數字遺產歸誰管理制度一、總則（一）目的隨著數字化時代的快速發展，員工在工作及個人生活中積累了大量的數字資產，包括但不限于電子文檔、郵件、社交媒體賬號、云存儲數據等。為了規范公司數字遺產的處理，保障公司、員工及相關方的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作期間及因工作產生的數字遺產，包括但不限于使用公司辦公系統、電子郵箱、公司服務器存儲的數據，以及員工以公司名義注冊的社交媒體賬號等。（三）基本原則1.合法合規原則：數字遺產的處理應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.權益保障原則：充分保障公司、員工及其他相關方在數字遺產方面的合法權益，尊重各方隱私。3.妥善管理原則：對數字遺產進行妥善的分類、存儲、保護和處置，確保數據的完整性和可用性。4.明確責任原則：明確各部門及人員在數字遺產管理過程中的職責，避免出現管理空白和責任推諉。二、數字遺產的定義與分類（一）定義數字遺產是指員工在工作期間及因工作產生的，以電子數據形式存在的各類資產，包括但不限于文檔、表格、演示文稿、郵件、即時通訊記錄、數據庫記錄、代碼、設計文件、項目資料等，以及員工使用公司資源創建或存儲在公司相關系統中的數字內容。（二）分類1.辦公文檔類：如Word、Excel、PPT等格式的文件，涉及公司業務報告、項目文檔、會議紀要等。2.郵件類：公司郵箱內的往來郵件，包括業務溝通、工作安排、決策記錄等。3.數據記錄類：存儲在公司數據庫、服務器中的業務數據、客戶信息、財務數據等。4.項目資料類：特定項目的策劃書、需求文檔、設計圖紙、測試報告、交付成果等。5.賬號類：員工以公司名義注冊的社交媒體賬號、辦公軟件賬號等。6.其他類：如代碼文件、設計素材、音頻視頻資料等與工作相關的數字資產。三、管理職責（一）公司層面1.人力資源部門負責統籌數字遺產管理制度的制定、修訂和解釋，確保制度的合法性、合理性和有效性。監督各部門對數字遺產管理制度的執行情況，定期進行檢查和評估。協調處理涉及數字遺產管理的跨部門問題和糾紛，對重大事項提出處理建議。負責員工離職時數字遺產交接的監督和審核工作。2.信息技術部門負責提供數字遺產管理所需的技術支持和保障，包括數據存儲、備份、恢復、安全防護等。建立和維護數字遺產管理的技術平臺，確保系統的穩定運行和數據的安全性。協助各部門對數字遺產進行分類、整理和標識，制定數據存儲和訪問的權限規則。負責對涉及數字遺產的技術問題進行分析和解決，如數據丟失、損壞、泄露等情況的應急處理。3.業務部門負責本部門員工數字遺產的日常管理工作，包括督促員工及時整理和歸檔工作資料，確保數字遺產的準確性和完整性。明確本部門數字遺產的存儲位置、訪問權限和保管責任人，建立相應的臺賬記錄。在員工離職或崗位變動時，負責組織本部門數字遺產的交接工作，并向人力資源部門提交交接報告。根據業務發展和工作需要，提出對數字遺產管理的需求和建議，配合公司做好相關管理工作。（二）員工層面1.員工應妥善保管自己在工作期間產生的數字遺產，按照公司規定的分類標準和存儲方式進行整理和歸檔，確保數字遺產的清晰、完整和可追溯。2.員工在離職或崗位變動時，應主動配合所在部門做好數字遺產的交接工作，如實提供相關數字資產的清單和說明，確保交接工作的順利進行。3.員工不得擅自刪除、篡改或泄露公司數字遺產，不得利用公司數字遺產謀取個人私利或損害公司利益。四、數字遺產的存儲與保護（一）存儲方式1.公司服務器存儲：對于重要的、涉及公司核心業務的數字遺產，應存儲在公司服務器上，并進行定期備份。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。2.員工個人電腦存儲：員工可在個人電腦上存儲一些日常工作中使用的數字遺產，但應按照公司規定進行加密和定期備份，并確保數據的安全性。3.云存儲：根據工作需要，可選擇使用公司認可的云存儲服務對部分數字遺產進行存儲，但需確保云存儲服務提供商具備可靠的安全保障措施，并遵守相關法律法規。（二）存儲規范1.分類存儲：按照數字遺產的類別進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構和命名規則，便于查找和管理。2.標識管理：對重要的數字遺產文件應進行標識，注明文件名稱、日期、作者、版本、密級等關鍵信息，確保文件的可識別性和可追溯性。3.訪問權限設置：根據數字遺產的重要性和敏感性，設置不同的訪問權限。對于涉及公司機密的數字遺產，應嚴格限制訪問人員范圍，并進行加密處理。（三）安全保護1.網絡安全防護：公司信息技術部門應采取必要的網絡安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵，保障數字遺產的安全。2.數據加密：對敏感的數字遺產進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的保密性。加密算法應符合國家相關標準和公司規定。3.用戶認證與授權：建立完善的用戶認證和授權機制，只有經過授權的人員才能訪問相應的數字遺產。員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得轉借他人使用。4.定期安全檢查：定期對數字遺產的存儲環境、訪問權限、安全防護措施等進行檢查和評估，及時發現并解決潛在的安全問題。五、數字遺產的交接與處置（一）交接情形1.員工離職：員工因辭職、辭退、退休等原因離開公司時，應進行數字遺產的交接。2.崗位變動：員工在公司內部進行崗位調動時，涉及原崗位數字遺產的交接。3.項目結束：項目完成后，項目團隊成員應將項目相關的數字遺產進行整理和交接。（二）交接流程1.離職或崗位變動員工準備：員工在接到離職或崗位變動通知后，應在規定時間內對自己保管的數字遺產進行整理，列出詳細的清單，包括文件名稱、存儲位置、文件內容摘要等，并對重要文件進行備份。2.部門負責人組織交接：部門負責人應指定專人負責與離職或崗位變動員工進行數字遺產的交接工作。交接雙方應按照清單逐一核對數字遺產，確保交接內容的準確性和完整性。3.填寫交接記錄：交接雙方應在《數字遺產交接記錄表》上簽字確認，記錄交接的時間、內容、雙方姓名等信息。交接記錄應一式兩份，交接雙方各執一份，部門留存一份。4.人力資源部門審核：人力資源部門負責對數字遺產交接情況進行審核，確保交接工作符合公司規定和流程要求。如發現問題，應及時通知交接雙方進行整改。5.特殊情況處理：對于涉及公司機密或重要業務的數字遺產，在交接過程中應采取特殊的保密措施，如進行脫密處理、限制交接范圍等。（三）處置方式1.繼續使用：對于與公司業務相關且仍有使用價值的數字遺產，應按照公司規定的流程進行歸檔和保管，供后續工作參考和使用。2.銷毀：對于已無使用價值、過期或涉及公司機密且不再需要保留的數字遺產，應按照公司規定的銷毀流程進行處理。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎紙質文件、刪除電子數據等）或數據覆蓋等技術手段，確保數字遺產無法恢復。3.移交：對于涉及外部合作、法律法規要求或其他特殊情況需要移交的數字遺產，應按照相關規定進行整理和移交，并辦理交接手續。六、數字遺產的保密管理（一）保密范圍本制度所涉及的數字遺產均屬于保密范疇，包括但不限于公司商業秘密、客戶信息、技術資料、財務數據等。（二）保密措施1.簽訂保密協議：員工入職時，應與公司簽訂保密協議，明確其在數字遺產保密方面的責任和義務。保密協議應包括保密范圍、保密期限、違約責任等內容。2.限制訪問權限：根據數字遺產的保密級別，設置不同的訪問權限，嚴格限制能夠接觸到敏感數字遺產的人員范圍。3.保密培訓：公司應定期組織員工進行保密培訓，提高員工對數字遺產保密重要性的認識，掌握保密技能和方法。4.違規處理：對于違反數字遺產保密規定的行為，公司將按照相關法律法規和公司規定進行嚴肅處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等，并追究其法律責任。七、監督與檢查（一）監督機制1.公司成立數字遺產管理監督小組，由人力資源部門、信息技術部門及相關業務部門人員組成，負責對公司數字遺產管理工作進行定期監督和檢查。2.監督小組應制定詳細的監督檢查計劃，明確檢查內容、方式、頻率等要求，確保監督檢查工作的全面性和有效性。（二）檢查內容1.數字遺產管理制度的執行情況，包括各部門及員工對制度的知曉程度、遵守情況等。2.數字遺產的存儲與保護情況，如存儲方式是否合規、安全防護措施是否到位、訪問權限設置是否合理等。3.數字遺產的交接與處置情況，包括交接流程是否規范、交接記錄是否完整、處置方式是否得當等。4.數字遺產的保密管理情況，如保密協議簽訂情況、保密措施落實情況、違規處理情況等。（三）結果處理1.監督檢查小組應定期對檢查結果進行總結和分析，形成檢查報告。對于發現的問題，應及時提出整改意見和建議，并明確整改責任人和整改期限。2.各部門應根據整改意見及時進行整改，并將整改情況反饋給監督檢查小組。監督檢查小組應對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到