建筑項目文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司建筑項目文檔管理，確保項目文檔的完整性、準確性和規范性，提高項目管理效率，保障項目順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑項目的文檔管理工作，包括項目前期策劃、設計、施工、竣工驗收等各個階段所產生的各類文檔。（三）基本原則1.集中管理原則：項目文檔由公司指定的文檔管理部門或專人集中統一管理，確保文檔的完整性和可追溯性。2.分類歸檔原則：按照文檔的性質、來源、時間等因素進行分類，便于查找和使用。3.及時歸檔原則：項目文檔應隨項目進展及時形成并歸檔，確保文檔的時效性。4.保密性原則：對于涉及公司機密、商業秘密和項目敏感信息的文檔，應嚴格保密，防止信息泄露。二、文檔管理職責（一）文檔管理部門職責1.制定和完善公司建筑項目文檔管理制度，并監督執行。2.負責項目文檔的收集、整理、分類、歸檔、保管和查閱服務等工作。3.定期對項目文檔進行檢查和清理，確保文檔的質量和安全性。4.組織開展項目文檔管理培訓，提高項目團隊成員的文檔管理意識和能力。5.參與項目文檔的審核和驗收工作，確保文檔符合相關標準和要求。（二）項目團隊成員職責1.負責各自工作范圍內項目文檔的及時形成、整理和提交。2.按照文檔管理部門的要求，對文檔進行規范編制和分類標識。3.配合文檔管理部門做好項目文檔的收集、歸檔和查閱等工作。4.對涉及個人工作的文檔的準確性和完整性負責。（三）項目經理職責1.全面負責項目文檔管理工作的組織和協調，確保項目文檔管理工作與項目整體進度相匹配。2.審核項目文檔管理計劃和方案，提出指導意見和改進建議。3.監督項目團隊成員對文檔管理規定的執行情況，及時糾正違規行為。4.負責項目文檔的最終審核和簽字確認，確保文檔符合項目要求和公司規定。三、文檔分類與編號（一）文檔分類1.項目前期文檔：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目規劃設計文件等。2.設計文檔：包括初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更文件等。3.施工文檔：包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程進度計劃、工程質量檢驗記錄、工程安全管理文件、工程物資資料、工程變更簽證、工程計量與支付文件等。4.竣工驗收文檔：包括工程竣工驗收報告、工程質量保修書、工程竣工結算文件等。5.項目管理文檔：包括項目策劃書、項目管理目標責任書、項目進度報告、項目質量報告、項目安全報告、項目成本報告、項目風險管理文件、項目溝通管理文件等。6.其他文檔：包括與項目相關的合同文件、會議紀要、來往信函、影像資料等。（二）文檔編號1.文檔編號應遵循唯一性、系統性、穩定性和可擴展性的原則。2.編號格式為：項目名稱代碼+文檔類別代碼+年份+順序號。3.項目名稱代碼：采用項目名稱的首字母縮寫，由文檔管理部門統一規定。4.文檔類別代碼：根據文檔分類設置相應的代碼，如“QP”表示項目前期文檔，“SJ”表示設計文檔，“SG”表示施工文檔，“JY”表示竣工驗收文檔，“GL”表示項目管理文檔，“QT”表示其他文檔。5.年份：采用公元紀年，取年份的后兩位數字。6.順序號：按照文檔形成的先后順序依次編號，從001開始。例如：某項目的施工組織設計文件編號為：XM01SG23001，表示該項目名稱代碼為XM01，文檔類別為施工文檔，形成年份為2023年，順序號為001。四、文檔收集與整理（一）收集要求1.項目團隊成員應在工作過程中及時收集各自工作范圍內產生的文檔，并確保文檔的真實性、完整性和準確性。2.對于外部單位提供的與項目相關的文檔，如設計單位的設計文件、供應商的產品資料等，項目團隊成員應負責及時收集，并移交文檔管理部門。3.項目文檔應采用紙質文檔和電子文檔兩種形式同時保存，確保文檔的一致性和可查閱性。（二）整理要求1.文檔管理部門收到項目文檔后，應及時進行整理。整理工作包括對文檔進行分類、編號、裝訂、編目等。2.紙質文檔應按照A4紙規格進行打印或復印，左側裝訂，頁面整潔，字跡清晰。3.電子文檔應按照統一的命名規則進行命名，并存儲在指定的文件夾中。命名規則為：項目名稱+文檔類別+年份+順序號+文檔名稱。4.文檔編目應包括文檔編號、文檔名稱、文檔類別、文檔來源、形成日期、保管期限等信息，并填寫《項目文檔目錄清單》。五、文檔歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目文檔應在形成后及時歸檔，歸檔時間不得超過規定的期限。一般情況下，項目前期文檔應在項目立項后一個月內歸檔，設計文檔應在設計完成后半個月內歸檔，施工文檔應隨工程進度及時歸檔，竣工驗收文檔應在工程竣工驗收后一個月內歸檔，項目管理文檔應定期歸檔。2.歸檔的文檔應齊全完整，符合整理要求，并經項目團隊成員和項目經理簽字確認。3.文檔管理部門應建立《項目文檔歸檔清單》，記錄文檔的歸檔情況，包括文檔編號、文檔名稱、歸檔日期、歸檔人等信息。（二）保管要求1.文檔管理部門應設置專門的文檔保管場所，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保文檔的安全保管。2.文檔應按照類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子文檔，應定期進行備份，并存儲在不同的介質上，如硬盤、光盤等，以防止數據丟失。4.文檔管理部門應建立文檔借閱登記制度，嚴格控制文檔的借閱范圍和借閱期限，確保文檔的安全。六、文檔查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內部人員因工作需要查閱項目文檔時，應填寫《項目文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，到文檔管理部門查閱。2.文檔管理部門應根據查閱申請表，提供相應的文檔，并做好查閱記錄，包括查閱日期、查閱人、查閱文檔名稱及編號等信息。3.查閱人員應在文檔管理部門指定的場所查閱文檔，不得擅自將文檔帶出或轉借他人。查閱過程中應愛護文檔，不得在文檔上涂改、標記、污損等。（二）借閱要求1.公司內部人員因工作需要借閱項目文檔時，應填寫《項目文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限等信息，并經所在部門負責人和項目經理簽字同意后，到文檔管理部門辦理借閱手續。2.文檔管理部門應根據借閱申請表，提供相應的文檔，并與借閱人簽訂《項目文檔借閱協議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的文檔，不得擅自轉借、復印、泄露文檔內容。如因保管不善造成文檔丟失、損壞等情況，應承擔相應的賠償責任。5.借閱人歸還文檔時，文檔管理部門應進行認真核對，確保文檔的完整性和準確性。如發現文檔有損壞或丟失情況，應及時查明原因，并要求借閱人予以賠償。七、文檔保密與銷毀（一）保密要求1.對于涉及公司機密、商業秘密和項目敏感信息的文檔，文檔管理部門應嚴格按照公司保密制度進行管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.接觸和處理涉密文檔的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在文檔查閱、借閱過程中，應嚴格控制涉密文檔的接觸范圍，確保只有經過授權的人員才能接觸和處理涉密文檔。（二）銷毀要求1.對于已過保管期限或不再需要保存的項目文檔，文檔管理部門應定期進行清理和銷毀。2.銷毀文檔前，應填寫《項目文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，并經所在部門負責人和項目經理簽字同意后，報公司主管領導批準。3.文檔銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息無法恢復。4.文檔管理部門應建立《項目文檔銷毀記錄清單》，記錄文檔的銷毀情況，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息。八、文檔信息化管理（一）建立文檔管理系統公司應建立統一的建筑項目文檔管理系統，實現項目文檔的電子化管理。文檔管理系統應具備文檔上傳、下載、查閱、借閱、審批、分類管理、檢索查詢等功能，提高文檔管理的效率和便捷性。（二）數據錄入與維護1.文檔管理部門應指定專人負責文檔管理系統的數據錄入和維護工作，確保文檔信息的及時、準確和完整。2.項目團隊成員應按照文檔管理部門的要求，將各自工作范圍內產生的文檔及時錄入文檔管理系統，并確保錄入信息與紙質文檔一致。3.文檔管理系統的數據應定期進行備份，防止數據丟失。同時，應建立數據安全管理制度，采取必要的安全防護措施，確保數據的安全性。（三）系統使用與培訓1.公司內部人員應通過文檔管理系統查閱、借閱項目文檔，提高工作效率。2.文檔管理部門應定期組織項目團隊成員進行文檔管理系統的使用培訓，使大家熟悉系統的操作流程和功能，提高系統的應用水平。九、監督與考核（一）監督檢查1.文檔管理部門應定期對項目文檔管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文檔的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環節的執行情況。2.對于監督檢查中發現的問題，文檔管理部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。