供技術支持和質量驗收標準。3.負責對采購回來的材料設備進行驗收，如發現質量問題或數量不符，及時與采購部門溝通并處理。（三）倉庫管理部門1.負責材料設備的入庫、存儲、保管和發放工作，確保庫存物資的安全、完整。2.建立庫存臺賬，定期盤點庫存，及時掌握庫存動態，為采購決策提供依據。3.對庫存積壓物資進行清理和處理，提出合理的庫存控制建議。（四）質量控制部門1.制定材料設備的質量檢驗標準和驗收流程，對采購的材料設備進行質量檢驗和監督。2.參與供應商的質量評估工作，對不合格材料設備提出處理意見，防止不合格產品流入公司。（五）財務部門1.負責審核采購合同，確保合同條款符合公司財務規定。2.辦理采購款項的支付手續，對采購成本進行核算和分析，控制采購費用支出。3.協助采購部門進行供應商付款信用管理。三、采購流程（一）需求計劃提報1.各需求部門應根據公司生產計劃、項目進度等，提前制定材料設備需求計劃。需求計劃應明確材料設備的名稱、規格、型號、數量、預計交貨時間等詳細信息。2.需求計劃需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。如遇緊急需求，需求部門應及時與采購部門溝通，說明情況并提供相關支持文件。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求計劃后，結合庫存情況進行綜合分析，制定采購計劃。采購計劃應包括采購物資的詳細清單、采購時間安排、預算金額等。2.對于金額較大、采購周期較長或技術復雜的材料設備，采購部門應組織相關人員進行專題討論，評估采購風險，制定相應的采購策略。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、資質證書、產品質量認證、業績情況等相關資料，建立供應商信息庫。3.采購部門組織相關人員對符合條件的供應商進行實地考察或樣品評審，評估其生產能力、質量控制水平、售后服務能力、價格水平等方面的情況。4.根據評估結果，選擇若干家合格的供應商作為候選對象，并建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商基本信息、評估記錄、合作歷史、交易情況等內容。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款進行協商，爭取最有利的采購條件。2.談判過程中，采購人員應做好記錄，明確雙方達成的共識和分歧。對于重要條款，應經雙方簽字確認。3.根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、完整、清晰。4.采購合同經采購部門負責人審核后，提交至財務部門審核，再報公司領導審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂正式合同。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的詳細規格、數量、交貨時間、交貨地點、質量要求等信息。2.采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執行情況，與供應商保持密切溝通，確保供應商按時、按質、按量生產和交付貨物。（六）到貨驗收1.材料設備到貨前，采購部門應提前通知需求部門和倉庫管理部門做好驗收準備工作。2.倉庫管理部門會同需求部門按照合同要求和質量檢驗標準對到貨的材料設備進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、外觀質量、技術資料等。3.對于重要的材料設備或技術復雜的物資，質量控制部門應參與驗收工作，進行專業的質量檢驗和測試。4.如發現到貨的材料設備存在質量問題或數量不符，驗收人員應及時填寫《驗收不合格報告》，注明問題詳情，并通知采購部門與供應商協商解決。（七）入庫與付款1.驗收合格的材料設備由倉庫管理部門辦理入庫手續，填寫入庫單，注明物資名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。入庫單一式多聯，分別交采購部門、財務部門、需求部門等留存。2.采購部門根據入庫單和采購合同，整理相關憑證，提交至財務部門辦理付款手續。財務部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。3.對于存在質量問題或數量不符的材料設備，在未解決之前，財務部門暫不支付相應款項，待問題解決后再行處理。四、供應商管理（一）供應商準入1.新供應商申請合作時，應向采購部門提交《供應商準入申請表》，并提供營業執照、資質證書、產品質量認證、業績證明等相關資料。2.采購部門對新供應商的資料進行初審，符合基本條件的供應商進入實地考察或樣品評審環節。3.實地考察或樣品評審通過的供應商，經采購部門負責人審核、公司領導審批后，納入公司合格供應商名錄。（二）供應商評估1.采購部門定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次。評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。2.評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析、客戶反饋等多種形式。采購人員應收集相關評估信息，填寫《供應商績效評估表》。3.根據評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和更多的合作機會；對于表現不佳的供應商，發出書面警告，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應商，取消其合格供應商資格。（三）供應商淘汰1.當供應商出現以下情況之一時，采購部門應及時提出淘汰建議：連續兩次評估不合格；提供的產品出現嚴重質量問題，給公司造成重大損失；交貨期經常延誤，嚴重影響公司生產經營進度；違反合同約定，存在嚴重的商業欺詐行為；其他不符合公司合作要求的情況。2.供應商淘汰建議經采購部門負責人審核、公司領導審批后，正式通知供應商，并終止與其的合作關系。（四）供應商關系維護1.采購部門應與供應商保持密切的溝通與合作，定期召開供應商會議，及時傳達公司需求和要求，了解供應商的生產經營情況和問題。2.對于供應商提出的合理建議和意見，采購部門應認真聽取并積極采納，共同尋求改進合作的方式和方法。3.在供應商遇到困難時，采購部門應根據實際情況給予適當的支持和幫助，建立良好的合作伙伴關系。五、庫存管理（一）庫存規劃1.倉庫管理部門根據公司生產經營特點和歷史數據，結合采購周期、安全庫存等因素，制定合理的庫存規劃。庫存規劃應明確各類材料設備的最高庫存、最低庫存、安全庫存等指標。2.庫存規劃需經部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后，嚴格按照規劃執行庫存管理。（二）入庫管理1.材料設備到貨后，倉庫管理人員應根據送貨單、采購訂單、入庫單等相關憑證，對物資進行核對驗收。驗收無誤后，辦理入庫手續，將物資存放到指定的倉庫區域。2.入庫物資應按照類別、規格、型號等進行分類存放，擺放整齊，并做好標識。標識應包括物資名稱、規格、型號、批次、入庫時間等信息。3.倉庫管理人員應及時將入庫信息錄入庫存管理系統，確保庫存數據的準確性和及時性。（三）存儲管理1.倉庫應保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保庫存物資的安全。2.定期對庫存物資進行檢查和盤點，查看物資的質量狀況、數量是否相符等。如發現問題，應及時記錄并報告相關部門處理。3.對于易損、易變質的材料設備，應采取特殊的存儲措施，如密封保存、低溫存儲等，并定期檢查其質量變化情況。（四）出庫管理1.需求部門領用材料設備時，應填寫《領料單》，注明物資名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字審批。2.倉庫管理人員根據審批后的《領料單》發放物資，發放時應核對物資的名稱、規格、型號、數量等信息，確保與領料單一致。3.物資發放后，倉庫管理人員應及時更新庫存管理系統，減少相應的庫存數量，并將領料單存檔。（五）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期進行庫存盤點，盤點周期一般為每月一次或每季度一次。盤點可采用實地盤點或賬面盤點的方式進行。2.實地盤點時，倉庫管理人員應逐一清點庫存物資的實際數量，并與庫存管理系統中的賬面數量進行核對。如發現賬實不符，應查明原因，填寫《盤盈盤虧報告表》，注明差異情況及原因分析。3.對于盤盈或盤虧的物資，應按照公司相關規定進行處理。盤盈物資應查明原因后入賬；盤虧物資如屬正常損耗，經審批后核銷；如屬人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。4.庫存盤點結束后，倉庫管理部門應編寫庫存盤點報告，總結盤點情況，提出改進庫存管理的建議和措施。六、監督與考核（一）監督機制1.公司內部設立監督小組，成員包括采購部門、財務部門、審計部門等相關人員。監督小組負責對材料設備供應管理過程進行定期檢查和不定期抽查，確保各項制度和流程的執行情況。2.監督小組應重點檢查采購計劃的執行情況、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與履行、庫存管理等方面的工作，發現問題及時督促整改。3.采購部門應定期向公司領導匯報材料設備供應管理工作進展情況，接受公司領導的監督和指導。（二）考核辦法1.制定材料設備供應管理工作考核指標體系，對采購部門、需求部門、倉庫管理部門等相關部門進行考核。考核指標包括采購任務完成率、采購成本控制、物資